PMO: Guia Completo

Um Escritório de Gerenciamento de Projetos, geralmente abreviado como PMO, é uma funcionalidade de apoio a projetos organizacionais que auxilia os gerentes de projetos no gerenciamento de projetos.

Não há definição exclusiva de um PMO, e as funcionalidades e responsabilidades variam muito. Ele é altamente dependente das necessidades de apoio a projetos da organização. Veja alguns exemplos que o Stakeholder News trouxe.

• Vários PMOs executam tarefas de gerenciamento de projetos, e outros trabalham com capacidade consultiva.
• Alguns deles são a causa da organização, e outros são a causa dos projetos pessoais
• Alguns têm a responsabilidade de fazer escolhas planejadas, e outros não.
• Certos trabalhos como base do pessoal de gerenciamento de projetos, que são “emprestados” a projetos pessoais
• Alguns trabalhos na área da teoria de gerenciamento de projetos (por exemplo, o estudo da economia de custos ou o procedimento do caminho crítico), e outros tratam da aplicação de metodologias (como PRINCE2, ou o Project Management Knowledge Corps)

O que é o PMO?

O Project Management Body of the Understanding (PMBOK) define um PMO como:

Uma composição organizacional que padroniza os processos de gerenciamento de projetos e permite o intercâmbio de recursos, metodologias, ferramentas e técnicas.

Você notará que os papéis de um PMO não permanecem definidos. Nem o PMBOK, nem o PRINCE2, nem a Sociedade Universal de Gerenciamento de Projetos (IPMA) definem as funções de um PMO, deixando assim as funções e responsabilidades para a organização pessoal. Entretanto, existem funcionalidades comuns que são encontradas na prática, na maioria das PMO.

Qual é o Papel do PMO?

Os PMOs são conhecidos por fazer muitas coisas, incluindo

• Fornecer funcionalidades de apoio a projetos, tais como organização e elaboração de orçamentos
• Fornecer orientação especializada para funcionalidades de gerenciamento de projetos, tais como planos de gerenciamento de projetos,pesquisas com partes interessadas e estudos de risco
• Manter, desenvolver e aplicar regras e metodologia de gerenciamento de projetos como PMBOK ou PRINCE2 em toda a organização
• Apoiar as ferramentas e o software de gerenciamento de projetos da organização
• Treinamento, mentoria, coaching e supervisão
• Gestão de recursos compartilhados
• Preservar as lições aprendidas
• Cultivando uma cultura de excelência na organização
• Fornecer uma casa para modelos padrão como planos de gerenciamento de projetos, gráficos de projetos e registros de perigos
• Medindo o progresso do plano
• Controle do plano (através do estudo do custo ganho, etc.)
• Coordenação da comunicação entre os projetos
• A Realização de Eleições

Qual é a Diferença entre o Papel do PMO e do Gerente de Projetos?

O escritório de gerenciamento de projetos é composto por muitas pessoas diferentes na organização. A maioria dos membros do escritório são especialistas experientes que têm anos de experiência no local de trabalho. Dependendo da organização, os membros do pessoal podem se reportar aos executivos de nível C, ao vice-presidente, ou ainda melhor.

A maioria dos escritórios terá um diretor ou gerente do PMO que terá que supervisionar todos os projetos da organização. Abaixo do diretor, gerente de programa ou de projeto permanecem os responsáveis pelos projetos pessoais. O resto do pessoal desempenhará várias funções de apoio.

Leia Mais: Influência do PMP e PMO nos Projetos

Essas funções de apoio podem incluir tarefas que vão desde o planejador do projeto até os membros do pessoal administrativo. As funções de apoio têm o potencial de consistir em coleta de dados precisos, construção do cronograma do projeto ou treinamento de PMO. Eles têm a possibilidade de ter experiência única, portanto, têm a possibilidade de ajudar nos projetos.

Devido ao papel central que o escritório desempenha na organização, o treinamento PMO é fundamental demais. Os instrutores e treinadores têm a capacidade de treinar outros funcionários em coisas tais como liderança, preparação de PMP, ferramentas de programa ou treinamento de alinhamento comercial.

Quais são os Benefícios de um PMO?

Uma PMO beneficia sua organização de várias maneiras. Ajuda você a manter seus projetos no caminho certo, obter orientação e comunicar-se entre si. Os projetos em toda a organização podem se beneficiar de ter um escritório encarregado da gestão de projetos.

Um objetivo principal é manter os projetos nos trilhos desde o primeiro dia. Um PMO ajuda a realizar seus projetos dentro do prazo e o alerta quando o cronograma, orçamento ou outras métricas não correspondem ao projeto. Isto torna possível que você conserte o problema anterior de arruinar todo o plano, deixando muitas pessoas coçando a cabeça e se perguntando o que deu errado.

Parte da definição de PMO envolve o compartilhamento de recursos para todos os tipos de projetos. As empresas se beneficiam porque isso significa que o PMO pode realizar um plano para utilizar os recursos da organização da melhor maneira viável. Se você estiver lutando para usar recursos limitados em projetos ilimitados, um PMO pode ajudar a minimizar isso.

Com um PMO, os projetos ganham orientação e clareza extras. O escritório de gerenciamento de projetos tem uma visão geral da organização, de modo que eles podem trabalhar com cada departamento para alinhar os projetos com a tarefa geral da organização e os planos de longo prazo. Como eles têm uma perspectiva de grupo, eles entendem como apartamentos e unidades diferentes têm o potencial de causar impacto uns nos outros.

A construção de um PMO também ajuda com o projeto de comunicação da organização. Ao interagir com apartamentos e gerentes diferentes, eles são capazes de colocar todos na mesma página e tornar a comunicação positiva mais fácil. Eles têm a capacidade de garantir facilmente que cada mensagem seja ouvida e compreendida por toda a organização.

Onde muitas pessoas veem um PMO como um preço desnecessário, ele pode acrescentar um custo relevante à sua organização que vale o investimento. Este escritório pode ajudar a melhorar a satisfação do cliente, aumentar a produtividade e minimizar o número de projetos fracassados. Além de dar projetos abaixo do orçamento, você também pode fazer com que seus projetos estejam alinhados com os objetivos da empresa.

Como é estruturado um PMO?

Defina os Objetivos do PMO

Existem 3 tipos diferentes de escritório (Administrativo, Proativo e Híbrido). É essencial compreender precisamente o escopo e os objetivos , porque o que deve ser implementado para um PMO que ensina relatórios é muito menos do que para um PMO pró-ativo. É essencial ser claro sobre os objetivos para estar alinhado com as expectativas do patrocinador. Caso contrário, você pode gastar muito tempo e esforço e o resultado final pode não atingir as metas. Isto resultará em um patrocinador infeliz (e possivelmente não será bom para a progressão na carreira).

Tentar traduzir os objetivos da escritório de projetos em uma sequência de pequenas vinhetas que possibilitem articular e chegar a um consenso com patrocinadores e partes interessadas. Talvez você queira pensar em capturá-las em uma perspectiva e declaração de tarefas claras. A declaração deve obviamente articular o que a PMO está tentando alcançar para que seja simples para que todos entendam. Como isto é revisto com as partes interessadas, faça ajustes para alcançar o grau desejado de acordo.

Este é um exercício ideal, já que também ajuda a conceituar claramente o que deve ser alcançado.

Patrocínio

Este passo é obrigatório. Sem o patrocínio dos altos executivos, será bastante difícil, até mesmo impossível, de ser realizado. Sem este mandato, você verá que os diretores e os grupos de planejamento resistirão. A razão disto é que um PMO proporcionará transparência no desenvolvimento dos projetos, mesmo quando os projetos não estiverem indo bem. Alguns gerentes de projeto ficarão desconfortáveis com isso, pois perdem algum controle sobre o fluxo de mensagens sobre o status do plano.

Eles precisarão capturar os objetivos do escritório de projetos, conforme definidos no passo 1, e então acordá-los com o patrocinador do PMO. Eles devem então fazer com que o patrocinador comunique que um PMO será formado, os objetivos e confirme que eles têm um mandato para gerar o escritório de projetos. Esta comunicação deve ser pelo menos sob a forma de uma correspondência eletrônica clara e concisa para todos os recursos relevantes. Melhor ainda é se o patrocinador der o mandato em reuniões apropriadas, prefeituras, etc.

Conceituar instrumentos e processos PMO

Com base nos objetivos acordados, liste as funcionalidades que o escritório de projetos precisará apoiar. Mais uma vez, para facilitar o trabalho, considere que funcionalidade de alto nível é necessária, e então entre em mais detalhes sobre os níveis mais baixos de funcionalidade, uma vez que ela é primordial.

Organização do PMO

Quando você tiver calculado quais ferramentas e processos precisam ser estabelecidos, você pode pensar em quantos e que tipo (habilidades) de recursos são necessários.

Novamente, é fundamental que você construa um PMO que seja capaz de realizar os objetivos. Este passo pode ser bastante difícil porque, até que o custo tenha sido demonstrado, os melhores gerentes estão relutantes em investir em recursos.

Este é um excelente exercício para desenhar a organização do escritório de projetos em um diagrama organizacional. Isto o ajudará a pensar sobre a composição e como ela apoiará a colaboração das partes interessadas. Também fornecerá um arquivo bastante eficaz que você poderá compartilhar com grupos de planejamento, etc., uma vez que eles perguntem como o PMO apoia e se envolve com a organização.

Para superar esta barreira, vale a pena lembrar ao patrocinador que o objetivo do escritório de projetos é proporcionar transparência através de relatórios precisos que permitirão a identificação precoce dos problemas/perigos que afetarão o sucesso da entrega. As despesas iniciais economizam um custo maior a longo prazo, uma vez que as datas não são cumpridas, as vantagens não se materializam, etc.

Compromisso e comunicação

Este é um passo bastante fundamental. Há uma necessidade de identificar os principais interessados no PMO, especialmente os responsáveis pela gestão de projetos e programas. Certifique-se de que eles entendam o que você pretende fazer, o que se espera deles e, o mais importante, como você os ajudará. Lembre-se de que a comunicação é bidirecional, o fato de você ter entregue uma mensagem não significa que ela tenha sido recebida, compreendida ou aceita. Lembre-se de obter uma afirmação positiva.

Uma boa maneira de fazer isso é acompanhar as partes interessadas, perguntando-lhes se têm alguma pergunta e se querem mais informações. Isto tem o benefício adicional de permitir que você se envolva e se baseie em interações de trabalho.

Dica: Se o fluxo de informações for unidirecional, com o PMO exigindo informações (geralmente ameaçando nome e vergonha), você não obterá o grau de comprometimento solicitado e fracassará.

O PMO de maior sucesso é o que fornece apoio aos gerentes de planos, ele se torna um parceiro que fomenta um ambiente de confiança. Neste caso, os gerentes de planos serão honestos, o informarão sobre os problemas e então você será capaz de trabalhar com eles para ajudá-los a resolvê-los. Isto significa que mais projetos correm seu curso e todos permanecem felizes (especialmente você como chefe, porque você pode mostrar o custo do serviço).

Rotinas Mensais do PMO

A cada mês ou com maior frequência, espera-se que seja fornecido um status de projetos e programas. Portanto, é essencial realizar estas rotinas o mais rápido possível. Mesmo que cada um dos instrumentos e processos não tenha sido realizado, deve ser feita uma tentativa de implementar a rotina de relatórios o mais imediatamente possível. Em outras palavras, uma vitória instantânea e dará à alta gerência a confiança de que eles têm tudo sob controle.

Tenha em mente que as rotinas são documentadas e comunicadas a cada uma das partes relevantes. Isto ajudará a garantir que os conjuntos de planos saibam o que é esperado e até quando. Isto lhes permitirá administrar seu tempo e garantirá que as demandas regulares não sejam vistas como “exercícios de incêndio”. Os gerentes de projeto têm o potencial de se tornar muito agitados por aquilo que eles acreditam serem pedidos de última hora e serão bastante vocais para seus próprios patrocinadores de projeto.

É imperativo que quando eles tiverem horários e rotinas pré-determinadas, eles adiram a eles. Se não o fizerem, frustrarão as partes interessadas porque elas não saberão o que está acontecendo, resultarão em mais exercícios de incêndio e enviarão a mensagem de que as datas das reuniões não são realmente relevantes.

 

Conclusão

Se seus departamentos continuarem batendo cabeças e lutando com o trabalho em grupo, sua empresa vai ser menos positiva. Um PMO pode ajudar diferentes apartamentos a trabalhar em harmonia. Ele pode melhorar a comunicação, táticas de design para alocação de recursos e fazer mudanças relevantes em sua organização.

Você pode minimizar o desperdício de recursos e a incidência de projetos fracassados. Além disso, pode ajudar seus vários projetos a serem concluídos dentro do prazo e do orçamento. Se você quiser que sua organização se torne uma máquina bem oleada, um escritório de gerenciamento de projetos pode ser seu próximo passo.

Um escritório de gerenciamento de projetos é a solução que você tem procurado? Se seus apartamentos têm problemas de comunicação e compartilhamento de recursos, um PMO pode ser a escolha certa. Este tipo de gerenciamento de projetos também pode ajudar seus apartamentos a cumprir prazos e concluir projetos abaixo do orçamento.

Leia Mais: Tudo sobre Gráfico de Gantt