4 dicas de produtividade para gerenciar os detalhes


produtividade-colaboracao-projetos

“O diabo está nos detalhes” é um ditado que os gerentes de projeto tendem a conhecer mais intimamente do que a maioria. Quando você gerencia um projeto e quer eficiência, precisão e velocidade, não se trata apenas sobre como gerenciar os detalhes e fluxo do projeto, é sobre como gerenciar os detalhes dos detalhes. É o tempo gasto em tarefas individuais e quão produtivamente essas tarefas são realizadas. E são nestes micro-detalhes que alguns dos resultados de avanço reais na produtividade podem ser alcançados.

Aqui estão quatro passos sobre como fazê-lo:

1. Pare de enviar uma sobrecarga de e-mails para sua equipe de projeto

De acordo com nossa pesquisa sobre o impacto do e-mail e redes sociais na produtividade, e-mails são um dos maiores culpados para distrações no local de trabalho. Comece a usar formas alternativas de se comunicar com sua equipe que não levam a rios de e-mails de difícil localização e desperdício de tempo por constantemente verificar e-mails.

Wikis, Google Docs, e reuniões virtuais para compartilhar informações complexas são todas excelentes alternativas. Você pode usar também o SharePoint, Microsoft Project ou outros sistemas de gerenciamento de projetos online para gerenciar grandes quantidades de informações do projeto, compartilhar documentos, gerenciar calendários, atribuir tarefas, e muito mais.

2. Trabalhe em rajadas de 40 minutos para máxima produtividade.

Ao invés de trabalhar por alguns minutos de cada vez, e em seguida verificar e-mail, entrar nas mídias sociais, ou saltar para outro subprojeto ou ideia, incentive sua equipe a trabalhar em rajadas de trabalho focado por 40 minutos. Através de uma pesquisa detalhada em seu  workshop “Conseguir mais com menos”, o fundador da People-OnTheGo Pierre Khawand constatou que apenas 40 minutos de esforço sem distração faz o cérebro pensar até o ponto onde as realizações inovadoras podem ser alcançadas.

3. Programe e planeje os momentos de colaboração.

Projetos exigem muita colaboração, portanto tenha certeza de planejá-la de forma produtiva! Depois de 40 minutos de sessões focadas de trabalho, faça sua equipe trabalhar de forma colaborativa por 20 minutos, então eles podem voltar para suas tarefas individuais. Desta forma, todos podem manter o foco em seus resultados.

4. Vá ainda mais micro.

Sugira que sua equipe use um temporizador de contagem regressiva para maximizar o seu foco durante as sessões de trabalho de 40 minutos. Como Pierre escreve: “Só o fato do temporizador estar funcionando parece aumentar drasticamente a nossa consciência do tempo e nos permite perceber rapidamente quando nos desviamos da nossa tarefa”.

Você também pode pensar em esboçar um micro plano rápido no início de cada sessão focada para ajudar a orientar o andamento das tarefas. Este breve mapa ou lista vai manter os membros da equipe orientados sobre onde ir em seguida. E, por último, promova um ambiente que está livre de distrações externas. Lembre aos membros de sua equipe de que não devem distrair a sessões de trabalho um do outro, a menos que seja extremamente urgente. Incentive sua equipe a desligar os alertas de e-mail, toques de telefone celular, fechar os sites de redes sociais, e colocar um estado de ausente em mensagens instantâneas.

Seja o mestre desses micro-detalhes para a sua equipe de gerenciamento de projetos, e você realmente vai pegar esses “diabos dos detalhes” pela cauda.

Autora: Melissa Sweat

Artigo publicado originalmente no site Project-Management.com

Publicidade