5 coisas que matarão seu projeto


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Recentemente, uma colega gerente de projetos ficou sem trabalho porque seu projeto havia sido cancelado. De um dia para outro seu contrato foi terminado. Quando nos encontramos para um café algumas semanas mais tarde, falamos sobre o que deu errado, e ela foi muito gentil em admitir que foram suas habilidades de gerenciamento de projetos que tinham deixado o projeto ruir. Ela não enxergou alguns dos sinais de alerta, e não foi capaz de tomar quaisquer medidas mitigadoras para impedir que as coisas fossem mal. Como resultado, alguns fatores conspiraram para matar o seu projeto e não havia nada que ela pudesse fazer.

É claro que, se você as identifica cedo, existem ações que você pode tomar para deter as coisas que poderão matar o seu projeto. Às vezes, esses “fatores assassinos” podem ser muito grandes e nada do que fizer será suficiente. Nessas situações, o encerramento do projeto é a coisa certa a fazer. Mas, em outros casos, você pode manter o projeto de pé se você gerenciar a situação com cuidado. Veja a seguir minha lista das 5 principais coisas que poderão matar o seu projeto. Quais delas você já identificou em seu projeto atual e que você está fazendo sobre isso?

1. Riscos do Projeto

É difícil priorizar o que irá matar o seu projeto, mas “risco” certamente deve estar lá no topo da lista. Se você não usar alguma ferramenta de gerenciamento de riscos para manter-se ciente dos riscos que o seu projeto corre, há uma grande chance de que você não consiga descobrir as coisas que poderiam ser um problema e, como resultado, seu projeto vai sofrer.

Uma boa gestão de riscos pode ajudá-lo a identificar o que poderia dar errado no projeto de modo que você pode colocar em prática alguns planos de contingência. Você nem sempre pode impedir o risco de acontecer, mas você pode se planejar para ele e certificar-se de que você e sua equipe do projeto estão preparados no caso dos riscos se transformarem em problemas. A consciência é o primeiro passo para ser capaz de gerenciar os riscos do projeto!

2. Complacência

Alguém realmente se preocupa com o seu projeto? Se você não consegue tempo com seu patrocinador do projeto ou você sente que ninguém lê os seus relatórios de status, então talvez a complacência será a morte do seu projeto.

Isso pode acontecer em projetos que estão entregando algo novo para a empresa, como um novo produto ou serviço. Se você não mantém a unidade e o ímpeto, e os altos executivos não demonstram interesse e ajudam a levá-lo adiante, você pode facilmente descobrir que outra empresa chegou lá primeiro, ou que ninguém precisa mais do que você está desenvolvendo. A complacência já matou muitas boas iniciativas simplesmente porque uma vez que outra empresa já fez a mesma coisa, não há muito sentido em continuar a entregar algo que não vai ser tão bom.

3. Falta de liderança

Falando de patrocinadores do projeto, certifique-se de que os seus estejam liderando ativamente o projeto. Seu projeto perderá rumo se você não tiver um líder que defina a visão do projeto e que acompanhe ativamente o projeto até a sua conclusão. Embora a maior parte deste papel seja do patrocinador, não é exclusivamente dele – o gerente de projeto deve ser um líder no projeto também.

Liderança se trata de definir a direção, tomar decisões oportunas e garantir que as coisas certas estão sendo feitas. Sem isso, o seu projeto corre o risco de não fazer progressos suficientes e, finalmente, de estagnar. Isto, por sua vez, pode levar à morte do projeto.

4. Objetivos pouco claros

O que seu projeto deveria entregar? Se você não sabe a resposta para esta pergunta, então os objetivos do projeto não são claros. Objetivos pouco claros tornam difícil para a equipe do projeto saber se eles estão trabalhando nas coisas certas ou se eles estão a fazer progressos na direção certa. Também é praticamente impossível saber se você chegou ao final do projeto, se você não sabe o que você deveria supostamente entregar.

Definir objetivos claros ajudará o projeto a avançar e irá garantir que todas as tarefas e atividades do projeto estejam alinhadas por trás do que você deve alcançar. Qualquer coisa que não ajude a atingir esses objetivos pode ser jogado fora!

5. Falta de recursos

Finalmente, um projeto carente de recursos não vai chegar muito longe. Às vezes, a falta de recursos é causada pelo fato da empresa não ser capaz de fazer com que as pessoas certas, os equipamentos ou orçamento estejam disponíveis para o gerente de projeto. Mas às vezes é simplesmente pelo fato do gerente de projeto não fazer as perguntas certas, ou passar pelo processo para garantir o que é necessário.

Planejamento de recursos e gestão de despesas de forma adequada irão ajudá-lo a identificar o que você precisa, e então você pode ao menos tentar se certificar de que seu projeto tem os recursos certos para ter sucesso. Se você achar que você não pode garantir o que você quer, você vai, ao menos, saber que o projeto enfrentará problemas e poderá tentar se planejar para isso. No pior dos casos, um projeto sem os recursos adequados não vai a lugar nenhum e acabará morrendo.

Estas são as cinco coisas que vemos que frequentemente matam projetos, e como você pode imaginar, a maioria delas pode ser resolvida com uma boa gestão do projeto e pelo uso efetivo de ferramentas de software para ajudar a gerenciar os potenciais problemas.

É claro que, às vezes, não há nada que você possa fazer para manter um projeto vivo e, como já dissemos, encerrar projetos que estão fracassando às vezes é o melhor curso de ação. Mas gerenciar bem o seu projeto pode ajudar a evitar ficar na mesma situação que minha colega se encontrou – situação na qual suas fracas habilidades de gerenciamento do projeto resultaram em um projeto que acabou morto, quando poderia ter tido a possibilidade de contribuir com algo útil para os negócios. Não deixe que isso aconteça com o seu projeto!

jasonAutor: Jason Westland

Sobre: Fundador e CEO do ProjectManager.com, ferramenta de gerenciamento de projetos online, e autor do livro “The Project Management Life Cycle”