Chacoalhando o projeto


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É bom ter um projeto suave e bem administrado para gerenciar. É ótimo poder supervisionar a equipe, interagir com o gerente do projeto e colocar no piloto automático de vez em quando, já que tudo está indo muito bem. Mas todos sabemos que esse tipo de cenário raramente acontece. Especialmente em projetos de longo prazo, quando muitas outras coisas tendem a ficar no caminho. Na verdade, é provavelmente a mesma coisa em projetos de prazo mais curto, por que você está tentando enfiar um monte de detalhes e tarefas num período de tempo mais apertado… muitas oportunidades para que as coisas deem errado. Mas pode acontecer, das coisas ficarem estáveis.

O que eu quero discutir aqui são algumas coisas que você pode fazer para impedir  que seu projeto fique no marasmo. Cair na rotina (mesmo que o projeto esteja indo muito bem) pode ser uma coisa ruim, pois pode acalmar demais a equipe do projeto, clientes e outros envolvidos, em uma falsa sensação de segurança. Além disso, pode ser fácil perder interesse – especialmente se acontecer de você gerenciar três ou quatro outros projetos que sejam um pouco mais emocionantes.

Então, como podemos mudar as coisas? Como podemos adicionar um pouco de emoção ao projeto? Como podemos manter nossos membros da equipe – e até mesmo o nosso cliente do projeto – dando sua atenção e energia, para que possamos manter o foco sobre o projeto e os esforços à mão, e não apenas ir com a maré até a hora da implantação?

Coloque pessoas da equipe do projeto para liderar reuniões periodicamente

Uma forma de manter sua equipe de projeto focada, com atenção e energia, é atribuir periodicamente a um deles a liderança da reunião semanal de status do cliente. Arrume uma maneira para estar indisponível e deixe um dos membros da equipe assumir em seu nome.

Você pode fazê-lo de última hora, para que eles conduzam a partir de seu relatório de status e notas preparadas, ou você pode planejar com antecedência, como um exercício de treinamento, e mandá-los preparar o relatório de status. Só faça o último se eles tiverem tempo para fazer esse tipo de preparação – porque a maioria dos gerentes de projeto mantem sua equipe bastante ocupada com as tarefas do projeto. O tempo deles já pode estar consumido com outras tarefas, e eles podem se ressentir sendo sobrecarregados com este novo fardo. A lógica aqui é: Só de colocá-los para conduzir a reunião no último minuto, você já vai gerar rebuliço suficiente para tornar as coisas mais interessantes.

Traga a liderança executiva para apresentações formais

Em vez de apenas ter reuniões semanais com o cliente do projeto, tenha disponível um ou mais indivíduos da equipe de gerenciamento executivo de sua empresa para uma apresentação formal do projeto. Na verdade, esta é provavelmente uma boa ideia para todo Escritório de Gerenciamento de Projetos (PMO) incorporar como parte de sua prática em curso. Isto vai ajudar a garantir a relevância e visibilidade do PMO, ao mesmo tempo mantendo sua liderança ciente de onde cada projeto atual está. Se você é diretor de um PMO, esta é uma boa jogada para a sua carreira e infraestrutura de gerentes de projeto.

Peça ao cliente para ir ao local para uma verificação de integridade do projeto

Finalmente, peça ao seu cliente para que vá ao local para uma verificação de integridade do projeto. Esta seria uma boa oportunidade para redefinir o projeto, discutir expectativas, rever algumas lições aprendidas até o momento, e certificar-se que todo mundo ainda está na mesma página. Eu sei que você faz isso a cada semana, durante as reuniões formais de status, mas a realidade é que, na maioria dos projetos, você não tem muitas reuniões cara-a-cara com o cliente real do projeto. Use esse tempo para ter algumas discussões sérias sobre como o projeto está indo e identificar eventuais mudanças de escopo necessárias.

Resumo

Nem sempre é necessário agitar as coisas. A maioria de nós permanece bastante focada no sucesso do projeto ao longo do trabalho. É o que estamos encarregados de fazer. Mas, de qualquer maneira, estes três conceitos que apresentei acima são práticas interessantes para usar em seus projetos e ajudar a treinar os membros da equipe para potencialmente se tornarem futuros gerentes de projetos. Isso vai dar a todos novas experiências, e manter sua equipe de executivos envolvida e atualizada. E claro, é uma grande oportunidade para o cliente do projeto se entrosar com a equipe de forma presencial.

Autor: Brad Egeland

Artigo publicado originalmente no site ProjectSmart

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