12 Ações do PMO que geram ótimos resultados


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Se o seu PMO (Escritório de Gerenciamento de Projetos) está procurando maneiras de melhorar a eficiência ou reduzir a sobrecarga (ou talvez a equipe só precise de uma atualização geral), considere estas 12 ações como uma plataforma de lançamento.

1 – Fazer das comunicações com o usuário final uma prioridade. Muitos aspectos da gestão de projetos bem sucedida dependem de interações com o usuário final, incluindo os esforços de influência, a satisfação dos stakeholders, e até mesmo evitar o deslizamento do escopo. Quando as comunicações com o usuário final são uma prioridade para toda a equipe, cada uma dessas atividades é beneficiada.

2 – Centralizar a documentação e outras informações do projeto. Gerenciar os dados em vários locais é, com poucas exceções, menos eficiente e mais propenso a erros do que reunir tudo em um só lugar. Plataformas de software já estão disponíveis para manter a segurança dos dados e ainda permite aos membros da equipe o acesso que precisam.

3 – Deixar atualizações de status disponíveis sob demanda. Com a quantidade de membros da equipe de gerenciamento de projetos e stakeholders trabalhando fora da empresa ou de forma independente, o envio de atualizações de status regulares nem sempre é suficiente. Ao deixar as atualizações disponíveis sob demanda, todos têm as informações que precisam para tomar as melhores decisões estratégicas.

4 – Aumentar a produtividade com soluções online. Plataformas baseadas na web – de videoconferência até compartilhamento de documentos – podem melhorar drasticamente a produtividade das equipes de projeto. Estas são especialmente úteis para PMOs (escritórios de gerenciamento de projetos) com funcionários móveis ou executivos, ou que muitas vezes fazem parcerias com stakeholders remotos.

5 – Renovar o compromisso do seu PMO com o treinamento. Mesmo se os orçamentos estiverem curtos, cada membro da equipe deve ter a oportunidade de participar de sessões regulares de treinamento. O treinamento de gerenciamento de projetos expande o conhecimento e as capacidades do PMO, enquanto aumenta a satisfação no trabalho dos membros da equipe.

6 – Incentivar o networking. Conexões robustas com outros profissionais são cruciais para o sucesso da carreira de curto e longo prazo. Profissionais de gerenciamento de projetos bem  conectados têm acesso a uma base mais ampla de conhecimento, são capazes de utilizar melhor a informação sobre as pressões do mercado, e podem usar suas redes para identificar parceiros úteis no setor.

7 – Dar suporte ao mentoring. Seu PMO não precisa criar ou gerenciar o próprio programa de mentoring. Em vez disso, pode ser suficiente fazer com que todos da equipe saibam que relações de mentoring são incentivadas. Os membros da equipe, frequentemente, vão desenvolver parcerias aluno/orientador por conta própria, se eles souberem que é algo que o grupo de gerenciamento dá suporte.

8 – Envolver toda a equipe em discussões estratégicas. Quando profissionais de projetos em todos os níveis estão envolvidos no desenvolvimento da estratégia e ligam as realizações do projeto à missão da organização, o seu engajamento ao longo de todo o ciclo de vida do projeto é normalmente maior.

9 – Desenvolver uma verdadeira cultura de influência. Falar é fácil quando se trata de ser um bom defensor do projeto. Líderes do PMO devem trabalhar para tornar os esforços de influência positiva sobre a organização parte do papel de cada membro da equipe.

10 – Fazer uma parceria com um especialista em dados. Benchmarking é uma ferramenta importante, mas apenas se sua equipe souber como coletar e interpretar corretamente as informações. Se essa não é uma habilidade que seu PMO possui, uma parceria com um perito externo pode garantir que seus esforços de medição de dados estejam no caminho certo e sejam eficazes.

11 – Ser consistente com a autópsia do projeto. Uma análise post-mortem completa de cada projeto é importante para o sucesso contínuo de uma equipe. Infelizmente, cada análise leva tempo, algo que é muitas vezes escasso. PMOs devem fazer um esforço concertado para realizar sistematicamente avaliações pós-projeto como uma forma de melhorar a satisfação dos stakeholders, eliminar o desperdício, reduzir custos e aumentar a eficiência.

12 – Usar a tecnologia para agilizar as operações. Tarefas como a análise profunda de dados e gestão de conhecimento de base podem ser melhor realizadas com uma das novas ferramentas de tecnologia disponíveis no momento. Inclua o custo de compra inicial e o tempo de treinamento em suas considerações de ROI (retorno sobre o investimento) e veja se uma dessas plataformas pode aumentar a produtividade da sua equipe.

Artigo publicado originalmente pela equipe do PM Alliance no site Duration Driven

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  • Dos Reis Siqueira Mauro

    Muito boas as colocações.
    Excelente