O que é scope creep, e como evitá-lo


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O Scope Creep (aumento de escopo gradual) é um dos piores inimigos para qualquer gerente de projetos se não for gerenciado de forma adequada. Isto inclui qualquer coisa que não fazia parte do escopo inicial do seu projeto e foi adicionado sem passar corretamente por qualquer processo de avaliação.

Um pequeno aumento de escopo pode não ter um impacto muito grande, mas se eles se acumulam, o projeto pode acabar severamente acima do orçamento ou fora do cronograma. Existem algumas fontes de aumento de escopo: pedido de clientes, a equipe adicionando mais ao projeto do está solicitado, requerimentos de projeto desconhecidos que foram identificados posteriormente, riscos que se tornaram problemas, etc.

Aqui estão algumas dicas para evitar esses aumentos do escopo:

Gerencie as expectativas dos stakeholders

Não importa quão grande é o que você entregar, se as expectativas dos stakeholders são superiores ao que foi entregue, então você vai ter custos adicionais ajustando o projeto, e vai acabar com um cliente insatisfeito. Todos esses ajustes se tornam aumento do escopo e irão devastar o orçamento, o cronograma e, potencialmente, todo o projeto.

Para gerenciar essas expectativas, é importante ser sempre muito claro com o cliente desde o início, comunicando o que está previsto para ser entregue, sem se esquecer de discutir o que está excluído do escopo também.

Outra dica, é não ter medo de dizer “não”!

Processo de gerenciamento de mudança

É importante saber qual processo deve ser seguido quando você identifica que um aumento de escopo está chegando. Você tem que falar com um gerente funcional? Há um conselho de aprovação de mudanças para o projeto? Você mesmo tem que administrá-lo?

Seja o que for, você tem que ter certeza de que o processo é claro. Assim, pelo menos você vai saber por onde começar se um aumento de escopo estiver chegando. Facilite! Então, uma vez que um aumento de escopo está no seu radar, você pode ir em frente e falar com a equipe  para discutir os impactos, apresentar um pedido de mudança para o conselho, ou você pode analisar o impacto do aumento de escopo e conversar com o cliente.

Comunicação dentro da equipe

Muitas vezes, a própria equipe pode adicionar um monte de custos não planejados para o seu projeto, que pode ter um efeito em cadeia ao longo de todo o projeto, pois seu cliente vai passar a ter expectativas superiores às que foram definidas inicialmente. Isto é conhecido como Gold Plating (“folhear a ouro”).

Então, para evitar isso, você tem que comunicar claramente o escopo para sua equipe. Além disso, deixe-os saber que as ideias são bem-vindas, mas as discuta antes de executar qualquer coisa. Se eles comunicam suas ideias, e elas são boas, você pode potencialmente obter mais orçamento e o cliente irá apreciar as ideias agregadas ao invés de aceitar tudo isso automaticamente.

Planos de mitigação

Riscos que se tornam problemas reais são considerados aumento de escopo, e o impacto pode variar de menor a horrível. Ao planejar com antecedência para evitar que qualquer coisa se ​​torne um problema, você pode impedir este tipo de aumento do escopo.

É sempre bom ter algum orçamento à parte para gerenciar riscos, mas isso pode não ser sempre possível, então pelo menos, mantenha um plano de mitigação de riscos, mesmo que você tenha que usar parte de seu orçamento (o que é melhor do que ter que encarar muitos problemas depois).

Em conclusão

Aumento de escopo pode fazer a diferença entre um projeto bem sucedido e um projeto fracassado. Portanto gerencie-o de forma adequada e seja proativo!

Autor: Christian Bisson

Artigo publicado originalmente no site PM Hut

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