PDCA: O Guia Completo

O ciclo PDCA é uma grande ferramenta para ajudar a manter sua equipe em linha; para ajudar a organizar seus pensamentos e ações. Muitas vezes, muitas equipes tendem a sair de seu rumo quando estão nos estágios iniciais do trabalho em equipe e sabem pouco ou nada sobre melhoria de qualidade. É aqui que o Ciclo PDCA pode ajudar.

O Ciclo PDCA parece bastante fácil de entender, mas há muitas camadas. Neste posto, vamos cobrir cada etapa do plano, verificar o ciclo de ação e fornecer ferramentas que você pode usar para acelerar o ciclo. Vamos descobrir no Stakeholder como você pode usar esta poderosa técnica para melhorar as sessões de solução de problemas de sua equipe.

O que é o Ciclo PDCA?

A melhor maneira de descrever o ciclo é através de um gráfico. O ciclo flui no sentido horário através de quatro etapas: Planejar (Plan), Fazer (Do), Verificar (Check) e Agir (Act). E descreve o processo que uma equipe seguiria ao estudar um processo e elaborar um projeto, executar um teste, verificar o resultado e implementá-lo em uma escala completa.

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O Ciclo PDCA é um método de gerenciamento iterativo em quatro etapas. Ele pode ser usado por equipes para enfrentar problemas e encontrar soluções para eles, e para melhorar os processos comerciais. Muitas organizações usam o modelo PDCA para organizar seus esforços de melhoria da qualidade.

Como Funciona o Ciclo PDCA?

Uma coisa que você precisa lembrar ao utilizar o ciclo PDCA é que ele é um processo contínuo em oposição a um processo de ponta a ponta, portanto nunca termina; os passos precisam ser repetidos uma e outra vez para uma melhoria contínua.

Uma vez chegado ao último estágio da Lei, você precisa voltar ao início e recomeçar tudo de novo. Procure constantemente por problemas, melhore o sistema de produção e serviço, qualidade e produtividade, a fim de reduzir continuamente os custos.

Uma parte essencial da filosofia de produção enxuta, ela é popularmente utilizada como uma estrutura para a melhoria contínua na gestão e fabricação.

O ciclo PDCA foi originalmente desenvolvido em 1930 pelo especialista em qualidade Walter Shewart – daí também conhecido como o Ciclo Shewart. Foi posteriormente aplicado ao gerenciamento pelo Dr. W. Edwards Deming e passou a ser conhecido como o Ciclo de Deming.

Quais são os Benefícios do Ciclo PDCA?

• Um método de solução de problemas que oferece uma maneira rápida de encontrar uma solução eficaz
• Assegurar uma melhoria contínua e constante
• Pode ser implementado em empresas de todos os tamanhos e é fácil de adaptar e implementar
• Criar uma oportunidade para monitorar constantemente a eficácia de um projeto implementado
• Detectar quaisquer riscos ou problemas em tempo hábil antes que eles levem a quaisquer perdas financeiras
• Aumentar a conscientização dos funcionários sobre o processo e o papel que eles desempenham nele.

No entanto, isso também envolve algumas desvantagens. O processo PDCA requer o envolvimento de todos os responsáveis, o que se revelaria bastante difícil se eles também estivessem envolvidos em outros projetos. Além disso, envolve várias etapas que vão desde a análise até os testes, portanto não é uma grande ferramenta para resolver problemas urgentes.

Quando usar o Ciclo PDCA?

• Para realizar um novo projeto de melhoria ou mudança
• Ao projetar um novo produto, serviço ou processo
• Ao planejar, implementar e verificar a conformidade
• Para rastrear e resolver problemas
• Para implementar a melhoria contínua
• Avaliar um processo comercial relacionado a um problema específico que está sendo resolvido

Na maioria das organizações, o modelo é comumente usado para implementar mudanças e melhorar os processos.

Quais são as 4 Etapas do Ciclo PDCA?

O ciclo PDCA tem quatro etapas. Nós os listamos abaixo, juntamente com as etapas envolvidas.

Planejar – Identificar e analisar o problema

Esta etapa conclui-se com um plano de ação que pode ser testado. Para isso, é preciso primeiro identificar o problema junto com o processo que precisa ser melhorado.

• Selecionar, definir e descrever o processo; início, fim, a seqüência de etapas entre elas, o que faz, as pessoas envolvidas, o material do equipamento e os recursos que são utilizados, e as condições ambientais.
• Identificar os atores-chave; clientes internos e externos, fornecedores, proprietários do processo e operadores
• Compreender as expectativas dos clientes; identificar as necessidades específicas tanto dos clientes externos quanto dos internos. O que eles querem, quando, onde, em que quantidades, etc.
• Pesquisar; olhar os dados históricos disponíveis sobre o processo para entender seu desempenho e identificar outros dados necessários para entender o processo adequadamente
• Especifique o problema associado ao processo; por exemplo, ele pode ser causado por não atender às expectativas do cliente, tempo de ciclo mais longo, falta de recursos, etc.
• Identificar a causa raiz do problema; fazer uma tempestade de ideias em torno do problema para encontrar suas causas primárias
• Encontre uma solução: Desenvolver soluções que possam ser aplicadas para melhorar o processo. Priorizar soluções com base em sua eficácia.
• Desenvolver o plano de ação: Identificar as etapas a serem cumpridas para implementar o plano, os recursos necessários, as pessoas responsáveis, bem como estabelecer um cronograma

Fazer – Desenvolver Soluções e Implementar Plano

O plano elaborado na primeira etapa é posto à prova nesta etapa.

O teste deve ser realizado em pequena escala com os clientes, em um laboratório ou em um ambiente de produção. A implementação de um pequeno projeto piloto para observar os resultados primeiro ajuda a identificar erros sem ter que suportar um custo enorme de um projeto totalmente fracassado.

É igualmente importante ter medidas especificadas que você pode usar para entender quão eficaz é a solução que você selecionou para eliminar o problema identificado.

Verificar – Avaliar os resultados

A equipe verifica os resultados do plano de teste em andamento. O desempenho do processo melhorou? O grupo de clientes notou a mudança?

Ao coletar dados do plano de teste, identifique o que funcionou e o que não funcionou de acordo com o plano. Analisar os dados e medir os resultados para determinar se a solução selecionada pode ser implementada em larga escala. Se a solução não tiver sido tão eficaz quanto você pensava, você terá que elaborar um plano para outra solução e repetir os passos Fazer e Verificar novamente.

Aja – Use o Feedback para Melhorar e Replanejar

Nesta etapa, a implementação completa do plano é realizada. Aplique as melhorias descobertas durante o teste ao plano antes de implementá-lo.

• Educar o resto da organização sobre o plano melhorado e sua importância
• Fornecer o treinamento necessário aos funcionários a fim de ajudá-los a modificar suas funções
• Padronizar procedimentos para garantir que todos usem o mesmo formato ao conduzir um procedimento
• Implementar um processo para monitorar e controlar a implementação do processo modificado

Conclusão

O Ciclo Deming ou o ciclo PDCA é uma ótima ferramenta para orientar as atividades de melhoria de uma organização. Os passos ilustrados acima são bastante fáceis de seguir, e você gerará resultados efetivos se você se ater a eles.