Dicas úteis para planejamento de eventos no Trello
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Dicas úteis para planejamento de eventos no Trello. Sem as ferramentas certas, planejar um evento pode ser bastante estressante. A qualquer momento, há uma lista de coisas que precisam ser feitas e os prazos sempre parecem apertados. Se você deseja organizar melhor seu trabalho, ser mais eficiente, economizar tempo e realizar eventos de grande sucesso, adicione o Trello ao seu pacote de ferramentas. Trello é um incrível aplicativo de gerenciamento de projetos que pode ajudá-lo a cuidar de todos os detalhes do seu evento com perfeição. Milhões de usuários amam o Trello por causa de sua interface visual forte, facilidade de uso e excelentes recursos de colaboração.
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Quer você se especialize no planejamento de casamentos, festas de aniversário, concertos, festivais, eventos esportivos, corporativos ou de caridade, o Trello pode ser sua ferramenta de planejamento definitiva. Você pode usá-lo para organizar facilmente as tarefas, notas, contatos e documentos do seu evento em um só lugar. Quando combinado com outros aplicativos, o Trello pode fazer muito mais. Se você gostaria de obter mais informações do seu quadro de planejamento de eventos no Trello, combine-o com uma ferramenta avançada como Bridge24 para Trello.
Por que as planilhas não são ideais para o planejamento de eventos no Trello
Embora haja uma infinidade de ferramentas de planejamento de eventos, muitos planejadores ainda contam com planilhas do Excel para gerenciar seu trabalho. No entanto, as planilhas têm muitas limitações. Abaixo estão alguns deles.
- Eles não permitem que os planejadores de eventos rastreiem seu fluxo de trabalho e fiquem focados no panorama geral.
- As planilhas não fornecem atualizações ao vivo para usuários compartilhados quando algo acontece na planilha.
- As planilhas do Excel não podem ser conectadas a outras ferramentas de integração de planejamento de eventos para melhorar seus recursos.
- As planilhas não oferecem suporte à comunicação no aplicativo com membros da equipe.
Dicas para configurar um painel simplificado de planejamento de eventos no Trello
Para obter o melhor no planejamento de eventos no Trello, siga as dicas abaixo.
1. Divida seu evento em fases
Realizar um evento memorável e de sucesso não é uma tarefa fácil. Há muitas pessoas para coordenar e muitas coisas que precisam ser feitas. Para ter uma imagem clara de sua carga de trabalho, atribua responsabilidades à sua equipe, gerencie cada detalhe de forma eficaz e divida seu evento em vários segmentos.
Abra o Trello, configure um novo quadro para o evento e crie uma lista para cada fase do projeto. Suas listas podem ser nomeadas como ‘Pré-evento’, ‘Durante o evento’ e ‘Pós-evento’. No lado direito de cada fase, você deve ter uma lista chamada ‘Concluída’. Mova todas as tarefas concluídas dentro de um fase à sua lista ‘completa’ adjacente.
2. Convide os membros da equipe para o Trello Board
As reuniões não apenas consomem tempo, mas também distraem as equipes de fazer o que precisa ser feito. Em vez de configurar reuniões ao vivo para discutir os problemas do evento, você pode simplesmente convidar os membros da sua equipe para o quadro do Trello e pedir-lhes para adicionar cartões às listas que você criou.
Na lista ‘Pré-evento’, os membros da equipe podem adicionar cartões como ‘Criar site do evento’, ‘Criar campanha publicitária’, ‘Ativar comunidade de rede’ e ‘Encontrar voluntários para o evento’. Você pode dividir ainda mais as fases do projeto em mini -projects. Para fazer isso, crie uma lista de verificação das coisas que precisam ser feitas em cada cartão. Por exemplo, no cartão ‘Encontrar voluntários do evento’, faça uma lista de verificação de itens como ‘Escrever postagem no blog para anunciar posições de voluntário vagas’ e ‘Postar nas mídias sociais para promover a abertura de voluntários. ‘
Para acompanhar o andamento do trabalho rapidamente, informe a cada membro da equipe para adicionar uma data de vencimento e uma etiqueta a cada cartão que criarem. Além disso, lembre-se de anexar imagens aos cartões quando apropriado. Se você quiser acompanhar alguns locais de eventos específicos mais tarde, pode adicionar suas fotos para lembrá-lo de sua aparência.
3. Considere o uso do Trello em todo o seu evento
Mesmo com uma ferramenta rica em recursos à sua disposição, você não pode tirar o melhor proveito dela se não a usar extensivamente. Para saber se o planejamento de eventos no Trello é uma excelente opção para você e sua equipe, adote e se comprometa a trabalhar com o Trello por todo o ciclo de vida de um ou dois eventos. Uma maneira que o Trello pode aprimorar a colaboração e a comunicação no planejamento de eventos é com seus recursos de mensagens na plataforma.
Em vez de enviar e-mails aos funcionários sempre que quiser comunicar uma ideia ou esclarecer algo, basta abrir um cartão e enviar uma mensagem. Os membros da equipe receberão uma notificação por e-mail e, quando abrirem o cartão, poderão ver a conversa e comentar.
Conclusão
Se você está tendo dificuldade em lidar com clientes, cumprir prazos, lembrar o que precisa ser feito ou até mesmo se comunicar com os membros da equipe ao organizar seus eventos, é hora de adicionar o Trello à sua lista de ferramentas de produtividade. O Trello ajuda você a colaborar melhor, trabalhar mais rápido e realizar eventos fantásticos. Combine-o com ferramentas avançadas como Bridge24 for Trello para criar relatórios predefinidos interativos e exportar facilmente cartões Trello para Excel e CSV em formatos de impressão de alta qualidade que você pode analisar para melhorar seu processo de planejamento de eventos.
