6 Formas de lidar com projetos complexos


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Projetos complexos podem ser uma verdadeira dor de cabeça para gerentes de projeto. O PMI inclusive tem um guia para navegar a complexidade em projetos (você pode ver todos os recursos para lidar com a complexidade no website deles). É um guia prático muito detalhado para os gerentes de projetos e programas. Neste artigo vou resumir brevemente algumas das ferramentas e técnicas disponíveis para você que irão ajudar a lidar com um projeto complexo. Elas ajudam a mitigar os riscos óbvios de trabalhar em um ambiente de projeto altamente complexo.

1. Otimize a organização

Primeiro, veja o que você pode fazer para garantir que as estruturas organizacionais deem suporte para o projeto que você vai entregar. Por exemplo, certifique-se de que os gerentes seniores tenham a autoridade (e vontade) para dar autonomia aos gerentes de projeto e suas equipes para fazer as coisas. Estruturas claras ajudam para que todos saibam seu lugar na hierarquia e com quem eles precisam falar, a fim de conseguir as coisas, como aprovações de projetos e liberação de recursos.

Em projetos complexos você pode ter que sair do jeito ‘padrão’ de trabalhar. Certifique-se de que todos entendam que isso é possível, desde que haja uma razão clara para a exceção, e que eles saibam como obter aprovação para circunavegar as formas prescritas de trabalho. Se você tiver uma alta liderança engajada e que dá suporte para sua iniciativa complexa, eles devem entender que você vai precisar de um pouco de liberdade para considerar rotas alternativas em certas circunstâncias. Não tem certeza como a sua organização se encaixa neste cenário?  Use um software de mindmapping para desenhar como as equipes e hierarquias se encaixam em todo o projeto.

2. Estabeleça uma governança eficaz

Você esperaria que uma governança eficaz existisse em todos os projetos, mas ela é ainda mais importante em iniciativas complexas. Governança é a forma como os gerentes de projeto e seus stakeholders garantem que o projeto seja efetivamente dirigido e que haja fiscalização adequada. Em projetos difíceis com muitos stakeholders isso é muito importante, então pense bem em como você pode configurar uma governança adequada que realmente funciona.

Como você sabe se suas estruturas de governança funcionam? Elas devem ser capazes de:

  • Mudar rapidamente a direção se houver um problema urgente que precisa de solução;
  • Crie um grupo transparente de tomada de decisão, como um grupo de direção ou conselho do projeto;
  • Gerencie adequadamente as mudanças projeto;
  • Forneça orientações claras quando for necessário, especialmente em relação à direção que o projeto deve tomar;
  • Opere de forma eficiente e oportuna: não há nenhum sentido em chegar a uma decisão se ela é tomada três semanas depois que você já executou uma mudança.

3. Saiba no que você está se metendo

Faça seu dever de casa. Saiba que tipo de projeto você está começando e o que pode afetar o programa de trabalho à medida que avança. Quanto você pesquisa sobre o projeto, mais provável será que você tenha estimativas precisas. Aprofunde-se nos dados e não aceite estimativas, a menos que você realmente entenda no que elas se baseiam. Não sabe onde procurar? Procure estudos de casos de projetos semelhantes. Procure lições aprendidas. Use projetos anteriores para preparar as suas estimativas, baseando-as em métricas direcionadas por dados, em vez das melhores suposições de seus especialistas no assunto.

Realize um exercício detalhado de identificação de riscos, assim você estará tão consciente quanto possível de quaisquer armadilhas potenciais. Considere o uso de um auditor externo para ajudá-lo a avaliar se as expectativas sobre o projeto são realistas. Por exemplo, eles poderiam rever o cronograma e principais marcos do projeto e lhe dar uma visão objetiva quanto a estes serem sensatos e realizáveis. “Externo” não quer dizer necessariamente externo à empresa (e caro). Alguém da empresa que não participa do projeto poderia realizar esse papel para você, lhe dando informações valiosas sobre que tipo de desafios você pode enfrentar ao avançar.

4. Obtenha os recursos adequados

Seu projeto vai realmente passar por dificuldades se você não usar os recursos adequados. Na condição de gerente de projeto, você pode não ter muita influência sobre alguns aspectos de mobilização de recursos, mas use sua voz para influenciar o processo tanto quanto possível.

Use uma análise de lacunas de recursos para identificar as habilidades necessárias para executar o projeto e as habilidades disponíveis para você nos recursos existentes. Isso irá ajudá-lo a identificar se você precisa terceirizar alguns elementos do trabalho do projeto a fim de obter pessoas experientes e qualificadas.

Ser um gerente de projeto experiente não é suficiente em um projeto complexo. Assim como as pessoas certas, verifique se você tem acesso ao número suficiente de pessoas. Preveja as necessidades de seus recursos em vários pontos ao longo do projeto para garantir que você mantenha um nível adequado de pessoal. Esta é outra razão pela qual você pode querer terceirizar alguns elementos – se você estiver com pouco pessoal você pode ter que colocar mais alguns. Se você precisa que certas pessoas estejam disponíveis por todo o ciclo de vida do projeto, especifique isso e coloque isso em seus planos – e faça o mesmo se você só pretende usar certos recursos em tempo parcial.

5. Ouça seus especialistas

Os especialistas no negócio, sem dúvida, têm muito a dizer sobre esta nova iniciativa. Ouça, mas filtre as informações que eles fornecem através de uma lente crítica. Você deve se sentir confortável em questioná-los e lhes pedir para explicar seus pontos de vista. Não os deixe tomar decisões sobre o projeto baseadas em pensamentos desatualizados ou preguiçosos.

Dito isto, o grupo de especialistas temáticos é seu melhor recurso quando se trata de entregar projetos com sucesso. Mantenha-os do seu lado e envolva os mais experientes na tomada de decisão e planejamento. Afinal, eles têm conhecem melhor esta área e realmente tem algo de valioso para contribuir.

6. Gerencie a integração com eficiência

O gerenciamento da integração do projeto é a arte e a ciência de misturar todas as diferentes funções e processos em conjunto para garantir um projeto coeso e eficaz. Isso pode vir naturalmente para algumas pessoas, mas sempre ajuda planejar como você irá alcançar este objetivo.

Em projetos complexos existem mais elementos para integrar, alguns dos quais têm altos níveis de incerteza. Pode haver também grandes dependências em outros projetos ou forças externas. Em suma, há muito o que reunir. Não tem certeza de como começar? Uma boa comunicação é sua aliada. Continue falando com as pessoas. Mantenha a comunicação. Compartilhe a visão do projeto e os objetivos de negócio. Garanta que as pessoas compreendam o seu papel no projeto. Acima de tudo, gerencie a mudança de forma eficaz: mudanças têm uma enorme implicação para outras coisas no projeto, portanto você vai ter que atualizar e informar um número de pessoas e sistemas quando as mudanças acontecem.

Autora: Elizabeth Harrin

Artigo publicado originalmente no site Project Management Tips

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