Kick Off: Guia para Reunião Eficaz

A maioria dos projetos (se não todos) começa com a famosa “reunião de abertura” ou kick off, em inglês. Em muitos aspectos, esta reunião (para o melhor ou para o pior) dá o tom para o resto do plano. Por essa razão, é fundamental que o planejador conduza uma sessão de pontapé inicial bastante positiva e eficiente para as instalações. Entretanto, é comum que os líderes de equipe não compreendam realmente a reunião de abertura.

O que realmente deve ser realizado durante uma reunião de lançamento de um projeto? Qual é o objetivo? O que o líder da equipe pode fazer para evitar armadilhas comuns? O líder da equipe deve ter uma compreensão firme destas respostas antes de facilitar esta reunião crítica. Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a planejar sua próxima reunião de lançamento. Confira os detalhes em nosso site.

O que é Kick Off Meeting?

Uma reunião típica de kick off é uma interseção de ideias, que são o resultado de diferentes reuniões realizadas entre as partes interessadas e um par de pessoas que estão direta ou indiretamente relacionadas a gestão do projeto em questão.

O principal objetivo desta reunião é visar membros específicos da equipe que serão perfeitos para o trabalho, para serem informados sobre o projeto e todas as suas necessidades. Isto ajuda a todos a estarem na mesma página quando o desenvolvimento começar.

Para que Serve a Reunião de Kick Off?

O principal objetivo desta reunião de kick off é estabelecer uma base adequada para o plano. Isto assegura que os acessórios e as partes interessadas estejam na mesma página no que diz respeito a todos os componentes como:

• Escopo
• Objetivos
• Orçamento
• Linha do tempo

Este critério de uma simples reunião pode parecer fácil, pois temos a possibilidade de enviar uma correspondência eletrônica de forma simples que inclua tudo o que seria discutido na sala de reuniões, porém esta promoção de enviar tudo por correspondência eletrônica deve ser superada.

Sim, entendemos que o planeta inteiro não quer participar de reuniões todos os dias e as coisas são comunicadas simplesmente por e-mail. Entretanto, várias coisas requerem um toque pessoal e uma conversa real, apoiada pela tecnologia, é claro.

Uma reunião de kick off é uma possibilidade impressionante de iniciar um diálogo e prever um caminho de desenvolvimento bem sucedido para um plano. Isto elimina as formas pelas quais qualquer confusão ou expectativas mal administradas poderiam influenciar o processo de desenvolvimento no futuro.

Qual a Duração de uma Reunião de Kick-Off?

Como regra geral, as reuniões de partida geralmente duram entre uma e duas horas. Naturalmente, isto depende do tipo e do tamanho de seu plano. Um pequeno plano de 6 meses pode não precisar de um início tão extenso quanto um plano de 3 anos e milhões de dólares, envolvendo centenas de pessoas.

Em vez de perguntar “qual a duração de uma reunião de kick off?”, você talvez queira se concentrar nas informações que deseja transmitir ao público. Você está comunicando à sua equipe como o plano está organizado e o que você espera de todos. Aqui estão várias perguntas superiores a serem feitas:

1. O que eu quero que as pessoas saibam?
2. O que eu quero que as pessoas entendam?
3. O que eu quero que as pessoas saibam?
4. Como eu quero que as pessoas se sintam?
5. Quais são os medos ou dúvidas da minha equipe? Como posso abordar esses pontos?

Procure responder a estas perguntas por si mesmo. Depois, a partir das respostas, faça uma estratégia sobre as questões que você precisa cobrir no início. Para cada questão, faça uma estimativa da época que você levará para passar. No final, somar os tempos específicos para obter a duração total de sua reunião inicial.

O que Deve ser Abordado em uma Reunião de Kick-Off?

A reunião de kick off de seu projeto é como uma noite de abertura para uma nova produção. O palco já foi montado, as cenas foram montadas, os jogadores estão todos no lugar, e a história do projeto está pronta para ser desdobrada. É importante ter uma reunião que seja bem organizada, informativa e motivadora – algo que trate de prioridades alimenta o trabalho em equipe e geralmente reúne as tropas.

Uma vez que a agenda de uma reunião seja necessária e eficaz, os membros da equipe e as partes interessadas deixam a sala com uma compreensão completa de todos os detalhes fundamentais do plano. Vamos dar uma olhada muito mais detalhada em todos os recursos de pessoal da agenda e seu significado.

Apresentação

Você deve começar a reunião com um quebra-gelo casual que torna o ambiente na sala um pouco mais relaxado. Mantenha o tom relaxado, porém estabeleça uma interação desde o início.

Mesmo que esta reunião seja projetada para dar ao plano um certo alinhamento e direção, o tempo gasto na construção de uma interação duradoura com todos os membros da equipe e partes interessadas será bastante produtivo a longo prazo.

Histórico do Projeto

O precedente do plano é algo que deve ser uma visão geral de alta prioridade executada no início da reunião. Esta lição de história deve ter duas peças principais. A primeira parte deve ser a conexão do plano com o passado que descreve corretamente o ambiente histórico.

A segunda parte deve ser uma compreensão dos recentes insights dolorosos, nos quais os recursos contemporâneos do plano são comparados aos históricos e como o plano deve ser modificado para melhor. Ambas as peças ajudam o plano a ter sucesso.

Quer os participantes internos ou externos conheçam ou não a história, esta lição de história deve ser conduzida para que todos os elementos antigos e novos do plano, desde o gerente interno até o gerente sênior, possam ser discutidos e compreendidos.

Há também um problema com esta lição de história se você não pesquisou as peças principais, que é que você vai ficar preso em um cio e acabar aborrecendo todo o planeta. Para tornar esta lição de história atraente, você pode fazer uma representação visual como um gráfico de computador que captará a atenção das plataformas do tabuleiro e transmitirá seu julgamento de forma positiva.

Declaração de Tarefa do Plano

A documentação inicial do plano é frequentemente uma característica do produto que tem cada uma das propriedades e seus detalhes, certos relatórios sobre o escopo do plano e seus marcos, ou certos outros dados dignos de nota. A declaração de tarefa do plano é muito mais simples sem nenhuma dessas complexidades.

O objetivo da declaração de tarefa é a perspectiva da empresa sobre o plano e como ele será configurado para ser benéfico a longo prazo. É uma espécie de cenário de longo prazo.

Pode ser um cenário de jogo longo, mas sua declaração deve ser curta, inspiradora e articulada. Se você tiver uma seção interessada que tenha sua própria declaração do plano, então reformule essa declaração e a apresente na reunião de lançamento do plano.

Escopo

Se você deseja que seus projetos sejam concluídos de acordo com a era e o orçamento pré-definidos, você deve se reunir para um acordo de escopo. Este acordo ajudará todos os membros da equipe a estarem na mesma página sobre todos os componentes e restrições, relacionados ao plano.

Seu escopo deve ter essencialmente uma breve especificação com as principais propriedades ou funcionalidades delineadas, as suposições e limitações relacionadas ao plano descrito, o orçamento e cronograma, e cada uma das inclusões e exclusões no plano divulgadas na visão completa de todos os membros da equipe.

Uma vez iniciado o desenvolvimento do plano e definidas as expectativas ou gargalos são gerenciados em um estágio inicial, é simples tomar consciência das coisas uma vez que se suspeita que as coisas estão à beira do colapso.

Você deve entrar constantemente com expectativas e exigências realistas para que os acessórios e as partes interessadas não pensem que o plano é bastante esmagador e, em última análise, inatingível.

Plano

O planejamento, em qualquer técnica de desenvolvimento de projeto, é uma parte importante de todo o processo. Você não precisa realmente de nenhum detalhe técnico para entender qual é o escopo do projeto e qual é o objetivo final.

Basta decidir quais são seus resultados e quais são os marcos esperados para que sua equipe possa estar preparada quando houver algum problema na fase de desenvolvimento.
Papéis

Embora os papéis sejam predefinidos durante a concepção do projeto porque, obviamente, um designer gráfico não estará escrevendo código. Mas mesmo assim, quando o projeto estiver se desenvolvendo, você deve escolher manualmente os funcionários para tarefas que farão parte do projeto. Isto o ajudará a manter uma conexão adequada com sua equipe desde o início e o ajudará a estabelecer clareza sobre “quem é necessário para quê”.

Se você estabelecer esta clareza com sucesso, você poderá evitar todas as perguntas incômodas e demoradas da equipe sobre quem é responsável por que tarefa.

Colaboração

Você deve decidir e tornar claro para a equipe o domínio de todas as atividades e resultados do projeto. Você pode alocá-los para um lugar específico no escritório se você for um guardião dos esforços concentrados do grupo. Ou você pode mantê-los sempre conectados uns com os outros usando um serviço de mensagens em grupo como Slack ou Skype.

Se você estiver usando uma equipe remota, então você deve definitivamente usar estes aplicativos para que a equipe permaneça conectada o tempo todo e ajude uns aos outros durante a fase de desenvolvimento. Você também deve considerar o uso de um servidor baseado em nuvem para que os membros de sua equipe possam acessar o trabalho feito pelos membros de sua equipe e vice-versa. Isto melhora drasticamente a colaboração entre os funcionários e aumenta o moral.

Perguntas

Pode parecer bastante óbvio e você pode ter uma pequena sessão de perguntas e respostas mesmo no início da reunião de kick off, mas você deve realmente deixar tempo para perguntas no final da reunião.

Isto ajuda a todos, que estão presentes na sala, a sair com uma ideia cristalina de como você está indo adiante com o projeto e quais são os marcos.

Você deve incentivar este tempo de perguntas e respostas e perguntar repetidamente se os membros de sua equipe têm alguma dúvida ou não. Porque alguns membros talentosos da equipe podem ser um pouco tímidos para perguntar algo muito importante para o projeto que poderia ser imensamente benéfico e que o empurrão repetido de você poderia ser a chave para fazê-los sair de sua casca e compartilhar.

Conclusão

Cada indivíduo presente na sala deve sair com um conhecimento do presente caso do plano e, ao mesmo tempo, ter uma compreensão completa de tudo o que está por vir. Ele deve realmente aperfeiçoar estas informações para que todas as equipes possam facilmente compreendê-las e não perder a era com perguntas repetidas ou desnecessárias.

Estas informações também devem estar presentes em uma plataforma especial compartilhada que seja acessível a todos de qualquer lugar. Portanto, uma vez que um membro da equipe tenha esquecido algo ou simplesmente queira lembrar cada uma das coisas que foram discutidas na reunião, ele ou ela terá acesso simples a ela. Agora que você sabe tudo sobre kick off, deixe seu comentário!

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