Gráfico de Gantt: Guia Completo

Gráfico de Gantt | Um gráfico de Gantt vem a calhar quando seu projeto requer mais planejamento do que uma lista básica de afazeres. Este guia lhe dará o básico do que você precisará para criar um gráfico de Gantt, não importa qual plataforma você escolha. Neste artigo do Stakeholder News, vamos rever:

  • O que é um gráfico de Gantt
  • Quem, quando e por que usar um gráfico de Gantt
  • Pra que serve um gráfico de Gantt
  • Como criar um gráfico de Gantt

O que é o Gráfico de Gantt?

Um gráfico de gantt é um gráfico de barras horizontais utilizado na gestão de projetos para representar visualmente um plano de projeto ao longo do tempo. Os gráficos de gantt modernos normalmente mostram a linha do tempo e o status – assim como quem é responsável por cada tarefa no projeto. Aqui está uma rápida olhada nos detalhes que um Gráfico de Gantt permite que você capture num relance:

  • Como um projeto se divide em tarefas
  • Quando cada tarefa começará e terminará
  • Quanto tempo cada tarefa vai levar
  • Quem é designado para cada tarefa
  • Como as tarefas se relacionam e dependem umas das outras

Quando reuniões importantes, aprovações ou prazos precisam acontecer

  • Como está progredindo o trabalho em um projeto
  • O cronograma completo do projeto do início ao fim

Em outras palavras, um gráfico de Gantt é uma forma super simples de comunicar o que será necessário para entregar um projeto dentro do prazo e do orçamento. Isso significa que é muito mais fácil manter sua equipe de projeto e as partes interessadas na mesma página desde o início do projeto.

Quem Pode Usar o Gráfico de Gantt?

Os gráficos de Gantt são úteis em quase todas as indústrias. Aqui estão certos tipos de conjuntos e empresas que utilizam gráficos de Gantt para planejar, programar e executar seus projetos:

  • Agências de consultoria e de marketing
  • Design e criatividade
  • Construção
  • Recursos Humanos
  • Desenvolvimento de programas
  • Profissionais de eventos

Para que Serve um Gráfico de Gantt?

Os gráficos de Gantt são aplicados para planejar e programar projetos no gerenciamento de projetos. Um diagrama de Gantt é incrivelmente eficaz porque torna possível simplificar projetos complicados em uma estratégia simples de continuidade e acompanhamento do status do trabalho à medida que o trabalho avança.

Os gráficos de Gantt também ajudam a rastrear prazos, marcos e horas trabalhadas do projeto para que você possa identificar e resolver atrasos ou excessos antes que eles causem estragos em seu plano.

Quando Usar o Gráfico de Gantt?

Como você sabe quando usar um gráfico de Gantt para gerenciar seu projeto? Pensamos que um gráfico de Gantt é eficaz para qualquer plano com um plano! Mas aqui estão vários sinais certos de que você precisará de um diagrama de Gantt para realizar o trabalho.

Se alguma destas afirmações for verdadeira sobre seu plano, use um diagrama de Gantt:

  • Seu plano tem um prazo difícil.
  • Várias pessoas ou grupos permanecem conectados no plano e precisam ser coordenados.
  • Um líder, comprador ou membro da equipe quer ver uma linha do tempo visual do plano do início ao fim.
  • Seu plano envolve até mesmo algumas dificuldades, como tarefas que devem ser realizadas em uma ordem específica.
  • Os membros da equipe trabalham em vários projetos ao mesmo tempo, e você precisa gerenciar suas cargas de trabalho.
  • Você tem uma boa iniciativa sobre quanto tempo cada tarefa deve ou pode demorar

Quais as Vantagens de Usar o Gráfico de Gantt?

O que há de bom nos gráficos de Gantt, e o que você deve saber antes de mergulhar? Aqui está as vantagens do gráfico de Gantt em seus projetos.

Visualize seu plano inteiro

Um plano estratégico é uma coisa. Como ele é executado é outra. Um diagrama de Gantt lhe dá uma visão inicial de toda a linha de tempo do plano para que você possa ver como o trabalho está progredindo em tempo real. Isto significa que você pode fornecer relatórios de status atualizados aos gerentes e partes interessadas em um piscar de olhos.

Veja como as tarefas permanecem conectadas

Sejamos francos: As coisas mudam. Felizmente para você, os modernos gráficos de Gantt facilitam a mudança de trabalho sem se desviar do assunto. Com as dependências – uma característica estrela de qualquer gráfico de Gantt – você pode manter as tarefas conectadas mesmo quando sua linha do tempo lhe traz a velha mudança.

Mantenha todos na mesma página e na mesma hora

Uma comunicação clara é um pré-requisito para qualquer plano. Sem ela, você corre o risco de atrasos nos planos e de custos excessivos. Isto porque todas as informações do plano e questões controversas vivem em um centro em que todos podem entrar, tornando a participação do grupo bastante fácil.

Saber quem está ocupado e quem não está

Se você quer fazer escolhas comerciais capazes, você deve ter uma compreensão ótima de seus recursos. Com os gráficos de Gantt, a gestão de recursos não é um jogo de adivinhação no momento. Você pode ver quem tem a largura de banda para aceitar novas tarefas num relance.

Como Criar um Gráfico de Gantt?

Não se pode construir um gráfico de Gantt sem conhecer as informações básicas do plano. É por isso que é essencial responder primeiro a algumas perguntas básicas.

Estas perguntas podem ajudá-lo a reunir todos os detalhes necessários para que você possa esboçar um plano estratégico antes de sentar-se para produzir seu gráfico de Gantt. O que considerar ao fazer um diagrama de Gantt

  • Quais são os principais produtos a serem entregues?
  • Como chegaremos a esses produtos e o prazo de entrega?
  • Quais são os marcos que devemos alcançar?
  • Há alguma dependência que possa prejudicar a linha do tempo?
  • Quem faz parte da equipe do plano e que papel eles desempenharão nesses resultados?

Se você quiser construir uma carta de Gantt que todo o planeta possa usar e navegar, há várias regras primárias a considerar. Siga estas dicas fáceis e práticas superiores para produzir uma carta de Gantt ideal que seja simples de atualizar e governar.

Faça o Trabalho Gradativamente

Quanto mais detalhes você puder detalhar uma vez que as tarefas sejam tentadas, melhor você será capaz de continuar o desenvolvimento e os passos que levam a um produto final. Volte para a composição do trabalho e liste as etapas que você usou para criá-lo.

Organize as tarefas em conjuntos ou etapas.

A criação de equipes de tarefas tornará seu projeto mais fácil de examinar e entender. Também permitirá que sua equipe e as partes interessadas vejam quais tarefas fazem parte de uma entrega ou etapa.

Incorpore detalhes e documentos relevantes para as tarefas.

Às vezes, sua equipe e as partes interessadas têm a possibilidade de esquecer o que se comprometeram a fazer. Ou talvez eles não compreendam totalmente o propósito de uma tarefa ou conjunto.

Use a parte de notas de seu projeto (a maioria dos bons programas de Gantt deve fornecê-las) para descrever as coisas. Ao fazer isso, certifique-se de carregar arquivos diretamente no trabalho para que tudo esteja pronto e esperando que o trabalho comece.

Faça com que o trabalho seja rotulado pelo responsável.

Este conselho é eficaz para qualquer plano, porém é especialmente eficaz para projetos de consumo. Detectar qual equipe ou empresa é responsável por qual tarefa torna seu diagrama de Gantt bastante simples de examinar.

Demonstrar as datas de início e término de cada tarefa

Parece um conselho bobo, mas é simples esconder esta informação em várias aplicações!

Independentemente da ferramenta utilizada, você deve deixar claro não apenas quando uma tarefa termina, mas também quando ela começa. Novamente, isto ajudará a manter sua equipe e seus clientes causais.

Não pule as dependências.

Se você não vai continuar com o plano sem aprovação – ou um trabalho deve ser feito mais cedo do que tarde – agora é sua chance de escrevê-lo.

Nem toda ferramenta de planejamento oferece funcionalidade de dependência, e poderia ser extremamente útil. Enquanto seu projeto mudar, o fluxo de trabalho permanecerá intacto.

Não atribua trabalho sem verificar a disponibilidade do equipamento.

Se você tiver a sorte de usar um produto que lhe mostre a disponibilidade geral do equipamento, use-o! Saber o quanto sua equipe é reservada e de que projetos eles fazem parte desempenhará um papel bastante crucial para que o trabalho seja feito dentro do prazo e para manter o moral da equipe.

Ter uma visão geral da disponibilidade de sua equipe e do trabalho conflitante ajudará você a ajustar seu projeto, seja para atender às necessidades dos projetos existentes ou para modificar os marcos que você estabeleceu para seu projeto.

Não deixe de lado as férias e o tempo livre.

Agora é sua chance de bloquear o tempo livre em seu projeto. Em outras palavras, é crucial agora porque, tão rápido quanto sua linha de tempo mudar (você sabe que vai mudar, não resista), você estará aberto a erros e abandonará um prazo em uma data que deve ser bloqueada. Se você escrevê-lo em seu projeto, isso não acontecerá.

Não se esqueça de pedir comentários.

Se você entregar uma estratégia que tenha um erro, entender mal uma tarefa ou até mesmo perder uma data, isso pode gerar confusão e atrasos. Portanto, pegue um amigo e peça-lhe que reveja seu gráfico de Gantt antes de publicá-lo para revisão.

Obviamente, você também vai querer estar preparado para receber feedback sobre seu projeto. A formalização de uma estratégia envolve pegar um grupo de ideias e expandi-las. Isso também significa que você pode interpretar algo diferente de um colega de equipe. Isso não importa.

Faça Manutenções Constantes

Um diagrama de Gantt é um arquivo vivo que ainda deve estar atualizado com as mudanças no plano, e não uma estratégia fixa que é esculpida em rocha. Convide sua equipe a contribuir para o trabalho e a continuar o desenvolvimento em tempo real para que o diagrama de Gantt seja constantemente atualizado.

Gostou? Deixe seu comentário!

Leia Mais: Tudo sobre PDCA

Fonte Original: Team Gantt