Gerenciamento de projetos em uma pequena empresa


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A pequena empresa estava crescendo tão rápido e tinha tantos projetos, que foi decidido que era hora de um escritório de gerenciamento de projetos (PMO). Como é difícil ter um escritório de gerenciamento de projetos, sem gerentes de projeto, quatro (incluindo eu) foram contratados dentro do período de um mês. Foi um momento emocionante, pois todos nós conhecemos os pontos fortes, fraquezas e peculiaridades uns dos outros.

Viemos todos em diferentes sabores. O “empresário” era focado em gestão de despesas, ROI (retorno sobre investimentos), e o valor que cada projeto iria trazer para a organização ou o cliente. O mantra do “lutador” era: “Vamos terminar isso, pessoal” e empregava uma força bruta desconexa. O “crítico” encarregou-se de levantar todas as razões pelas quais algo não estava funcionando, e levantar os problemas com cada plano que lhe foi apresentado.

E então, havia o Phil.

Phil era o “escritor”. Phil sentava em sua mesa de quatro a seis horas por dia, digitando fervorosamente em seu teclado. Ele sentou-se colado à sua cadeira durante semanas a fio, ou pelo menos até que o PMO se organizou e as pessoas descobriram o que precisava ser feito.

Todo mundo estava morrendo de vontade de saber em que Phil estava trabalhando. Eu perguntei a ele. Acontece que ele estava montando uma pasta espessa de três polegadas de processos de gerenciamento de projetos, procedimentos, modelos e outros apetrechos relacionados ao gerenciamento de projetos para todo mundo seguir. Ele estava criando e documentando um procedimento para todas as fases da gestão de projetos, da iniciação ao encerramento. Ele tinha formulários, listas de verificação e instruções sobre como gerenciar exceções. Ele tinha inclusive instruções sobre como lidar com as exceções das exceções. Seus formulários de aprovação eram tão ceios de “juridiquês” e planos de contingência que teria tornado qualquer burocrata governamental orgulhoso.

Em teoria, o seu fichário soou como uma boa ideia, pelo menos até que um novo xerife chegou à cidade. Veja, o bando de gerentes de projeto havia sido contratado antes de seu gestor. Levou muito mais tempo para encontrar o cara certo para administrar o departamento, do que encher o departamento com as pessoas.

Quando o cara certo foi encontrado e trazido a bordo da empresa, sua primeira ordem do dia foi conhecer a sua equipe. Ele entrevistou o “empresário”, o “lutador”, e o “crítico”. Ele finalmente chegou ao Phil, o “escritor”.

Phil entrou no escritório de seu novo gerente com sua posta de gerenciamento de projetos, e orgulhosamente colocou-a sobre a mesa.

O que é isso?“, o novo gerente perguntou enquanto olhava com curiosidade para o fichário espesso.

É cada processo, procedimento, e orientação sobre como executar projetos dentro da empresa“, o escritor Phil retrucou.

Vamos fazer assim”, disse o gerente, “você vai parar de trabalhar nisto agora mesmo. Nós não vamos fazer gestão de projetos por quilo por aqui“.

Phil ficou devastado. Será que seu novo gerente não sabia quanto trabalho tinha ido para esta pasta? Será que ele não sabia o quanto isso iria simplificar as coisas e fazer com que todos  estivessem na mesma página? As emoções de Phil foram de desapontado, a confuso, e mesmo até à beira de ficar furioso.

Seu gerente, de fato, sabia quanto trabalho tinha dado para fazer isso. Ele também sabia o quanto um documento como esse poderia simplificar as coisas… mas em uma grande empresa. O problema era que esta não era uma grande empresa. Esta era uma pequena empresa ainda em sua infância, com apenas cento e vinte pessoas.

A beleza do Gerenciamento de Projetos em uma pequena empresa

Agilidade – Uma empresa desse porte consegue girar em um piscar de olhos. Ela poderia mudar a direção de um mês para o outro sem pausar. Com apenas um punhado de pessoas encarregadas da estratégia, se as coisas precisam mudar, elas mudam. A pequena empresa é flexível e pode ir para onde o mercado comandar. Isso significa que os projetos precisam ser tão flexíveis quanto a empresa.

Velocidade – Uma empresa deste tamanho tem também o benefício da velocidade. Ideias são vetadas rapidamente e aprovações podem ser obtidas quase que instantaneamente. Não há comitês para discutir, e potencialmente adulterar e poluir uma boa ideia. Projetos que ocorrem em uma pequena empresa devem também refletir essa necessidade de velocidade. Não é incomum uma ideia ser totalmente desenvolvida e implementada dentro poucas semanas.

Capacidade de resposta – Pequenas empresas também precisam ser sensíveis às necessidades dos clientes que possam surgir. Você não pode aglomerar clientes e usuários em uma longa fila para o suporte. Problemas precisam ser tratados e resolvidos imediatamente. Os mecanismos de apoio precisam permitir esse tipo de resposta e não se atolar no preenchimento de formulário após formulário solicitando ajuda.

O gerente de Phil podia ver que anteriormente Phil era de uma grande empresa. De fato, ele era. Phil estava fazendo o que ele sabia que funcionava em um ambiente de uma grande empresa, e pensou que o mesmo se aplicaria em sua nova posição.

Agora, isso não quer dizer que não há a necessidade de algum elemento de processo e procedimento. Só tem que ser a quantidade certa. Para uma empresa deste tamanho, um pequeno pacote de documentos provavelmente seria suficiente. Este pacote incluiria elementos-chave de gerenciamento de projetos como um termo de abertura do projeto, a estrutura de divisão de trabalho, cronograma do projeto, formulário de solicitação de mudança, o plano de gestão de riscos, e relatório de status semanal. Isso é o suficiente para iniciar qualquer projeto e mantê-lo na direção certa. Mais pode ser adicionado de acordo com o amadurecimento da empresa e seus funcionários. É preciso uma quantidade considerável de sobrecarga e tempo para implementar um volume enorme de regras de gerenciamento de projetos. Para uma empresa apenas começando, esse tempo deve ser gasto fazendo o trabalho.

Como Phil se comportou? Infelizmente, não muito bem. Ele levou o feedback de seu gerente para o lado pessoal e murmurou baixinho por meses sobre o lugar estúpido em ele foi trabalhar. Ele acabou encontrando uma posição com uma nova empresa e levou sua pasta com ele. Sua nova empresa AMOU o que ele levou para a mesa, porque eles eram tudo, menos flexíveis e rápidos. Veja, Phil acabou trabalhando para o governo dos EUA e se encaixou direitinho lá dentro!

Autor: Jason Westland

Artigo publicado originalmente no site ProjectManager.com

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  • Bruno Passos

    Excelente artigo! Ao estudarmos para projetos, somos instigados a seguir um padrão de gerenciamento para grandes projetos ( padrão Rita Mulcahy ). As vezes o trivial nos foge aos olhos! Deixar claro a diferença de projetos em pequenas empresas me deu uma nova perspectiva do uso das ferramentas adequadas para cada tipo de organização! Parabéns!!!