6 passos para recuperar um projeto que está fracassando financeiramente


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Há muitas maneiras pelas quais nossos projetos podem tomar um rumo negativo. Podemos deixar de cumprir requisitos cruciais logo no início, deixando-nos em uma situação delicada com o cliente sobre quem é responsável pelo deslize. Os processos podem levar muito mais tempo do que o previsto, jogando nosso cronograma totalmente fora do planejado. Nossa equipe de projeto pode estar ocupada com outros projetos “mais críticos” A lista de potenciais problemas é interminável.

Outro destes problemas, que também pode acontecer por muitos motivos diferentes, é que nosso orçamento do projeto entre em uma espiral irremediavelmente fora de controle.

Para começar, entenda que não há solução rápida ou varinha mágica que fará com que o problema do orçamento do projeto suma.

No entanto, há algumas ações que você pode tomar para assumir o controle sobre um orçamento que ainda não está muito longe do planejado, ou dar passos para ganhar algum grau de controle, mesmo com um orçamento de projeto que parece perdido.

Eu tenho certeza que existem muitas estratégias, mas segue minha lista pessoal de 6 caminhos que costumo usar:

1. Compartilhar, Compartilhar, Compartilhar

Eu sempre digo: compartilhe a informação financeira com sua equipe e com qualquer pessoa de importância que gere custos para seu projeto. Quanto mais eles enxergam os números reais, mais eles vão ser responsáveis por apresentar relatórios precisos do tempo e esforço para o seu projeto.

O que eu realmente quero dizer com isso? No final da semana, aquelas 5-10 horas do tempo que os membros da equipe do projeto sabem que trabalharam, mas realmente não sabem aonde alocar, devem ir a algum lugar. E o tal lugar vai ser o projeto cujo gerente de projeto não estiver observando as finanças atentamente.

Se você discutir as finanças e quaisquer preocupações com eles regularmente, então o seu projeto não vai ser aquele que vai ter essas “áreas cinzas” computadas. Confie em mim nessa. Melhor ainda, experimente, e veja por si mesmo.

2. Procure Oportunidades de Aumento de Receitas

Este é óbvio, mas sempre procure novas oportunidades de trazer receitas para o projeto. Por exemplo, digamos que você está executando o projeto com uma equipe remota na maior parte do tempo. No entanto, os executivos do cliente realmente se sentem mais confortáveis em ter a equipe técnica em tempo integral no local.

Isto traz uma oportunidade para que você apresente uma solicitação de mudança no projeto. Como? Proponha, por exemplo, que os líderes técnicos passem a ser um recurso local para o restante do projeto.

Eu fiz isso em um projeto com um analista de negócios. O resultado? Isso gerou uma rápida injeção de $ 130.000 na previsão de receitas e ajudou a aumentar a rentabilidade global do projeto.

A lição aqui é que você nunca sabe o que seus clientes do projeto estão dispostos a pagar até que você tente. A chave é garantir que seja algo que vai proporcionar benefícios ao cliente e possa vir a preencher uma necessidade identificada. Caso contrário, eles vão pensar que você está apenas tentando tirar dinheiro deles.

3. Revise as Faturas Passadas

Nunca é demais revisar as faturas antigas. Eu fiz isso uma vez por desespero em um projeto financeiramente instável e encontrei mais de US$ 25 mil em itens de faturas não pagas. Foram apenas descuidos, mas acontece.

Cada centavo ajuda a colocar o orçamento de volta nos trilhos.

4. Preste Muita Atenção no Scope Creep (Deslizamento de Escopo)

Como gerente de projeto, você deve constantemente prestar muita atenção ao escopo do trabalho no projeto. É muito fácil começar o tradicional “gold-plating” (adicionar melhorias cosméticas não solicitadas), mesmo sem perceber, apenas para aumentar a satisfação do cliente.

Você também deve prestar atenção ao que você diz “sim”, ao que sua equipe está lhe dizendo em reuniões de status (já que estão, muitas vezes, trabalhando mais próximos do cliente do projeto do que você está) e ao que seu cliente do projeto está solicitando. Você não quer ser o gerente de projeto que está constantemente dizendo “não” ou que está sempre gritando “isso está fora do escopo!”, mas você precisa observar o escopo cuidadosamente. Nunca faça um trabalho que você não está sendo pago para fazer, e nunca proponha ordens de mudança de pedidos do cliente que estejam claramente fora do escopo. Controlar o escopo é um aspecto crítico para ajudar o seu projeto a ficar, ou voltar, para a estabilidade financeira.

5. Mova as Fases

Esta dica provavelmente ajudará mais com problemas de cronograma do que problemas orçamentais. No entanto, pode permitir que você use os recursos menos caros ou os serviços de um fornecedor com custo mais baixo, sem atrapalhar os resultados desejados pelo cliente. Se você conseguir redistribuir as fases do projeto sem afetar o produto final, pode otimizar os recursos e reduzir seus custos globais. Mover as fases pode não ser suficiente para salvar um projeto que está fracassando financeiramente, mas pode valer a pena dar uma olhada.

6. Reavalie a Previsão de Uso de Recursos

Finalmente, olhe para a previsão de uso de recursos. Você pode diminuir horas em algumas tarefas aqui e ali e realizar o mesmo trabalho em menos tempo? Pode não haver muito ganho financeiro nisto, mas pode ajudar com alguns milhares de reais, e qualquer coisa ajuda a não ser que a situação já esteja completamente sem esperança. Jogue com diferentes cenários e, definitivamente, discuta este assunto com sua equipe antes de fazer quaisquer mudanças de previsão no cronograma ou custos oficialmente, pois eles são aqueles cujo esforço você estaria ajustando. Você não vai querer planejar o seu sucesso financeiro em algo que seja realmente impossível.

Finalmente

Estas são minhas 6 principais dicas para melhorar a saúde financeira de seu projeto. Não há nenhuma garantia de que estas ideias irão funcionar para todos os projetos, mas eles vão ajudar na maioria. Qualquer ação é melhor do que nenhuma ação, é claro.

bradAutor: Brad Egeland

Sobre: Consultor de gerenciamento de projetos de TI com mais de 25 anos de experiência, incluindo iniciativas em projetos de governo, manufatura, hospitalidade, aviação varejo, entre outras.

Site: http://www.bradegeland.com