Reuniões de projeto: 3 passos para maximizar a eficiência


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Reuniões de projeto são bastante fáceis de agendar e podem ser úteis, especialmente para obter respostas rápidas de um cliente ou de um recurso técnico quando necessário. No entanto, estas sessões também podem ser desperdiçadores de tempo. Frequentemente, pessoas erradas são convidadas e não é gasto tempo suficiente em planejamento de um curso de ação antes do início da reunião.

Para resolver esses problemas, é fundamental uma boa agenda e uma lista de coisas para resolver durante a sua sessão. Mas o que exatamente deve estar em sua agenda de reuniões de equipe? É uma pergunta que pode parecer trivial, mas a resposta atinge o cerne de uma ótima gestão de projetos, pois a coleta de informação eficiente é a chave para o progresso contínuo de um projeto. Aqui estão algumas dicas para gerenciar suas reuniões de projeto e um esboço de reunião que você pode usar várias vezes em seus compromissos.

Passo 1: Antes de suas reuniões de projeto

Idealmente, agende suas reuniões com pelo menos 48 horas de antecedência. Dependendo do ritmo do seu projeto e seus participantes, esta janela pode ser maior ou menor. Por exemplo, pode demorar uma semana ou mais para se conseguir entrar na agenda de um cliente de nível executivo. E um projeto de iteração rápida pode exigir só um dia para o agendamento. Mesmo assim, planeje com antecedência!

Além disso, pense e documente no convite da reunião o trabalho preliminar que precisa ser feito por você ou seus participantes para tornar a reunião mais produtiva. Você precisa que a desenvolvedora Darlene leve informações sobre o seu progresso ou quaisquer problemas que ela está enfrentando? O analista Alex deve atualizar itens pendentes antes do início da reunião? Tire um tempo para ser cuidadoso sobre qualquer tipo de informação que vai fazer a sua reunião ser mais útil para todos os presentes.

Passo 2: Durante a Reunião (Agenda)

Inclua os seguintes itens imprescindíveis em sua agenda da reunião:

Introdução: Abra suas reuniões do projeto com uma recepção rápida e uma visão geral da sua finalidade. Inclua itens de acompanhamento da última reunião e que você pretende abordar na reunião atual.

Atualização: Discuta itens preparados relevantes para o tema da reunião. Certifique-se de permitir que os membros da equipe saibam (idealmente já no convite para a reunião) que eles vão ser chamados para agregar valor à reunião.

O plano: cubra os itens da agenda de uma forma organizada. Certifique-se de permanecer no controle de sua reunião e fazer o seu melhor para evitar conversas fora de tópico que não abordam o propósito de sua reunião. Jogue quaisquer temas irrelevantes para a conclusão da reunião (se houver tempo) ou uma data e hora posterior.

Itens de Ação: Revise itens que precisam ser abordados e concluídos após a reunião acabar. Não deixe esses itens-chave ao acaso: atribua tarefas a indivíduos, dê as datas para a conclusão, e discuta a quem receberá o trabalho uma vez que estiver terminado. Esses itens devem ser revistos na parte de “Atualização” da sua próxima reunião.

Qualquer outro assunto: Se houver tempo, abra um espaço na reunião do projeto para discussão geral sobre outros itens. Esse pode ser um grande momento para discutir os principais temas de interesse e novos problemas, pois os participantes-chave já podem estar presentes. Aviso: Use esta seção de sua reunião com cuidado e seja respeitoso com o tempo das pessoas! Uma sugestão é liberar os participantes para irem embora se eles não tiverem nada mais a acrescentar.

Passo 3: Após a Reunião

Na condição de gerente de projeto, certifique-se de enviar um resumo da reunião aos participantes que não puderam comparecer, a todos os que receberam atribuições dos itens de ação, e aos stakeholders que podem não ter sido convidados, mas que ainda estão interessados em saber sobre o que foi discutido. Lembre-se, o seu trabalho é garantir que a produtividade da sua reunião não seja desperdiçada pela falta de acompanhamento. Mantenha contato com os membros da equipe para se certificar de que não existem obstáculos à conclusão do item de ação e, se você tiver disponibilidade, ofereça ajuda para facilitar os trabalhos necessários.

Autora: Kathlika Thomas

Artigo publicado originalmente no site A Girl’s Guide to Project Management

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