Uma comunicação do projeto deficiente faz muitos projetos terminarem sem sucesso

Muitos anos atrás, um bom gerente de projeto pode ter conseguido evoluir na carreira mesmo sendo um mau comunicador. Os clientes normalmente não gostam disso, mas desde que o gerente de projeto pudesse entregar o produto, o cliente pode ter sido inclinado a mantê-los na posição.

No mundo de hoje, no entanto, os projetos precisam ser realizados em parceria com o patrocinador e os clientes, e esta parceria requer uma sólida comunicação. Na verdade, muitos dos problemas em um projeto são realmente os resultados da má comunicação.

Um plano de comunicação do projeto pode ajudar, mas o gerente de projeto ainda precisa ser proativo. Má comunicação pode levar às seguintes situações:

Diferenças de expectativas

Os gerentes de projetos precisam se esforçar para garantir que todos os participantes tenham um conjunto comum de expectativas. Talvez seja tão simples como não informar alguns stakeholders que a data final do projeto foi alterada de 31 de dezembro para 31 de março. As pessoas tomam decisões com base nas informações que elas têm no momento, e se o gerente de projeto não mantiver todos sob um conjunto comum de expectativas, as coisas podem começar a ficar rapidamente fora de sincronia.

As pessoas se surpreendem

Se as pessoas não são informadas sobre o que está acontecendo, elas vão se surpreender quando ocorrerem mudanças. Comunicação proativa significa que você deve manter as pessoas atualizadas. As pessoas ficam com raiva e frustradas quando descobrem más notícias na última hora, quando não há tempo para ter um impacto sobre a situação.

Ninguém sabe qual é estado do projeto

Em alguns projetos, as pessoas não têm certeza de qual é o status. A comunicação nestes projetos é excessivamente resumida e concisa e não dá ao ouvinte uma noção real do que está acontecendo. Isso leva a confusão e expectativas não atendidas.

As pessoas são impactadas pelo projeto na última hora

Esta é uma das principais causas de problemas. Nesta situação, o gerente de projeto não se comunica de forma proativa com outras pessoas sobre as coisas que vão afetá-las. Quando a comunicação ocorre, é no último minuto e é tudo muito corrido. Isso frustra as pessoas e leva a conflitos inevitáveis.

Os membros da equipe não sabem o que é esperado deles

Má comunicação também ocorre dentro de uma equipe de projeto. Alguns gerentes de projeto fazem um mau trabalho ao falar com a sua própria equipe para explicar o que eles devem fazer. Isso causa trabalho extra e frustração adicional por parte do gerente do projeto e também aos membros da equipe.

Qual é a solução?

Na maioria dos casos os problemas de comunicação não são baseados em uma falta de habilidades, mas na falta de foco. Muitos gerentes de projeto colocam a comunicação no final da sua lista de prioridades. Quando eles se comunicam, as mensagens tendem a ser curtas e enigmáticas, como se eles estivessem tentando chegar ao resultado com o mínimo de esforço possível.

A chave para a comunicação é focar no ouvinte – não em si mesmo. Tente pensar sobre o que o receptor da comunicação precisa e as informações que serão mais úteis para eles.

Muitos projetos têm problemas. A má comunicação pode causar muitos problemas e agravar outros. Por outro lado, a comunicação proativa pode ajudar a superar muitos outros erros. Não considere que a comunicação seja um mal necessário. Em vez disso, use-a em sua vantagem para ajudar o seu projeto ir tranquilamente com menos frustrações, menos incertezas e surpresas.

Artigo publicado originalmente no site MPMM