A utilização da Análise SWOT no Gerenciamento de Projetos

Você entrou a fundo em seu projeto e quer garantir que ele supere todas as expectativas. A análise SWOT vai ajudar você e sua equipe a identificar potenciais problemas, considerar novas ideias, e pensar através de contingências. Ao ver seu projeto com novos olhos, você estará bem posicionado para ajustá-lo e melhorá-lo – assim você pode ter certeza de que ele é realmente de alto nível.

A análise SWOT (sigla em inglês para Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças) é uma técnica clássica ensinada em cursos de gestão empresarial. Ela ajuda você a avaliar objetivamente o estado atual do seu projeto, bem como suas possibilidades futuras, tanto positivas quanto negativas.

Embora isso soe bastante elementar, quando aplicado corretamente resulta em uma análise profunda que te posiciona para fazer ajustes em tempo real para melhor garantir o melhor resultado possível do seu projeto com o planejamento adequado.

O que fazer com a análise SWOT no Gerenciamento de Projetos?

S – Strenghts: Jogue com seus pontos fortes

O “S” de sua análise SWOT no gerenciamento de projeto é descobrir seus pontos fortes – os ativos internos que você tem em seu arsenal. Esses ativos são a espinha dorsal do seu projeto e desempenham um papel fundamental nas decisões estratégicas. Ao conhecer a sua empresa e os pontos fortes do projeto, você pode aproveitá-los ao máximo.

Comece com os membros de sua equipe. No que a sua equipe se destaca? Que tipo de treinamento exclusivo e experiências eles estão trazendo para a mesa? Existe alguém muito bom em organizar tarefas? Tem outra pessoa com uma capacidade excepcional para negociar ou um talento especial para a comunicação com os fornecedores?

Então, passe para o seu negócio: Qual é o seu produto ou proposta diferenciada de venda de serviços? Qual é a identidade de marca da sua empresa? Independentemente da natureza do seu projeto, seja este uma iniciativa de RH ou a implementação de um novo sistema de contabilidade, ele é afetado de grandes e pequenas maneiras pelo o que a sua empresa está “vendendo”. Permanecer atento aos pontos fortes exclusivos do seu produto ou serviço ajuda a garantir que o projeto permaneça alinhado com os objetivos da organização como um todo.

W – Weaknesses: Abordar Pontos Fracos

Depois de tomar algum tempo para catalogar as vantagens internas que você pode aproveitar, é igualmente importante identificar as desvantagens internas – o “W” para pontos fracos – que se interpõem no caminho do sucesso de seu projeto. Não se trata de fazer uma lista de queixas e reclamações. Trata-se de fazer uma avaliação objetiva dos desafios e obstáculos que sua equipe irá enfrentar.

Algumas fraquezas estão enraizadas em problemas globais da empresa, tais como problemas de gestão, falta de comunicação interna, baixos orçamentos de marketing, sites desatualizados, reputação, etc..

Outros desafios são específicos do projeto. Será que sua equipe precisa de treinamento adicional? Será que um consultor seria útil com um aspecto específico da implementação? Como está o seu pessoal de suporte? Você precisa mais engenheiros? Os custos do projeto estão colocando você no caminho para estourar o seu orçamento? Você sente falta de alguma tecnologia-chave?

Depois de ter identificado os pontos fracos internos mais críticos, você pode dividi-los em duas listas: aqueles que você deve aceitar e aqueles que você pode ser capaz de mudar. Problemas globais da empresa estão muitas vezes fora de seu controle. No entanto, ao entender o alcance e impacto desses problemas, você e sua equipe podem ser capazes de antecipar e minimizar os efeitos adversos sobre o seu projeto.

Listar e priorizar os pontos fracos, a fim de considerar as possíveis soluções é um dos aspectos mais importantes da análise SWOT no gerenciamento de projeto. Debilidades específicas do projeto estão muitas vezes dentro de seu controle, pelo menos até certo ponto. Embora alguns desses problemas possam exigir que você se aproxime da diretoria para discutir uma alteração do orçamento, do cronograma ou das expectativas do projeto, isso pode aumentar drasticamente as chances de sucesso.

O – Opportunities: Explorar as Oportunidades

Depois de analisar os pontos fortes e fracos internos, é importante avaliar como fatores externos poderiam influenciar o resultado do projeto. Comece pela verificação de oportunidades inexploradas, o “O” no SWOT.

Oportunidades externas variam de novas tendências de mercado, atualização tecnológica, expansão geográfica, redução de custos, ou mesmo a simples colaboração com contatos de redes externas para identificar novos fornecedores ou clientes.

Este segmento da análise SWOT no gerenciamento de projeto é uma ótima ferramenta para formação de equipes. Faça sua equipe participar do debate e permita que eles sejam realmente criativos. Você pode se surpreender ao descobrir novas oportunidades que levarão seu projeto para o próximo nível.

T – Threats: Proteção Contra Ameaças

Termine a sua análise SWOT com o “T” das ameaças. As ameaças externas são diferentes dos pontos fracos internos, especialmente porque elas podem ser mais difíceis de reconhecer ou prever. Elas não só inviabilizam projetos, mas também podem ameaçar a estabilidade de toda a sua empresa. Estas ameaças vêm de muitas formas, incluindo os mercados flutuantes, concorrentes superiores, desafios tecnológicos, ou até mesmo desastres naturais.

Embora você não possa se proteger contra todas essas ameaças, você pode estar ciente de seu potencial e fazer ajustes de forma proativa para o seu projeto, conforme necessário. Por exemplo, se os preços das passagens aéreas estão subindo rapidamente, você pode ter de cancelar alguns encontros presenciais e optar por uma videoconferência com compartilhamento de tela. Ou se um concorrente criou um programa muito superior, você pode precisar falar com sua diretoria sobre alterar seu plano de projeto.

Analisar e compreender as ameaças externas é vital para garantir que sua equipe permaneça vigilante e sensível a qualquer coisa que poderia ser um prejuízo para o sucesso do projeto.

Reunindo as etapas de análise SWOT no Gerenciamento de Projetos

A análise SWOT no gerenciamento de projeto não deve resultar em listas de intenções fracas e vagas. Nada vai frustrar sua equipe mais do que fazê-los perder tempo com ideias que nunca chegam a ser concretizadas. Em vez disso, use esta ferramenta para criar ações específicas, mensuráveis e pessoal. Isso impede que a análise SWOT seja meramente um exercício intelectual e assegura que ele faça o que se destina a fazer – ajudar você e sua equipe a fazer correções de curso vitais para que o seu projeto supere todas as expectativas.