Mantendo a transparência em projetos difíceis


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Equipes de gerenciamento de projetos trabalham duro para ser transparentes em suas ações. Elas estão bem conscientes de que os stakeholders e a equipe executiva estão observando cada projeto, e, por vezes, parceiros externos e até mesmo o público também pode estar observando. Esta transparência ocasionalmente encontra desafios, mas existem estratégias seguras que os profissionais de projetos podem usar para permanecerem no caminho certo e manterem a clareza em cada tarefa, recomendação e decisão que eles desempenham.

Comunicação

Esta é de longe a mais poderosa ferramenta que um gerente de projetos tem à sua disposição quando se trata de manter a transparência. Comunicar-se com os stakeholders é fundamental, seja para divulgar o cronograma quando há interrupções no trabalho ou fornecer uma atualização sobre a disponibilidade de recursos. No entanto, comunicações precisam ser uma via de mão dupla. Os stakeholders ​​devem ter um caminho para fazer perguntas, expressar preocupações e solicitar informações adicionais.

Para simplificar as comunicações que chegam ao gerente de projetos, muitas vezes é uma boa ideia fornecer um mecanismo claro para submeter perguntas. Além disso, a equipe deve responder a perguntas tão rapidamente quanto possível. Se a informação que os stakeholders querem não está disponível ou não pode ser liberada devido a preocupações de confidencialidade, é melhor divulgar o que você pode do que levantar suspeita ou desconfiança nas mentes dos stakeholders.

Consistência

Garantir aos stakeholders ​​que a sua equipe é transparente em suas ações se torna quase impossível se sua equipe não é consistente em suas comunicações e outras mensagens. Embora isso possa acontecer inocentemente, como quando informações atualizadas ainda não foram retransmitidas para todos os membros da equipe, o provável dano provocado ao grupo será difícil de reparar.

Uma boa estratégia para evitar inconsistências inadvertidas ou falhas de comunicação é designar alguns membros-chave da equipe para lidar com a distribuição de informações e encaminhamento de dúvidas que vêm através de outros no grupo. Também pode ser prudente ter alguém responsável por revisar materiais do projeto (gráficos, diagramas, relatórios, etc.) antes da liberação para fora da equipe do projeto. Isso ajuda a trazer toda a gama de comunicações sob o mesmo guarda-chuva de mensagens e também adiciona outra camada de controle para quaisquer datas, números ou outros dados sendo produzidos.

Dados

Em muitos casos, os dados que sua equipe usa para tomar decisões estratégicas e orientar os seus esforços de planejamento serão fundamentais para dissipar as dúvidas e as preocupações dos stakeholders. Todos, do grupo de liderança aos usuários finais, querem saber que as ações do gerente do projeto estão baseadas no senso e na razão.

A solução é deixar o máximo de informações disponíveis para análise quanto possível, para que outras pessoas fora da equipe de gerenciamento de projetos sejam capazes de examinar e entender porque os conjuntos de dados suportam as conclusões, decisões e recomendações do gerente de projetos. Lembre-se também de fornecer fontes para sua informação. Se os dados são provenientes de fora da organização, deixe isso claro para o contexto.

Determinação

Não estou falando da resistência à mudança ou uma hesitação para permitir que aqueles que estão fora do projeto participem como verdadeiros parceiros. Em vez disso, trata-se da necessidade do gerente de projetos absorver a pressão externa que pode ser destinada a influenciar a forma como as decisões são tomadas, cronogramas desenvolvidos, orçamentos criados, ou prioridades definidas. Frequentemente há stakeholders – inclusive alguns que detêm o poder de autorização sobre os recursos que a equipe de projeto requer – que gostariam de ver as suas necessidades no topo da lista de prioridades.

A adesão às melhores práticas e uma metodologia comprovada de planejamento e controle é a melhor maneira de resistir a este tipo de pressão potencialmente destrutiva. Bons protocolos de gerenciamento de projetos irão evitar que a equipe comprometa seus esforços ou concorde com comprimir ou pular etapas críticas.

Artigo desenvolvido pela equipe do PM-Alliance