Lidando com problemas do projeto


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Problemas vêm em todas as formas e tamanhos em projetos. Desde problemas com pessoal e erros de codificação até clientes que nunca estão satisfeitos, os problemas podem atrapalhar e atrasar projetos desde o começo da fase de iniciação.

Independentemente de qual seja o problema, quando acontece em um projeto, o gerente de projeto precisa cuidar dele. Se for algo que não se enquadra em um plano de mitigação de risco ou de um processo já definido, então o gerente de projeto pode ter alguma dificuldade em achar um novo método de lidar com o problema de uma forma que vai manter o projeto em funcionamento.

Melhor cedo do que tarde (ou nunca)

Os problemas devem ser enfrentados no início do projeto. Se um pequeno problema não for identificado e tratado, ele pode se tornar um grande problema e pode acabar colocando todo o projeto em perigo. É vital que o gerente de projeto fique de olho nos problemas que parecem pequenos, mas que podem explodir em algo muito maior.

Por exemplo, se um membro da equipe do projeto parece desconectado com o que está acontecendo com o resto da equipe, mas ainda realiza um bom trabalho, o gerente de projeto pode ter a tentação de não lidar com a questão. Eventualmente, porém, este problema pode acabar fazendo com que todos acabem por trabalhar de forma redundante ou introduzir defeitos do projeto enquanto trabalho conflitante estiver sendo executado.

Confronte-o de frente

Os problemas devem ser tratados objetivamente, e não através de intermediários ou de maneira encoberta. O gerente de projeto deve ser capaz de lidar diretamente com quem ou o que seja o problema e tomar a decisão mais rápida e eficiente sobre o que precisa ser feito.

O gerente de projeto também vai ganhar o respeito e a confiança da equipe se ele ou ela enfrenta os problemas de frente, contanto que ele aborde a situação de uma forma razoável e consistente.

Avaliar, tomar decisões e implementar

A fim de lidar com questões ou problemas em um projeto de uma forma razoável e consistente, o gerente de projeto deve avaliar a questão e tomar decisões sobre o que precisa ser mudado. No exemplo que usamos no primeiro item, talvez o membro da equipe do projeto esteja acostumado a trabalhar sozinho, em vez de com uma equipe. O gerente de projeto deve encontrar uma maneira de trazer essa pessoa para a equipe ou então tirá-la do projeto. Mesmo um grande desenvolvedor de software não vai ajudar a levar o projeto adiante, se ele ou ela não pode trabalhar como parte da equipe. Na medida em que o gerente de projeto procura corrigir o problema, ele deve avaliar e reavaliar continuamente o que está acontecendo com a questão.

Documentar tudo

Por fim, o gerente de projeto deve documentar tudo sobre o assunto. Isso vai ajudar a equipe e os stakeholders do projeto a entender o que está acontecendo e, se necessário, ter algumas informações sobre o problema. Isto também irá ajudar o gerente de projeto pelo caminho, afinal de contas, o gerente pode não ser capaz de se lembrar de todos os detalhes, e é importante que ele possa se lembrar o que aconteceu no projeto, quais foram as decisões, e porque funcionou ou deixou de funcionar.

Em síntese…

Os problemas não devem ser ignorados ou deixados de lado para piorar. O gerente de projeto deve tomar medidas decisivas para lidar com problemas em seus projetos. É melhor enfrentar os problemas mais cedo, confrontá-los de frente, e avaliar a situação antes de tomar qualquer decisão sobre o que precisa mudar. Documentar tudo vai ajudar a manter um registro preciso do problema e quais as decisões que foram tomadas para resolvê-lo.

Autor: Kenneth Darter, gerente de projetos com mais de 14 anos de experiência em projetos nas áreas de saúde, governo e emrpesas privadas.

Artigo publicado originalmente no site Project Smart

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