Como lidar com uma equipe distraída


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Alguma vez você já pediu a alguém em sua equipe de projeto para fazer uma tarefa e descobre que a pessoa não encontrou tempo para fazê-la, mesmo parecendo entusiasmada no momento? Sua equipe parece distraída. Isso acontece com a maioria dos projetos:  uma equipe brilhante e comprometida de repente começa a gastar cada vez menos tempo em seu trabalho.

Neste artigo, vamos descobrir por que isso acontece e o que você pode fazer sobre isso.

O que faz com que uma equipe se desligue?

No livro, A Practical Guide to Dealing with Difficult Stakeholders” (“Um Guia Prático para Lidar com Stakeholders Difíceis”, em tradução livre), Jake Holloway, David Bryde e Roger Joby concluem que há duas razões principais para uma equipe de projeto ficar distraída. Estas são:

  • Eles têm outras responsabilidades do dia-a-dia;
  • Eles já estão pensando em seu próximo projeto.

Vamos analisá-las e ver o que podemos fazer a respeito.

Lidar com uma equipe com outras responsabilidades

Quando sua equipe só trabalha no seu projeto parte do tempo, você irá enfrentar prioridades concorrentes. Eu tenho muita experiência nisso e não é fácil, porque você está dependendo de alguém para gerenciar as prioridades de tarefas deles. Aqui estão algumas estratégias destacadas pelos autores para lidar com isso, além de algumas dicas minhas.

1. Ajude-os a priorizar o tempo deles

Ninguém que eu já conheci pediu mais trabalho do que poderia gerenciar de forma realista, por isso, se o membro da equipe é levado ao limite, é pouco provável que seja culpa dele. Você poderia simplesmente aumentar a pressão e reforçar o quão importante é o seu projeto, mas isso só vai colocá-los em uma situação insustentável, pois você pode apostar que os outros stakeholders / gerentes de projeto deles estão fazendo a mesma coisa.

Tire algum tempo para se sentar com eles e descobrir qual é a lista de tarefas deles. Ajude-os a entender como priorizar o trabalho e estabelecer o que é importante e o que é urgente. Entenda onde seu projeto se encaixa nesse panorama para que você possa gerenciar suas próprias expectativas também.

Se você detectar um enorme conflito, aconselhe-os sobre a melhor forma de abordar o gerente de equipe, mesmo que seja em detrimento do seu projeto. O objetivo do exercício é descobrir o que você pode esperar que eles façam, sem falsas expectativas.

2. Crie premissas em seu cronograma

Você pode agendar o trabalho com base no que você sabe sobre a disponibilidade e as prioridades de outras atividades da equipe. Você também pode deixar isso muito claro nas premissas do projeto.

O objetivo de ter premissas relativas ao seu cronograma é certificar-se de que diretoria e stakeholders seniores do projeto compreendam plenamente a base sobre a qual você está planejando. Se alguém não estiver disponível por estar comprometido com outro projeto, você terá dificuldades em entregar aquilo que foi planejado. Se a diretoria não concorda com as prioridades de tarefas do indivíduo, ela pode abordar isso com o gerente de linha relevante. Isso poderia lhe ajudar a obter mais dedicação da equipe a seu projeto.

Lidar com uma equipe com foco no futuro

Quando sua equipe está focada no futuro e não no presente, você tem uma série de opções para trazê-los de volta para o projeto.

É mais provável que você lide com este problema no final de um projeto, pois o trabalho do projeto está acabando e os pensamentos da equipe se voltam para o que virá em seguida. Eles podem até ter começado a fazer pequenas tarefas do próximo projeto, enquanto está em seus estágios iniciais.

Em primeiro lugar, mantenha o foco você mesmo. Se você começar a olhar para a próxima coisa, então este projeto nunca vai terminar. Ou, se você o terminar, a transferência para a equipe operacional será um lixo e alguns dos entregáveis podem ser inferiores se a qualidade desliza no final. Uma vez que sua motivação está de volta, trabalhe naquilo que você pode fazer para ajudar a sua equipe se manter focada.

1. Fale com seus stakeholders

Parte do problema com uma equipe distraída vem de outras pessoas pedindo aos membros de sua equipe para fazer outras tarefas. É pouco provável que sejam os próprios indivíduos que perdem o foco e procuram novas atividades (embora isso aconteça). Quando você receber o pedido de alguém para se juntar a uma sessão de brainstorming no início de outro projeto, diga não. Os pedidos são normalmente redigidos assim: “são apenas algumas horas”.  O problema é que estas “algumas horas” normalmente levam a que eles assumam responsabilidades e tarefas, e acabem sendo convidados para a próxima reunião do novo projeto.

Está em seu poder dizer que o trabalho do projeto atual deles é mais importante, então use esse poder onde você puder, aliado a seu bom senso profissional.

2. Motive sua equipe

Outra solução potencial para a perda de foco da equipe é você redobrar os seus esforços motivacionais para se certificar de que eles fiquem no projeto. Reitere o motivo pelo qual o projeto é importante. Ofereça incentivos, se puder, ou adapte os últimos passos de modo que seja um lugar interessante para estar. Fale sobre o futuro e como você vai ajudá-los a fazer a transição para seu novo trabalho quando este estiver concluído, mas por agora, esta é a prioridade (claro, só faça isso se você estiver preparado para ajudar a transição deles). Discuta como um projeto concluído com êxito reflete bem sobre eles e na carreira deles.

Você conhece sua equipe melhor do que eu (ou os autores do livro), então pense sobre que tipo de táticas motivacionais você irá trabalhar para manter sua equipe envolvida até o fim.

3. Planeje o encerramento do projeto

Você já deve ter construído um plano de projeto claro que destaca suas necessidades de obtenção de recursos para o projeto. Este plano deve indicar claramente quando a necessidade de determinados indivíduos começa a cair.

Converse sobre esta redução de carga com cada pessoa na equipe, destacando quando eles estarão disponíveis para outros trabalhos e o que você espera deles no período que antecede a isso. Defina as expectativas e depois as realize.

Todas essas dicas estão relacionadas a como classificar as suas prioridades e as da equipe. Com prioridades claras todos podem planejar seu próprio tempo e seu trabalho do projeto. Você já definiu suas prioridades?

Autora: Elizabeth Harrin

Artigo publicado originalmente no site PM Tips

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