Inclua treinamento em seu plano de projeto


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Os gerentes de projeto naturalmente gravitam em direção do que eles sabem mais quando eles montam um plano de projeto. Claro, nós recebemos todos os dados de entrada necessários dos chefes de departamento, além e recursos que estão realmente fazendo o trabalho, mas sempre reservamos uma afinidade com as áreas em que nós trabalhamos pessoalmente anteriormente. Por exemplo, se você é um programador de software com conhecimento em desenvolvimento, você naturalmente vai gastar mais tempo construindo essa parte do plano. Se a você é especializado em análise de negócios, provavelmente a  seção de planejamento de seu plano de projeto será bastante robusta.

A capacidade de preencher as lacunas com um vasto conhecimento ou experiência é maravilhosa. O inverso também é verdadeiro. Aquelas áreas em que não ter muita experiência poderiam ter enormes passos ou seções faltando… o que não é uma coisa boa. Treinamento é uma dessas áreas, simplesmente porque está muito distante no futuro.

O treinamento é muitas vezes relegado a ser um único item isolado no plano do projeto, aparecendo depois de dezenas de outras fases, entregas ​​e tarefas. É como se estivéssemos perdendo o interesse chegando ao fim, e, literalmente, adicionássemos “treinamento” como uma reflexão tardia.

Porque o treinamento deve ter mais atenção.

Estávamos lançando uma nova versão do software para um grupo ansioso de usuários. A sessão de treinamento foi marcada para terça-feira às 8:30. Poucas pessoas apareceram. Todo mundo começou a se dispersar 15 minutos depois do início da sessão, saíram da sala para tomar seu café e, eventualmente, voltaram para os seus lugares por volta das 9:00. Algumas pessoas que deveriam aparecer não apareceram. Outras pessoas que não deveriam aparecer… apareceram.

Trinta minutos se foram.

O show tem que continuar, então o treinamento começou. Alguns poucos trouxeram seus próprios laptops, outros utilizaram aqueles que foram disponibilizados na sala de treinamento. Todo mundo foi instruído a iniciar o software para que pudéssemos começar do mesmo ponto. Mãos começaram a subir imediatamente. “O que significa que eu não tenho a última versão no meu computador?“, Perguntou uma pessoa. “Eu recebo um erro quando eu clico no link“, outra pessoa afirmou. “Eu não consigo logar neste computador“, alguém disse. “Alguém sabe a senha?“. O suporte técnico foi chamado, e orientaram os participantes que estavam tendo problemas.

Mais 15 minutos se foram.

Finalmente, todos estavam prontos para começar. O problema agora era que metade das pessoas já havia partido na frente. Enquanto o suporte técnico estava ajudando metade dos usuários a se conectar, o resto seguiu em frente com o aplicativo e começou a fuçar. Eles agora tinham de ser trazidos de volta para o início para que todos pudessem começar no mesmo lugar.

Mais 5 minutos se foram.

A partir disto, foi como pastorear gatos, na medida em que todos tentaram seguir junto com o instrutor no telão. Os participantes não tinham um material de apoio, e se inclinavam constantemente uns sobre os outros para fazer perguntas ou tentar encontrar o ponto certo em que deveriam estar. Havia várias conversas acontecendo ao mesmo tempo enquanto todo mundo tentava, ao menos, tirar algo útil do treinamento.

Por quê? Porque tudo o que estava no plano de projeto era um item isolado: treinamento.

O que incluir no Plano de Treinamento

Como poderia ter sido evitado este desastre? Há muito mais para o treinamento do que apenas juntar um monte de gente na sala, usar um projetor, e conduzir todos pelo tema. O plano de treinamento deve, no mínimo, incluir o seguinte:

Lista de Participantes Confirmados – Certifique-se que você tenha uma lista de participantes confirmados alguns dias antes do encontro. Isso vai ajudar o treinador saber quanto material complementar (manuais, agendas, etc) preparar. Você também deve contar com algumas pessoas que não confirmam, mas aparecem de qualquer maneira, e ter bastante material extra (incluindo laptops) para que possam ser envolvidos. A confirmação lhe permite enviar um lembrete para todos sobre que horas a sessão de treinamento começará.

Horário de Início Rigoroso – Faça um estardalhaço sobre o horário de início do treinamento. Você não está colocando um horário apenas por diversão. Se você disser 8:30 então comece às 8:30. Não é justo para aqueles que aparecem na hora certa esperar por aqueles que não conseguem se organizar. Inicie a sessão de treinamento no horário, independentemente de quantos estão lá. Você vai rapidamente ganhar a reputação de não ficar esperando e as pessoas vão ajustar o seu comportamento de acordo. É doloroso começar com apenas um punhado de pessoas? Sim, é absolutamente doloroso. As pessoas que chegam atrasadas tomam um tempo valioso e interrompem os progressos realizados na sessão de treinamento. Mas, é muito mais importante respeitar o tempo de quem apareceu, nem que seja para mostrar apreciação pelo esforço que fizeram em ser pontuais.

Preparação da sala – Este ponto é enorme. A preparação da sala deve ser feita com um dia de antecedência para garantir que cada computador pode ser conectado. E uma vez que você fizer login, você pode acessar o aplicativo? A rede está funcionando? Há problemas com a velocidade ou o desempenho, pois o laptop para o treinamento ainda está executando o Windows 3.1 e está tudo pronto para ser conectado a um modem de 56k? Existe algum pré-requisito de software que deve ser carregado para que o aplicativo que está sendo usado para o treinamento possa funcionar? Você ainda tem que considerar aqueles que estão trazendo seus próprios laptops. É por isso que você deve se certificar de possuir uma lista de participantes precisa. O máximo que puder, confirme que tudo vai funcionar como esperado em suas máquinas antes do treinamento começar. Quando tudo isso deve ser feito? O ideal seria no dia anterior (ou dias, dependendo de quão grande será o treinamento), antes da sessão de treinamento começar. Isto lhe dará tempo suficiente para solucionar todos os problemas que surgirem. Não pense que você vai chegar lá mais cedo no dia do treinamento para resolver tudo (digamos 8:15), para uma sessão de treinamento  que começa às 8:30. Eu garanto que a situação vai ficar feia.

Agenda e Apostilas – Deve haver uma agenda, folhetos, manuais de treinamento e outras informações relevantes à disposição de todos quando eles entram na sala. Isto irá manter todos na mesma página e fornecer um senso de direção e realização na medida em que o treinamento progride.

O treinamento é importante em um plano de projeto? Pode acreditar que sim. Ele merece mais do que apenas uma menção no final do plano. Passe algum tempo com o seu departamento de treinamento para realmente conhecer os meandros do que eles têm que fazer a cada dia. Isto vai lhe permitir ter todas as informações e se certificar de que a seção de treinamento em seu plano de projeto seja tão robusta como as seções que você ama montar!

Autor: Jason Westland

Artigo publicado originalmente no site ProjectManager.com

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