Elementos-chave para começar o projeto com o pé direito


planejamento-projeto

Enquanto estava fazendo algumas pesquisas para meu último artigo sobre a importância do planejamento, encontrei um texto muito interessante que aborda 5 elementos-chave focados nas fases de iniciação e planejamento que levam a melhores resultados e menores índices de falha.

Trata-se de etapas preparatórias, fundamentais para começar o projeto com o pé direito.

Você já deve ter passado por isso: em um novo projeto, há uma ansiedade, inclusive do patrocinador (o maior interessado no bom planejamento), de começar a fazer as coisas logo… e para eles, “fazer” significa iniciar algumas atividades da fase de execução.   É o famoso, “ah, enquanto planejamos, já podemos ir fazendo x, y e z”.  Parece inofensivo, não? Mas é uma armadilha que pode se transformar rapidamente em uma fonte de riscos para o projeto. Uma ação leva à próxima, e antes de você perceber, a execução do projeto já tomou conta de seu tempo, e o planejamento adequado vai ficando em segundo plano.

Bom, chega de terrorismo, vamos aos 5 pontos:

A Reunião de Kick-Off do Projeto

A reunião de início é o jogo de abertura do projeto. É a ocasião ideal para a equipe do projeto e o cliente apresentarem e definirem as expectativas do projeto e marcos. A reunião deve identificar as funções da equipe em todo o espectro de atividades relacionadas ao projeto, a fim de assegurar que essas atividades sejam concluídas sem problemas.

A Fase de Planejamento

A fase de planejamento dá uma compreensão de alto nível do produto pretendido no projeto. Dá à equipe do projeto um pulso dos sistemas e processos atuais, ao avaliar as deficiências existentes e identificar os principais objetivos que devem ser abordados na atividade da execução do projeto e criação do produto proposto.

A fase de planejamento também ajuda os stakeholders a identificar os riscos que podem estar associados ao projeto. Com o tempo, os requisitos de negócios continuam a crescer em uma tentativa de melhorar a funcionalidade existente. O objetivo da fase de planejamento é deixar isto absolutamente claro – trabalhando em parceria com o cliente e as equipes de projeto – o conjunto completo de funções e conteúdo será abordado.

Modelos e Ferramentas de Requisitos

O gerente de projetos e a equipe analisam, documentam, gerenciam e apresentam os requisitos do projeto para análise e aprovação para o cliente de uma forma compreensível. Como parte do processo de planejamento, e no início do projeto o gerente de projetos deverá comunicar ao cliente os modelos padrão e ferramentas de gerenciamento de requisitos que irão aderir, a fim de documentar as especificações de requisitos.

Para projetos grandes em tamanho e complexidade, é importante fazer uso de ferramentas de gerenciamento de requisitos para gerenciar as mudanças de versões, acompanhar status de exigências, comunicar-se com os stakeholders e reutilizar os requisitos sempre que possível.

Definir Pontos de Contato e Escalação da Hierarquia

Caso haja quaisquer dúvidas ou preocupações em relação a qualquer aspecto da atividade de projeto planejada, é importante para definir um processo claro para identificar os principais pontos de contato no engajamento do projeto, além do mecanismo de escalação adequado.

O comitê de direção do projeto é responsável por conselhos sobre a direção estratégica, supervisão do planejamento e execução, resolver os problemas em aberto, alcançar os resultados do projeto e os marcos, e na preparação de um relatório de status do projeto semanal com informações atualizadas e precisas ao longo do projeto.  Mesmo em empresas menores, nas quais essa estrutura de “comitê de direção” pode não existir, devem ficar absolutamente claros os fluxos de comunicação e os níveis de tomada de decisão.

Assinatura dos Requerimentos: Um Marco do Projeto

É imperativo que cada participante do projeto entenda o que significa a Assinatura / Aprovação dos Requisitos, bem como o seu impacto relacionado ao projeto.  Os clientes não devem desconsiderar este ato, e sim partir do princípio de que se trata de um importante marco do projeto.

A aprovação dos requisitos significa um acordo formal com os participantes do projeto, afirmando que o conteúdo do documento de requisitos, tal como está redigido, está completo com relação às projeções finais e que não há problemas em aberto para resolver.

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Gerente de projetos e empreendedor com vivência internacional, criador da Rede O Gerente e definitivamente viciado em publicar conteúdo sobre gestão, negócios e tecnologia. Fundador da Avantta, empresa especializada em soluções de tecnologia e gerenciamento de projetos para pequenas e médias empresas. Segundo seu filho, é o melhor engenheiro do mundo.
  • Abraao Dahis

    Caro Luiz,
    É sempre um prazer ler seus artigos!
    Abs
    Abraão Dahis