Dicas para criar estimativas de projeto


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As estimativas são uma parte muito importante do seu projeto e, muitas vezes, podem ser menosprezadas. A verdade é que se você deixar de fazer boas estimativas, você provavelmente vai ter dificuldades de se manter dentro do cronograma ou orçamento, e durante o seu projeto (ou depois), pode ser difícil de analisar por que você está fora daquilo que planejou.

Existem algumas dicas importantes que podem ajudar você com isso:

1. Liste o que está sendo estimado

Parece óbvio à primeira vista, mas pense comigo. Listar o que está sendo estimado é mais do que simplesmente escrever: Programação = 40h. Se você revisar sua estimativa 6 meses mais tarde, você não terá absolutamente nenhuma ideia do que foi incluído dentro dessas 40h.

É importante listar cada item específico do seu projeto.  No entanto, quão detalhado você deve ser? Detalhado o suficiente para que você seja capaz de compreender suas estimativas daqui a 6 meses, mas também, detalhado o suficiente para ser capaz de estimar cada item facilmente. Você terá mais precisão ao estimar separadamente algo como “formulário de contato, Google maps, descrição de cada um dos membros da equipe” do que apenas “página de contato”.

Isto também será muito útil quando você estiver gerenciando mudanças dentro de seu projeto, porque ficará claro o que foi incluído em sua estimativa.

2. Estime horas dependendo do tipo de recurso

Uma vez que seus itens estão listados, você deve certificar-se de estimar os recursos necessários separadamente. Usando novamente o exemplo do website, evite algo como “Home page: 40h”, já que seria mais sensato separar assim: “Designer 15h, Programador PHP 10h, Controle de Qualidade 10h”.

3. Inclua a precisão da estimativa

Isto é importante e pode realmente lhe poupar alguma dor de cabeça no futuro. Uma estimativa pode ser exata, pode ser aproximada, ou pode ser apenas uma ideia geral. É importante que a sua estimativa inclua essas informações.

Por exemplo, alguém poderia pedir-lhe uma estimativa rápida para uma tarefa e você lhe dirá  “em torno de R$ 30 mil”. Talvez esta estimativa passe a fazer de seu orçamento de projeto. Depois do início do projeto, você vai fazer estimas mais detalhadas e pode ter que sinalizar que o orçamento faz mais ou menos sentido, e é aí que você vai ser informado de ele foi preparado a partir de sua estimativa, e agora é tarde demais. Soa familiar?

Inclua a precisão na sua estimativa, se foi uma estimativa rápida para dar a seu colega uma ideia, então 50%-75% pode ser a variação da estimativa, portanto, ao invés de simplesmente dizer “R$ 30 mil”, você vai dizer ao seu colega que pode variar de  “R$ 15 a 45 mil”. Uma estimativa mais precisa pode ter uma variação de 5-10%.

4. Inclua hipóteses

Uma hipótese é considerada um “fato” somente no momento em que está sendo identificada. Assim, justifica-se que a estimativa de cada item inclua a hipótese com a qual foi feita.

Por exemplo, se você estiver estimando o tempo que demora para preparar um formulário de cadastro em um website, você pode assumir que este terá entre 12 e 15 campos. Geralmente esses pressupostos também devem ser listados na proposta de sua empresa para o cliente para que você possa controlar o escopo facilmente se cliente acabar pedindo 30 campos neste formulário.

Lembre-se que você pode rever isso mais tarde em seus projetos, portanto você deve ter certeza de que o que foi estimado está claro.

5. Não se esqueça do tempo para gerenciamento de projetos

Você não ousaria esquecer isso, certo?

Geralmente, este tempo é calculado a partir de uma porcentagem do resto da estimativa. Ele pode variar em torno de 10 a 20%, ou até mais, dependendo do tipo de cliente, o tipo de projeto, o tipo de equipe, etc. Você também pode querer listar todas as tarefas de gerenciamento de projetos, e estimar cada uma deles separadamente, se preferir. No entanto, esta estimativa vai lhe tomar mais tempo, e pode ser difícil ter qualquer nível de precisão para as atividades de gerenciamento de projetos..

Se você usar uma porcentagem, é importante levar em consideração a terceirização. Se você estimar 200h de trabalho e R$ 20.000 de terceirização para o desenvolvimento, você deve ter certeza de incluir o tempo para gerenciar os recursos externos também e não só adicionar 20% às 200h.

Observe que, dependendo da maturidade da empresa em gerenciamento de projetos, eles podem questionar o tempo estimado para estas atividades. Em outras palavras, eles podem não entender porque você está colocando este tempo adicional. Se esse é o seu caso, então, listar e estimar cada tarefa separadamente pode ser uma boa ideia para explicar seu ponto de vista.

6. Planeje uma reserva ou contingência

O ideal é que você seja capaz de incluir um pequeno orçamento para eventos inesperados, pequenas mudanças, ou erros. Se assim for, um percentual de 5-10% pode ser aplicado à sua estimativa global.

Se for um pequeno projeto simples, então a reserva pode não ser justificada, e neste caso você vai querer evitar que custe muito, também.

7. Planeje os Riscos

Isso se aplica a projetos mais complexos que tem um potencial de risco. Você pode ter que gerenciar de perto os riscos, criar protótipos ou executar quaisquer outros planos de mitigação.

Se for esse o caso, ter estimativas de tempo e orçamento para gerenciar / executar tudo isso pode ser facilmente justificado e deve ser incluído.

Note que isso deve ser evitado para projetos padronizados e simples que não apresentem riscos reais, ou quando a reserva ou contingência poderiam garantir esta segurança.

Autor: Christian Bisson

Artigo publicado originalmente no site PM Hut

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