Stakeholders na Gestão de Projetos

O termo “stakeholder” significa “parte interessada”. Antes de entender qual é a função dos stakeholders na gestão de projetos, é preciso entender o que é um no mundo corporativo, a palavra “stakeholder” se refere aos grupos que são afetados direta ou indiretamente pelas decisões tomadas por uma empresa. Os stakeholders também podem ser chamados de grupos de interesse.

Antes de continuar a leitura, recomendamos ler o que é um skateholder?

Qual a função dos stakeholders na gestão de projetos?

Sempre que uma empresa for elaborar um novo projeto, ela deve levar os seus em consideração. Esses grupos são cruciais para o sucesso ou fracasso de um projeto, portanto, ter o apoio deles é muito importante. Alguns exemplos de stakeholders são: acionistas, colaboradores, fornecedores e clientes.

Ao longo deste texto, você entenderá melhor a função dos stakeholders na gestão de um projetos.

 

Qual o impacto dos stakeholders no gerenciamento de projetos?

Sempre que alguém for criar um novo projeto, ele deve analisar o papel de cada um. É importante fazer essa análise, pois cada grupo de interesse pode impactar o projeto de um modo diferente.

Por exemplo, existem stakeholders que podem trazer aspectos positivos para o projeto. Por outro lado, existem outros que podem criar problemas e até mesmo interromper o andamento daquele trabalho.

É preciso prestar muita atenção em cada stakeholder e listar os interesses de cada um deles. Dessa forma, você saberá quais deles são cruciais para o desenvolvimento do projeto e quais poderão prejudicá-lo.

A melhor maneira de descobrir quais são os interesses em um projeto é a comunicação direta. Procure manter contato com todos os grupos que, de algum modo, podem ser afetados pelo seu projeto.

Durante as conversas, pergunte para cada stakeholder o que ele espera e como ele será afetado por aquele trabalho. Anotar todas as informações recebidas é algo imprescindível.

Depois que a lista for montada, é preciso organizá-la por ordem de influência. Esse processo é importante, pois mostrará quais stakeholders podem afetar mais o andamento do projeto. Além disso, esse processo também deixa claro qual stakeholder tem potencial para interromper o trabalho.

Leia também: Diferenças entre Stakeholder e Shareholder

Com base em todas as informações que foram obtidas até agora, será necessário montar um diagrama com a posição que cada stakeholder ocupa dentro ou fora da empresa. Além disso, também é importante anotar que tipo de contribuição eles podem trazer para o projeto.

A principal função desse diagrama será mostrar o nível de influência de cada stakeholder.

 

Como gerenciar os stakeholders da sua empresa?

Como foi dito anteriormente, é importante fazer a identificação de todos os stakeholders de um determinado projeto. Ademais, é imprescindível verificar o nível de influência de cada um deles.

Quanto mais eficiente for esse trabalho de pesquisa, maior a chance de o criador do projeto evitar problemas futuros.

Para que essa “peneira” seja feita com eficiência, é interessante aderir ao “Gerenciamento de Partes Interessadas”. Como o próprio nome já diz, essa nova área de conhecimento tem como função gerenciar as pessoas que estão interessadas em um determinado projeto.

Para fazer um bom gerenciamento de stakeholders, é preciso seguir quatro passos.

O primeiro passo é identificar todas as pessoas que podem influenciar o projeto de algum modo. Como foi dito anteriormente, fazer um diagrama pode ser muito útil. Outro modo interessante de fazer essa lista é montando uma planilha.

O segundo passo é descrever como cada stakeholder pode influenciar ou ser influenciado pelo projeto da empresa. Nesse caso, seria interessante escrever quais os interesses e expectativas de cada parte interessada.

O terceiro passo é classificar os stakeholders. Essa classificação pode ser feita medindo o grau de influência, poder, interesse, impacto e outras coisas que podem afetar o projeto.

 

Quais são suas características?

Essas características devem ser cruzadas e, dessa forma, ajudar o dono do trabalho a saber qual stakeholder ele deve priorizar na elaboração do projeto. Quanto mais stakeholders o projeto da empresa conseguir agradar, maior a chance dele obter sucesso.

O quarto passo é criar um plano de abordagem. O criador do projeto precisa definir como ele pretende abordar cada grupo de stakeholders. Para iniciar essa conversa, o dono do projeto deve levar em consideração as necessidades e as suas expectativas.

Para que o plano de abordagem seja eficiente, é necessário saber quais são os stakeholders daquele projeto. Por conta disso, é importante trabalhar bem o Gerenciamento de Partes Interessadas, pois, se ele for negligenciado, o cronograma do projeto pode apresentar problemas como erros na alocação das verbas deslocadas para o projeto.

Além do prejuízo financeiro, o projeto terá um grande atraso no prazo final de sua entrega. Isso fará o trabalho perder o apoio de vários stakeholders.

De fato, as dicas acima podem ajudar uma pessoa a melhorar o seu relacionamento com os stakeholders de sua empresa. No entanto, é importante que os gestores e líderes de uma organização desenvolvam suas habilidades de liderança.

Isso os ajudará a negociar suas ideias com mais propriedade e fará com que os stakeholders apoiem os novos projetos daquela empresa.

 

Análise dos stakeholders no gerenciamento de projetos.

O processo de análise dos stakeholders é um modo sistemático de coletar informações sobre os interesses, preferências e objetivos dos stakeholders de cada projeto.

Depois que essas informações forem coletadas, é preciso analisar quais riscos cada stakeholder pode oferecer ao projeto da empresa.

Além disso, é preciso averiguar de que modo a comunicação com cada grupo de interesse deve ser feita. A análise pode ser feita em quatro etapas.

A primeira etapa é listar quais grupos ou pessoas podem influenciar o projeto de algum modo. A segunda etapa é fazer a identificação dos pontos que cada grupo de interesse tem em comum. É importante lembrar que as pessoas que trabalham diariamente no projeto têm maior influência sobre ele.

O terceiro passo é analisar como cada grupo de interesse pode ajudar ou atrapalhar o desenvolvimento do projeto. Basicamente, esse trabalho se resume a listar as influências positivas e negativas de cada stakeholder.

O quarto passo é listar os níveis de poder e influência de cada grupo de interesse. Além disso, também é necessário analisar qual o nível de interesse de cada stakeholder em um determinado projeto.

Analisar o nível de interesse é algo muito subjetivo e cada pessoa pode fazer isso de um jeito. Por exemplo, é possível analisar o nível de interesse de um stakeholder verificando o seu histórico de comportamento.

Para tornar a análise sistemática, é preciso fazer uma planilha. Na primeira coluna, é preciso digitar os nomes ou cargos dos grupos de interesse. Na coluna seguinte, é preciso listar as influências positivas e, na terceira coluna, as influências negativas.

Na quarta coluna, é preciso dar uma nota de 1 a 10 para mensurar o nível de influência/poder que cada stakeholder possui naquele projeto. A mesma coisa deve ser feita na quinta coluna, só que analisando o nível de interesse de cada parte interessada. Quanto maior a nota, maior o nível de interesse ou influência.