5 formas de obter requerimentos de projeto


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Todos os projetos começam com os requisitos. Afinal de contas, você tem que saber o que é que você está prestes a entregar antes que você possa começar a trabalhar. Mas como você obtém esses requisitos? Você pode ter sorte e ser convidado a trabalhar em um projeto onde os requisitos já estão claramente definidos. Talvez as necessidades do negócio tornem os requisitos realmente simples, ou talvez um analista de negócios já as tenha reunido e preparado as informações de escopo do projeto.

Por outro lado, você pode receber um breve resumo e ter que finalizar o escopo do projeto você mesmo. Nesse caso, você terá que trabalhar com todos os stakeholders para identificar os elementos importantes do escopo do projeto e preparar os requisitos do projeto. Você pode fazer isso com os membros de sua equipe visto que eles provavelmente têm suas próprias ideias sobre o que deve ser incluído no escopo do projeto. No entanto, você vai fazer sobre isso, você precisa de algumas técnicas, a fim de ser capaz de capturar tudo, então aqui estão 5 maneiras de reunir os requisitos do projeto.

1. Entrevistas

Uma das maneiras mais fáceis de reunir os requisitos de projeto é organizar uma entrevista um-a-um com os principais stakeholders. Você pode tirar o máximo de tempo que você precisa para se sentar com eles e descobrir exatamente o que é que eles estão querendo como resultado do projeto. Tenha uma lista de perguntas padrão, mas esteja preparado para ser flexível, já que você poderá notar que a discussão foi desviada de sua lista, para outros assuntos relacionados. Isso é bom, pois mostra que os stakeholders têm uma ideia clara do que eles querem. No entanto, vale a pena definir as expectativas em entrevistas como essa, pois caso não o faça, poderá deixar seus entrevistados pensando que eles vão conseguir tudo o que pedirem, o que é pouco provável que seja o caso!

A desvantagem das entrevistas é que elas podem consumir muito tempo. Elas também têm a desvantagem de gerar mais um trabalho administrativo para você, pois precisará reunir todas as entrevistas em um único documento depois de ter concluído todas as suas entrevistas. Você também pode achar que descobriu prioridades concorrentes ou conflitantes, o que pode ser difícil de gerenciar. O exercício de consolidação, no final de uma rodada de entrevistas pode ser tão absorvente como as próprias entrevistas.

2. Grupos de foco

Um grupo de foco é onde você reúne um grupo de stakeholders. Os grupos de foco são tradicionalmente usados com os clientes, para que você possa convidar os usuários finais de seu produto a uma sessão para discutir como eles se veem utilizando o produto. Isso funciona bem quando você tem um produto tangível, como uma parte de software ou um item, especialmente se você pode mostrar-lhes uma simulação durante a sessão.

Apesar do nome, grupos de foco podem ser um pouco fora de foco, por isso pense com cuidado sobre o que você quer obter da sessão. Se você puder aparecer com uma lista de perguntas estruturadas e facilitar o grupo, o formato de grupo de foco pode ser muito benéfico na elaboração sobre como os clientes querem interagir com o produto e, portanto, no sentido de obter alguns requisitos decentes.

3. Workshops

O Workshop é semelhante a um grupo de foco, embora Workshops tenham tipicamente mais pessoas e sejam focados internamente. Você pode convidar um representante do cliente, como alguém do Atendimento ao Cliente ou Vendas, mas geralmente você não teria os usuários finais presentes. Workshops são altamente interativos, então você pode usar todas as suas técnicas de facilitação para ajudar as pessoas a pensar sobre o que elas querem de seu projeto. Isto poderia incluir brainstorming e trabalho em pequenos grupos, ou quaisquer outras técnicas que você pode pensar para se certificar de que você use o tempo para obter a lista mais abrangente de requisitos possíveis.

Como se trata de um grupo interno e considerando que você convidou pessoas com autoridade para tomar decisões, você também pode usar o tempo para priorizar os requisitos que foram identificados. Se você puder levar o grupo a um ponto de consenso sobre o que deve obrigatoriamente estar no escopo e o que é apenas bom ter, então você vai ter um excelente progresso na definição dos requisitos do projeto.

4. Por Telefone

É possível conversar com seus stakeholders do projeto, por telefone, individualmente ou em uma chamada em conferência. Esta é mais uma forma de reunir os requisitos, mas, francamente, é mais útil para verificar a compreensão e a obtenção do acordo final do que para brainstorming. É muito melhor falar sobre requisitos quando estão todos na mesma sala, já que isso ajuda a compreensão. As chamadas em conferência podem ser um lugar muito frustrante para discutir coisas novas, e sem a capacidade de poder desenhar algo em um quadro, pode ser difícil passar o seu ponto de vista.

Evite chamadas em conferência, se puder, mas se você precisar usá-las para verificar a compreensão mais tarde, tente fazer isto com moderação.

5. Usando softwares de colaboração

Softwares de colaboração são muito melhores do que as chamadas em conferência para obter requisitos, mas não tão bom quanto encontrar-se cara a cara. A coisa boa sobre os softwares de colaboração é que você pode capturar o resultado eletronicamente. Você poderia até mesmo gravar a reunião inteira e torná-la disponível para outros para reprodução posterior.

Uma maneira alternativa para usar os recursos de colaboração do software é ter seu software aberto na reunião e usá-lo para capturar a discussão em tempo real. Isso vai lhe poupar uma sobrecarga de administração mais tarde, e significa que todos serão capazes de entrar e ver o resultado logo após a reunião. Quando você tem um documento de requisitos finalizado, você também pode enviar isso para o seu software de colaboração e todo mundo vai ser capaz de comentar sobre ele até que seja alcançado um acordo final sobre o escopo do projeto.

A captura de requisitos pode ser um desafio, e a maneira mais prática de fazer isto é usar uma combinação desses métodos. Em seguida, escreva todos os requisitos que foram identificados como uma lista, e trabalhe com seus stakeholders novamente para priorizá-las. Na maioria das vezes você vai achar que você foi solicitado a considerar muito mais exigências do que é prático incluir, e assim algo terá de ser abandonado. Conseguir um consenso sobre o que deixar de fora é provavelmente a coisa mais difícil de todas, por isso peça ao seu patrocinador para ajudar a arbitrar, se as discussões se tornarem difíceis! Você também pode sugerir a execução de uma Fase 2 do projeto se existem requisitos sensíveis o suficiente para justificá-la.

Artigo publicado originalmente no site ProjectManager.com

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