Quando faltam recursos para o projeto


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Isso certamente já aconteceu com todos os gerentes de projeto experientes do mundo. O projeto está indo bem – talvez esteja em uma tarefa ou fase crítica – e de repente você perde um recurso fundamental ou não pode inserir o recurso certo como planejado para o projeto. O que você faz? Como você reage? E igualmente importante – como é que você informa a seu cliente?

O processo de escalação

É sempre frustrante quando sua organização não tem a quantidade certa de recursos qualificados para abastecer plenamente todos os projetos que estão ativos em um determinado momento. Isto aconteceu comigo em todas as empresas que eu trabalhei e provavelmente está acontecendo com você agora. Na condição de Gerente de Projeto há algumas coisas que você pode fazer para combater isso, mas não há nenhuma garantia de sucesso com qualquer uma delas – a menos que sua organização esteja bem equipada para lidar com a situação. Aqui está o que você pode fazer:

  • Tenha um plano sólido de projeto em prática para identificar os recursos necessários por função de trabalho se nenhum recurso foi atribuído ainda;
  • Identifique os recursos necessários no início do projeto e envie solicitações de recursos (se um processo formal existir – se não existir faça informalmente), identificando aproximadamente quando os recursos-chave deverão embarcar no projeto;
  • Garanta que seu plano do projeto esteja nas mãos da gerência executiva em uma base semanal;
  • Quando estiver na hora durante o projeto para um novo recurso fundamental ser adicionado, reenvie o pedido de recurso do projeto formal para essa posição;
  • Se você não está recebendo seus recursos, escale a situação rapidamente – se você ficar quieto você não vai ter ninguém para culpar além de si mesmo.

O que não funcionou para mim

Você pode fazer tudo no mundo para obter o recurso certo para o seu projeto, incluindo tudo que listei acima, e isso ainda pode não fazer diferença. Alguns anos atrás eu estava liderando um projeto de muita visibilidade e tinha seguido este processo passo a passo. Eu tinha apresentado todos os meus pedidos de recursos no início do projeto. O plano do projeto foi detalhado por recursos e estava nas mãos de todos. Todo mundo que importava sabia exatamente o que eu precisava e quando eu precisava. Eu fui preciso. E eu reenviei os requerimentos do projeto quando estava na hora de um novo recurso crítico vir a bordo. Eu sabia que os recursos eram limitados. E, claro, o meu orçamento do projeto estava apertado… então eu certamente não queria um recurso caro a bordo muito cedo, quando eu ainda não precisava dele.

Eu consegui obter a maioria dos meus recursos dentro de um prazo razoável, sem muitas mudanças de tarefas no cronograma do projeto. No entanto, cheguei a um ponto crítico em que eu precisava de um arquiteto técnico experiente para realizar algumas atividades-chave de desenvolvimento. E sim, eu precisava de uma experiência específica. Eu pedi, eu reenviei o pedido, eu escalei a situação, e eu reenviei novamente uma vez mais o pedido. Demorou mais de 4 semanas para finalmente obter o recurso para o projeto. Eu consegui de mudar algumas tarefas do projeto que faziam sentido e obtive aprovação do cliente para ajustar o cronograma (o que exige negociação e muita explicação) e, portanto, foi possível de minimizar o impacto no cronograma do projeto para cerca de 2 semanas apenas. Ainda assim, parece ruim em um projeto de vários milhões de dólares quando você não pode obter um recurso fundamental de desenvolvimento para executar algum trabalho crítico bem no meio do seu projeto.

Olhando para trás, mesmo que eu tenha seguido o que eu considero ser o caminho adequado, eu deveria ter realizado escalação “face a face”. Eu deveria ter falado direto com o nosso CEO que é bastante acessível. Essas são as minhas lições aprendidas pessoais com esta sessão. Escalação é fundamental porque o gerente de projeto vai vestir o fracasso como uma grande mancha. Faça tudo o que puder para evitar isso – e é você quem tem de ser o forte defensor para o projeto, pois você pode descobrir que, por vezes, ninguém mais vai ajudá-lo no processo. O que eu fiz de errado foi ter ouvido continuamente e acreditado em meu Diretor do PMO de que o recurso estava por vir.

Resumo

O resultado final é este: recursos qualificados são difíceis de conseguir em quase todas as organizações. Especialmente em organizações matriciais, onde todos os seus recursos são compartilhados entre projetos. Você e só você (na condição de gerente de projeto) pode servir como o melhor defensor para o que você precisa em seus projetos. E você e só você sabe exatamente o que você precisa, então você tem que lutar pelo recurso certo… e percorrer todo o caminho até o presidente da empresa se for necessário.

Autor: Brad Egeland

Artigo publicado originalmente no site OnTrack

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