5 coisas a fazer quando projetos falham


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Qualquer pessoa que já gastou uma quantidade razoável de tempo em gerenciamento de projetos vai ter projetos que, de tempos em tempos, experimentará dificuldades significativas. Mesmo com todo o planejamento, nunca é possível prever todas as eventualidades e, portanto, prever todos os riscos. Os projetos são, por natureza, mais arriscados do que outras atividades de negócios. É sempre útil aplicar algumas técnicas para ajudar em tais situações.

1. Mostre Liderança

Um clichê frequentemente repetido, e difícil de explicar em termos de ação. Quando as coisas dão errado, há muito nervosismo na equipe e gerência de projetos. Membros da equipe do projeto muitas vezes tem dificuldades para pensar além do seu problema imediato. Você vai encontrar executivos e patrocinadores preocupados com as obrigações contratuais e possíveis desentendimentos com o cliente. Mostrar liderança nesse contexto é garantir que esta incerteza não se transforme em pânico. O papel do gerente de projeto é orientar um curso claro e parar qualquer jogo de culpa que possa aparecer. Agora não é o momento para isso. Concentre-se nos porquês após o projeto.

2. Evite a Tentação de Simplesmente Adicionar Mais Recursos

Uma reação comum a um projeto em dificuldades é adicionar mais recursos nele. Se o projeto é de grande visibilidade e os gestores não são capazes de fornecer expertise no assunto, eles vão sentir a necessidade de contribuir de alguma forma para corrigi-lo. Nesta situação, o meio mais fácil à disposição são os recursos. Tenha cuidado com isso. Mais cozinheiros não equivalem a um prato melhor. Você pode precisar recorrer a alguma orientação para os membros da equipe do projeto ou a si mesmo se você está gerenciando um projeto fora do seu conhecimento técnico. Sempre considere quanto tempo vai demorar antes que novos recursos possam contribuir para o projeto. Se o problema é o tempo, você vai praticamente garantir uma entrega atrasada se adicionar recursos. Também leve em conta a comunicação adicional necessária para integrá-los com sucesso.

3. Evite Mascarar o Problema

Há sempre uma tentação em minimizar as coisas conforme as coisas começam a dar errado, para não criar pânico. Eu descobri que é mais fácil ser transparente sobre a verdadeira situação. Surpresas inesperadas irão comprometer a integridade do projeto mais que qualquer outra coisa. Embora seus stakeholders provavelmente fiquem chateados com você, no longo prazo isto te trará mais respeito. Você precisa ser claro com a comunicação interna. Se você precisa que algum de seus recursos disponham de tempo ininterrupto para o projeto, você precisa criar um sentido claro de urgência. Caso contrário, você não vai conseguir o resultado que você deseja. Ser claro não significa contrariar o seu pessoal. Você pode precisar das mesmas pessoas mais tarde no projeto ou para um projeto subsequente. Não se queime.

4. Realize uma Revisão

Muitas vezes, quando um projeto problemático é concluído, as pessoas estão tão satisfeitas que nenhuma aprendizagem ocorre. Esta é uma das piores coisas que você pode fazer. Você não está se certificando que os mesmos problemas não se repitam. Espere por um período razoável, após o encerramento do projeto, para realizar a revisão. Enquanto as coisas ainda estão em aberto, as pessoas estarão mais propensas a ficar na defensiva e o valor que você recebe a partir do exercício de lições aprendidas será limitado. Quando você fizer a revisão, estruture-a para que todos tenham a possibilidade de apresentar o que eles poderiam ter feito melhor. Comece você para mostrar o caminho.

5. Dê Seguimento

Não deixe a revisão de lições aprendidas em um documento na gaveta e espere o próximo projeto para pegá-lo. Use as informações a partir de sua análise para recomendar planos de treinamento e mudanças de processos para a organização. Apresente-os a alguém com influência dentro da organização. Depois de algum tempo, acompanhe os avanços das recomendações. Melhorias necessitam de muito trabalho e tenacidade.

Você tem quaisquer regras para gerenciar projetos problemáticos? Eu estaria muito interessado em ouvir.

Autor: Shoaib Ahmed

Artigo publicado originalmente no site ProjectManagers.net

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