Termo de Abertura de Projeto: Guia Completo

Termo de Abertura de Projeto (TAP) | Este guia é útil para qualquer pessoa que lidera ou gerencia projetos – explicarei o que é um termo de abertura de projeto e como uma carta bem elaborada nos mantém no caminho certo.

Você aprenderá a diferença entre uma termo de abertura de projeto e um escopo de trabalho  e como você pode usar esse documento nas várias fases do gerenciamento do projeto no ciclo de vida do gerenciamento do projeto.

O tempo que você passar elaborando uma carta ponderada e abrangente sempre compensará em tempo economizado – então vamos falar sobre como tornar seu termo de abertura de projeto tão útil quanto possível. Confira mais detalhes no Stakeholder.

O que é um Termo de Abertura de Projeto (TAP)?

Um termo de abertura de projeto representa o escopo, os objetivos e as pessoas envolvidas em um projeto. Pelo menos, esta é a definição básica da carta do projeto encontrada em toda a Internet. Isto não é errado, por si só, mas focaliza os elementos da carta do projeto em vez de seu propósito.

É uma definição muito abstrata, o que explica a atitude depreciativa que muitas pessoas têm em relação a este documento.

Ela perde o fato de que as cartas são autorizações documentadas essenciais para projetos. Em nosso contexto, uma carta na administração do projeto autoriza a existência do projeto e dá ao gerente do projeto autoridade para usar recursos organizacionais para realizar o projeto.

Com isso em mente, aqui está uma definição mais útil que captura efetivamente seu propósito:

Qual a Importância do Termo de Abertura do Projeto?

Abordamos brevemente como uma boa carta de projeto deve começar seu projeto e mantê-lo no caminho certo. Vamos considerar isto mais a fundo, a partir da perspectiva de cada parte envolvida:

• Ajuda a determinar o valor do projeto: ajuda a determinar se vale a pena realizar ou propor o projeto.
• Economiza tempo no caminho: o tempo que você leva no início é o tempo que você não precisará gastar com problemas? atirando e negociando se você já abordou estas áreas na carta do projeto.
• Dá clareza ao orçamento: garanta que o financiamento esteja disponível e será liberado a tempo. Resolva sua autoridade de gastos e orçamentos antes de iniciar o projeto.
• Ajuda a dar diretrizes claras à sua equipe: Os marcos e critérios de medição dão uma orientação inestimável a sua equipe à medida que você começa a informar o projeto.
• Inspira confiança: dá à equipe a garantia de que está trabalhando sob um gerente de projeto eficaz e bem organizado.
• Impulsiona o moral da equipe: Uma equipe que trabalha sob uma carta descuidada se encontrará repetidamente confusa, com seu trabalho árduo desperdiçado ou indo na direção errada. Uma carta bem redigida dá diretrizes claras para o sucesso que sua equipe pode sentir-se motivada e confiante para trabalhar.
• Cria um entendimento compartilhado: as partes interessadas sabem o que esperar e que pressão ela pode exercer sobre os recursos. Pode ser uma grande fonte de confiança, pois os ajuda a entender exatamente o que estão aprovando.
• Serve como uma ferramenta de marketing: pode funcionar como um documento de vendas, a ser distribuído para aqueles que estão fora da equipe do projeto. Pode ajudar a justificar despesas e investimentos. Este artigo, originalmente uma apresentação em conferência, posiciona uma carta como uma “ferramenta de marketing” e discute outras considerações a serem incluídas pelos patrocinadores do projeto em uma carta.

Um termo de projeto é uma autorização formal de projeto que documenta o entendimento comum do escopo, desenvolvimento e objetivos de um projeto, ao mesmo tempo em que define os papéis e responsabilidades de cada parte envolvida.

Como Elaborar um Termo de Abertura de Projeto?

Não há um melhor processo para escrever uma carta de gerenciamento de projeto, mas aqui está um processo básico a ser seguido ao criar um:

1. Discutir com as partes interessadas e a equipe

Reunir informações sobre o projeto (potencialmente uma série de mesas redondas). Reunir-se com todas as partes que estariam envolvidas se o projeto fosse aprovado. Isto inclui o gerente do projeto, patrocinadores, clientes e membros representativos da equipe. Pode também incluir outras equipes que forneçam apoio especial, tais como especialistas em capacidade de rede e segurança.

2. Tome e Organize Notas

Em suas discussões, tome notas para poder preencher as informações de todas as partes da carta de um projeto. Sempre ancore suas discussões no objetivo principal, e então determine e registre os detalhes subsequentes para que você possa incluí-los mais tarde em seu documento de carta.

3. Use um modelo

Quanto ao formato do documento da carta real, aproveite a miríade de modelos de carta de projetos disponíveis on-line e os combine para criar o formato que melhor sirva ao seu projeto.

4. Incluir informações específicas

Vamos começar com um mau exemplo. Para um cliente bancário, um gerente de projeto escreve a declaração de objetivo na carta como “melhorar os canais de comunicação”. Este é um objetivo, mas ele não detalha exatamente o que o projeto busca alcançar. Você não pode responder perguntas básicas como:

• Quais os canais de comunicação que serão melhorados? Dos clientes? O pessoal interno?
• Quantas necessidades dos usuários estamos tentando atender?
• Estaremos atualizando um sistema existente ou construindo um sistema completamente novo?
• Quando será concluído?
• O escopo se estende ao treinamento sobre a nova ferramenta de comunicação?
• O contrato incluirá algum suporte contínuo para o sistema?

Uma carta completa forneceria informações claras e específicas sobre estas questões para que o leitor possa compreender o objetivo. Aqui está um exemplo:

“Nosso objetivo: Criar um novo sistema de comunicação para substituir o sistema ABC até dezembro de 2020, para que todos os clientes possam conversar com seus gerentes de produtos através dos aplicativos móveis proprietários do banco XYZ. Treinar todos os 400 funcionários para manter e apoiar o próprio sistema”.

É claro que esta é apenas a declaração do objetivo, não a carta completa. Entretanto, você pode ver a diferença entre uma carta escrita de forma descuidada e uma carta escrita de forma ponderada.

Assim como este exemplo de declaração de objetivos, outros elementos de sua carta devem ser detalhados, quer seja o resumo dos riscos, marcos, etc. Em outras palavras, assegure-se de que o leitor receba todas as informações que precisa considerar para aprovar o projeto.

5. Revisão com representantes da equipe

Após escrever uma carta de projeto, mas antes de colocar sua carta na frente de um cliente, reserve tempo para rever a carta com membros chave de sua equipe, a fim de certificar-se de que está correta.

6. Presente para Aprovação

Note que esta etapa não é “enviar para aprovação”. Sua carta é sua chave para obter a aprovação para empreender o projeto, e é importante que ela seja apresentada adequadamente.

Evite simplesmente anexar sua carta como um PDF em um e-mail. Em vez disso, apresente sua carta aos seus patrocinadores, partes interessadas ou clientes – faça isso em uma reunião ou através de uma apresentação de slides que inclua a mídia de apoio. Certifique-se de deixar tempo para perguntas e respostas.

Como fazer um Termo de Abertura de um Projeto?

Normalmente, um TAP é feito dos seguintes elementos:

• Introdução: explicar o objetivo da carta
• Business Case, Declaração de Projeto e Escopo: características únicas do projeto
• Critérios de sucesso: definir o sucesso do projeto e listar fatores críticos de sucesso
• Principais Exigências ou Produtos a entregar: descreva as principais exigências das partes interessadas ou os principais produtos a entregar para o projeto, dependendo de como você escolher rastrear seus produtos a entregar
• Orçamento: estimativa de custos, informações sobre a autoridade de gastos
• Cronograma ou Marcos: quando o projeto estará completo, e quais são os principais marcos?
• Restrições e Suposições: quais são os parâmetros conhecidos e desconhecidos do projeto neste momento
• Resumo dos Riscos: uma visão geral de alto nível das principais ameaças ao sucesso do projeto
• Equipe e Organização: lista quem trabalhará no projeto, quem supervisiona o projeto e delineia suas funções
• Aprovações: um espaço para as partes interessadas registrarem sua aprovação (ou desaprovação) do documento de carta

Além dessas seções da carta do projeto, você também pode incluir um anexo com documentos como, por exemplo:

• Lista de entregáveis: se os entregáveis já estiverem definidos, esta lista contém detalhes sobre cada produto – o que é e quais são seus critérios de sucesso.
• Documentos de programação: um cronograma, calendário ou outro documento que ilustre o cronograma do projeto com detalhes sobre cada marco ou fase
• Plano de comunicação: isto inclui detalhes sobre como cada pessoa envolvida será mantida informada sobre o progresso, mudanças, etc. (Veja aqui como criar um plano de comunicação)

O Project Management Book of Knowledge (PMBOK) é uma boa fonte para amplas discussões sobre muitos desses elementos, e o Project Management Institute tem um excelente guia para ajudar você a passar por esse imenso livro. Agora que você sabe mais sobre o Termo de Abertura de Projeto, deixe seu comentário!