Tome um tempo para melhorar sua eficácia


produtividade-eficacia

Você está trabalhando em um projeto de alta prioridade. A sua equipe tem trabalhado muitas horas durante vários meses, incluindo um bom número de fins de semana, e está fazendo um ótimo trabalho. As férias foram adiadas até que o projeto acabe (mais seis meses, se tudo correr bem). O projeto está dentro do cronograma e orçamento. As atividades restantes são relativas a terminar o trabalho de desenvolvimento, realizar a garantia de qualidade e lançar o produto para seus usuários.

O telefone toca… é seu patrocinador do projeto. Houve uma mudança das mais importantes; algumas questões políticas, juntamente com um novo projeto que está na para sair, e a necessidade de acelerá-lo, faz com que seja necessário que você possa terminar em três meses em vez de seis.

O que você diz?

  1. Sim, senhor!
  2. Você está louco? De jeito nenhum.
  3. Deixe-me dar uma olhada nas opções e lhe dou um retorno.
  4. Nada. Você desliga o telefone e começa a chorar.

Claramente, a melhor opção é a 3. Você é inteligente e experiente. Você sabe que uma mudança como esta precisa de raciocínio, análise e algum tempo de qualidade para fazê-lo.

O que você faz em seguida?

  1. Dá uma lustrada no seu currículo e liga para seu headhunter favorito.
  2. Tira algum tempo para relaxar, meditar e / ou se exercitar.
  3. Reúne a sua equipe e lhes dá a notícia.
  4. Imediatamente reexamina e começa a mudar o plano

Aqui, a melhor resposta é a número 2. Faça uma pausa. Isso pode parecer um contrassenso para a maioria das pessoas, mas é a coisa certa a fazer, porque você precisa de uma mente limpa e relaxada para resolver a situação da maneira mais eficaz. Se estressar com isso e tentar resolver tudo no mais curto espaço de tempo é ineficaz.

O efeito do descanso e da recuperação na produtividade

“Paradoxalmente, a melhor maneira de fazer mais pode ser passar mais tempo fazendo menos. Uma nova e crescente linha de pesquisa multidisciplinar mostra que essa renovação estratégica – incluindo exercícios durante o dia, curtos cochilos à tarde, longas horas de sono, mais tempo fora do escritório e férias mais frequentes e longas – aumenta a produtividade, o desempenho no trabalho e, claro, a saúde “ – Tony Schwartz, 09 de fevereiro de 2013 no NY Times.

Relaxe! Você vai ser mais produtivo. Deixe de lado a tentativa de resolver problemas complexos imediatamente depois de uma quantidade grande de esforço e as soluções surgirão.

É amplamente aceito, embora não muito praticado, que descanso e recuperação são necessários para permitir ao corpo e mente integrarem os efeitos do exercício e rejuvenescer após uma seção de ginástica. Pressionar seu corpo enquanto está cansado, utilizando ajuda como cafeína e açúcar ou pura força de vontade, pode funcionar a curto prazo.  No entanto, os resultados são um aumento da fadiga e uma redução na produtividade e desempenho.

Para gerentes de projeto, a acuidade mental e a produtividade que ela traz para a criatividade e a tomada de decisões é fundamental para o sucesso. Descanso e recuperação aumentam a acuidade mental.

Além disso, a resolução de problemas, o planejamento e outras tarefas criativas são melhor realizadas enquanto você está relaxado e aberto, ao invés de focado exclusivamente no esforço intelectual e analítico. Descobertas ocorrem frequentemente no chuveiro ou em uma caminhada no campo, enquanto você não está focado no problema de maneira linear e analítica.  São os momentos “soltos”, intuitivos e holísticos que levam a soluções criativas e decisões eficazes.

Pausas produtivas

Podemos dividir as pausas em categorias: longa, intermediária e mini. A pausa de longo prazo é um dia ou mais fora. A pausa intermediária é uma hora ou mais. A mini pausa pode ser tão curta quanto cinco ou dez minutos.

Todas as três são importantes e todas as três têm benefícios semelhantes – descanso, relaxamento e a recuperação do trabalho intensivo e clareza mental.

Férias e retiros são períodos em que você sai da mentalidade de trabalho e deixa a mente recuperar o foco e o corpo rejuvenescer.

As horas de almoço e intervalos são tão importantes quanto as pausas longas. Afaste-se de sua mesa e dê uma caminhada ou corrida, medite, faça ioga ou outros exercícios, cuide de recados pessoais, tire um cochilo ou sente-se à sombra de uma árvore. A distância que estas pausas fornecem do pensamento focado e do trabalho muda sua perspectiva. O exercício físico, um cochilo e um pouco de comida saudável renovam as energias.

A mini pausa é um breve afastamento do trabalho intensivo. A cada hora ou hora e meia dê uma parada, levante-se, movimente-se e relaxe. Apenas alguns minutos lhe darão o momento que você precisa para retomar o foco, relaxar e voltar ao trabalho revigorado e com uma perspectiva mais eficaz do que você está fazendo e como você está fazendo isso.

Meditação

Se você medita em suas pausas, elas vão ser ainda mais poderosas. A meditação é um exercício mental que cultiva uma mente calma, resulta em benefícios para a saúde física, melhora a concentração e cultiva a capacidade de observar objetivamente o que está ocorrendo dentro e ao redor da mente de quem medita.

Concentrar na respiração ou outro objeto mental, enquanto deixa ir embora todos os pensamentos que possam surgir, é uma técnica que é uma complemento poderoso à caixa pessoal de ferramentas de produtividade de qualquer pessoa.

Recuando e o estado de “flow”

Pausas proporcionam descanso e recuperação que aumenta a energia. De igual importância é dar um passo para atrás para alterar a sua perspectiva.

Há um grande poder em focar totalmente em uma tarefa, entrando em um estado de “flow” (fluxo) e experimentar o que Mihaly Csikszentmihalyi descreveu como “estar completamente envolvido em uma atividade para seu próprio bem. O ego desaparece. O tempo voa. Toda ação, movimento e pensamento segue inevitavelmente da anterior, como tocar jazz. Todo o seu ser está envolvido, e você está usando suas habilidades ao máximo. “

Enquanto você está em flow, e seu flow o está levando na direção certa, não há necessidade de dar um passo para trás. No entanto, o flow não é sustentável por muito mais tempo do que uma ou duas horas. Depois de algum tempo, a fadiga aparece e a concentração necessária para sustentar a experiência de flow é perdida. Quando isso acontece, é o momento certo para uma pausa. Em vez disso, muitas pessoas continuam e acabam trabalhando de forma menos eficiente, muitas vezes tendo que retrabalhar aquilo que fizeram durante o período de marcha forçada.

Dê um passo para trás de forma consciente. Reveja o que você realizou. Observe no contexto do quadro maior do projeto como um todo. Limpe sua mente. Renove o seu corpo para, aí sim, continuar a próxima tarefa ou retomar aquela que você parou.

15Autor: George Pitagorsky, PMP

Artigo publicado originalmente no site PM Times