Como entregar o projeto para a equipe operacional


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O projeto não termina quando o último entregável foi concluído. Na verdade, você ainda tem um pouco de trabalho a fazer para se certificar de que seu projeto seja encerrado de forma eficaz e que você possa se afastar dele e seguir para o seu próximo projeto sem se preocupar.

Uma das principais coisas para planejar no fim de seu projeto é a transferência para a equipe operacional. A menos que você e a equipe do projeto fiquem responsáveis pela operação dos produtos do projeto para sempre (o que é improvável), você vai querer certificar-se de que os clientes e usuários finais possam se manter para que não continuem chegando até você com intermináveis perguntas!

Fazer a transferência pode ser muito demorado, dependendo de quão grande era o seu projeto. Por isso, vale a pena planejar a sua abordagem para entregar as informações relevantes. Isto tornará o processo mais fácil para todos os interessados ​​e garantirá que você não se esqueça de nada importante.

Aqui estão 7 passos para uma entrega bem sucedida de seu projeto:

1. Reveja os seus documentos

Quais são os documentos que você precisa para a transferência para a equipe operacional? Há provavelmente dezenas, ou até centenas de documentos no sistema de armazenamento de arquivos online, por isso é bom fazer uma revisão do que existe e o que precisa ir para a equipe operacional para as atividades habituais da empresa.

2. Revise contratos em aberto

Você provavelmente entrou em uma série de contratos como parte do projeto, e vale a pena revisá-los antes da reunião de entrega. Alguns serão fechados como parte de suas atividades de encerramento do projeto, mas qualquer coisa que seja um custo recorrente de serviços que serão mantidos após o seu projeto, deve ser entregue adequadamente. Por exemplo, licenças de software podem ter sido pagas como taxa única, como parte do projeto, mas podem haver encargos de manutenção que seus usuários finais terão que pagar a cada ano. Certifique-se de que eles estejam cientes destes custos, e lembre-se de entregar quaisquer informações para seus fornecedores ou gerentes de contas.

3. Planeje a entrega

Agende a entrega com a os membros relevantes da equipe de projeto e usuários operacionais. Você pode ter que realizar várias reuniões, já que você pode não ter que entregar tudo para a mesma pessoa. Verifique também se eles terão tempo suficiente em seu encontro para realmente absorver toda a informação que você precisa transmitir.

As reuniões não são a única maneira de transferir conhecimento e completar a sua entrega. Você também pode considerar conseguir alguém para trabalhar acompanhando os membros da equipe durante algumas etapas do projeto como uma outra maneira de transferir as informações.

4. Compartilhe o cronograma

O cronograma do projeto pode inicialmente não parecer algo muito útil de entregar, mas na realidade ele inclui muitos detalhes importantes do projeto. Se a equipe operacional não esteve envolvida no projeto desde o início, isto pode ser um bom ponto de partida e ajuda a mostrar como o projeto evoluiu para o que é hoje.

5. Forneça manuais e materiais de treinamento

Alguns dos itens de documentação que são frequentemente esquecidos são os manuais e materiais de treinamento preparados para qualquer novo produto ou serviço. Estes podem ser muito importantes, já que você não quer ficar com a responsabilidade de mantê-los atualizados quando algo muda depois do fim do projeto. À medida que os usuários fazer ajustes no produto final ou nos processos envolvidos, estes documentos devem ser atualizados.

Idealmente, o gerente de treinamento deve assumir a responsabilidade de manter materiais de treinamento e registros, mas nem todas as empresas tem alguém que pode fazer isso. Certifique-se de a equipe operacional sabe onde encontrar os documentos relevantes ou arquivos online.

6. Entregue o orçamento

Explique a seus colegas o orçamento do projeto para que eles possam ver o que foi investido até à data. Isso também pode sinalizar custos em curso que ainda não foram identificados. Você pode usá-lo para identificar despesas recorrentes ou pequenos itens como o custo de um consultor externo, que audita o produto do projeto uma vez por ano. O software de orçamento e controle de despesas detém muita informação, por isso vale a pena gastar algum tempo passando por ele em detalhe.

7. Esteja disponível depois do projeto

Enquanto você não quer ser o cara que todos procuram pelo resto de sua carreira na empresa, é uma boa idéia certificar-se de que você estará disponível depois que o projeto foi concluído formalmente – por um tempo, pelo menos. É provável que você se lembre de coisas que deveria ter dito à equipe operacional, a qual pode sempre trazer novas questões, após começar a utilizar os produtos do projeto.

Deixe-os saber quando você vai estar por perto para responder perguntas e quando você vai deixar de ser capaz de apoiá-los. Idealmente, você deve incluir pelo menos um período de transição bem definido, já que pode haver relatórios específicos ou processos que só acontecem depois do projeto, com os quais a equipe operacional pode não ter tido muita experiência até aquele ponto.

Entregas de projetos são realmente importantes se você quer que o negócio se beneficie de tudo com o que você estava trabalhando. Isso só acontece se os usuários sabem como tirar o melhor proveito dos produtos do projeto, e eles só podem fazer isso com a sua ajuda. Então, certifique-se de aplicar o tempo no final de seu projeto para a entrega adequada – que é melhor para todos e vai ajudá-lo a passar para o próximo projeto de forma mais rápida!

Artigo publicado originalmente pela equipe do ProjectManager.com

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