5 dicas para Gerenciamento de Projetos em uma pequena empresa


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Quando se trata de gerenciamento de projetos, as pequenas empresas estão muitas vezes em desvantagem. Você geralmente não tem uma grande equipe para ajudá-lo (e muitas vezes você pode estar voando sozinho). Você pode não ter o mais recente software ou hardware que lhe permita automatizar facilmente os processos. E, porque você provavelmente não tenha dezenas de milhares de clientes, você tem menos margem de erro se um projeto der errado com um dos seus preciosos poucos clientes.

Além disso, as pequenas empresas geralmente têm poucos empregados, que são polivalentes, e muitas vezes todos compartilham no processo de gerenciamento de projetos. Desnecessário dizer que o gerenciamento de projetos é apenas uma das várias funções em suas tarefas, tornando difícil gastar muito tempo e esforço na elaboração de extensos planos de projetos.

No entanto, existem várias coisas simples que um pequeno empresário pode fazer para agilizar o processo de gerenciamento de projetos, incluindo usar tecnologia a seu favor, ser preciso em seus cronogramas e criar canais de feedback automatizado para monitorar o progresso. No entanto, o que eu gostaria de compartilhar são alguns truques menos óbvios, mais táticos e muito práticos que eu usei nos meus 20 anos como proprietário de empresas de pequeno porte executando projetos que me ajudaram a entregar as coisas em tempo e reduzindo ao mínimo as dores de cabeça.

1.  Estabelecer expectativas cedo – Isso vai além de cronogramas, gráficos de Gantt e especificações do projeto ou exigências, e está mais orientado à comunicação com o cliente, como você trabalha e como irá gerenciar o projeto. Se você não tem muito tempo para fornecer atualizações constantes, eles precisam saber disso. Se você preferir se comunicar via e-mail, eles devem saber isso. Dessa forma, se um cliente não se sente confortável com a forma como você colabora e se corresponde, você pode tratar disso logo no início e construir quaisquer requisitos adicionais (e o tempo que leva para realizá-los) no cronograma.

2. Estabelecer um único ponto de contato em ambas pontas – Não há nada pior do que receber feedback de cliente ou solicitações de 3 ou 8 ou 25 pessoas diferentes e depois ter que encontrar uma forma coerente para integrar todas essas respostas divergentes. Da mesma forma, não é adequado ter várias pessoas de sua equipe comunicando-se com o cliente, o que pode duplicar esforços e, potencialmente, abrir a porta para a confusão.

Ter um funil de informações através de uma pessoa ao seu lado, e uma pessoa do lado do cliente, obriga cada parte a chegar a decisões ou respostas definitivas e reduz as chances de falha de comunicação ou de resultar em um jogo de “telefone”.

3. Contar com seus fornecedores e prestadores de serviços – Poucos grandes produtos ou serviços são criados por uma só pessoa, mas a grande maioria das pequenas empresas tem apenas um ou dois empregados, o que significa que muitas vezes eles dependem de fornecedores e prestadores de serviços para ajudá-los a servir seus clientes.

Parte da gestão de um negócio bem sucedido é identificar esses parceiros que podem confiavelmente entregar conforme suas promessas, e quando você os encontra, não deve apenas delegar a eles responsabilidades, mas também integrá-los no processo de supervisão do projeto, tornando-os responsáveis por gerenciar suas partes no projeto maior. Lembre-se, eles têm tanto interesse em acertar prazos e etapas, quanto você.

4.  Defina suas principais datas de entrega para as segundas-feiras (e nunca para sextas-feiras) – Ninguém gosta de trabalhar em fins de semana. Entretanto, as pequenas empresas são frequentemente limitadas em recursos, e às vezes há semanas quando tudo acontece ao mesmo tempo. Quando se atingem essas semanas, a última coisa que você quer fazer é estar lutando para atingir um prazo de entrega na sexta-feira. Agendando prazos de entrega para segunda-feira, você pode estar condenando a si mesmo para um longo fim de semana de vez em quando, mas pelo menos você não irá perder o prazo.

5.  Sempre termine um dia ou dois antes do prazo (mas nunca entregue antecipadamente) – Muitos estudos mostram que estudantes que se esforçam para os exames só no último minuto, têm desempenho inferior aos alunos que estudaram ao longo do semestre, e também retêm menos informações no decorrer do tempo.

Um princípio semelhante se aplica aqui. Como proprietário de uma pequena empresa, você não tem uma grande equipe ou uma riqueza de recursos para salvá-lo se você esperar até o último momento para terminar um projeto, e algo catastrófico poderá acontecer. Da mesma forma como você muitas vezes constrói um amortecedor de prazos para funcionários, fornecedores e clientes, você também deve criar um amortecedor de linha de tempo para si mesmo. Mas não entregue antecipadamente, pois lembre-se que você está sempre estabelecendo expectativas com os clientes, e se você começar a entregar com antecedência agora, o cliente pode esperar que você faça isso em todas as ocasiões (e você pode não ser capaz de atender sempre a essa expectativa).

Autor: Jeff Kear tem servido como um gerente de projeto e diretor em empresas de serviços criativos nos últimos 20 anos e é atualmente o proprietário da Planning Pod, um negócio baseado nem Web de aplicativo de gestão para pequenas empresas. Na última década ele começou três pequenas empresas bem sucedidas (e uma sem sucesso) e escreve frequentemente sobre marketing de pequenas empresas e organização.

Artigo publicado originalmente no site PM Hut

 

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  • Paulo Carvalho

    Franco e direto como poucos autores ousam ser. Útil e aplicável como raros conselhos também o são. Sou grato pela disposição que teve em escrever o artigo e, igualmente, pela providência de publicação dos demais envolvidos. Parabéns e muito sucesso a todos!

  • EMÍLIO CÉSAR

    PARABÉNS PELO SITE. UM CONTEÚDO MUITO BOM.

  • Marcos Habib Bistene

    Realmente, bem direto… ótimo conteúdo… parabéns