Tornando mais fácil a vida do patrocinador


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Já trabalhei com vários patrocinadores de projeto ao longo dos anos, e uma coisa que eu sempre pergunto a eles quando começo a trabalhar em um projeto é: “O que você quer que eu faça por você?”.

Esta simples pergunta me permite iniciar uma discussão sobre como o patrocinador do projeto quer receber relatórios do projeto e outras comunicações, como eles querem saber sobre o status, se eles querem ser copiados em certas mensagens ou se eles basicamente querem que eu os deixe em paz, a menos que eu tenha um problema que eu não posso resolver sozinho.

Já fiz essas perguntas a muitos patrocinadores, e todos eles responderam coisas diferentes! No entanto, existem alguns temas comuns, então aqui está uma seleção das melhores respostas para você considerar quando você está trabalhando com seu próprio patrocinador do projeto.

Traga soluções, não problemas

Tem um problema para o qual você precisa de ajuda? Anotar em seus registros de problemas do projeto e informar o seu patrocinador do projeto não é suficiente. Na condição de gerentes de projetos, muitas vezes nos deparamos com problemas que não podemos resolver sozinhos. Isso ocorre porque a solução exige uma aprovação para gastar dinheiro, contratar mais pessoas ou reduzir o escopo, ou qualquer outra coisa que não está ao nosso alcance fazer sem autorização. No entanto, temos de aceitar que nós sabemos o histórico do projeto muito, muito melhor do que o patrocinador do projeto, porque vivemos com o detalhe todos os dias.

Os patrocinadores do projeto rotineiramente me dizem que eles querem recomendações, bem como o histórico do problema. Eles não podem tomar a decisão correta sem algumas opções para escolher. Na verdade, existem algumas situações em que eles não seguirão a sua recomendação, independentemente do quão bem pensada foi, mas isso é normal – é o direito deles de escolher um caminho diferente e eles podem ter outras informações que nós não sabemos.

Quando você levar um problema para o seu patrocinador, leve também algumas opções de como poderia ser resolvido, e sua recomendação para o que deve acontecer em seguida.

Faça relatórios sem jargões

Há um monte de jargões em projetos, e as equipes de projeto, por vezes, inventam seus próprios, dependendo do tipo de projeto que é. Patrocinadores, que não ouvem este idioma todos os dias, podem ficar um pouco perdidos quando alguns membros da equipe do projeto estão conversando. Pode parecer uma língua estrangeira!

Então, quando você estiver preparando os relatórios do projeto, lembre-se de explicar as coisas claramente. Elimine o jargão e use a terminologia que o seu patrocinador do projeto com certeza irá entender. Tente evitar abreviaturas, e explique o conceito por trás de todas as declarações, caso seja necessário. Você provavelmente vai descobrir que isso torna o relatório mais fácil para que todos possam entender, e isto também lhe força a pensar claramente sobre a situação.

Reporte em tempo hábil

Nenhum patrocinador do projeto gosta de receber relatórios de status que estão desatualizados. Se você estiver preparando um relatório mensal, entregue-o ao patrocinador logo que o mês termina. Se você enviá-lo no meio do próximo mês, você estará informando o status das tarefas que, potencialmente, aconteceram seis semanas atrás, e projetos seguem em frente tão rapidamente que não há muito sentido em fazer isso.

A melhor maneira de relatar o status em tempo hábil é a utilização de um software de gerenciamento de projetos online combinado com um abrangente painel de relatórios do projeto. As informações contidas na ferramenta de software serão constantemente atualizadas pelos membros da equipe do projeto, de modo que o status sempre será mostrado em tempo real. O painel vai puxar essa informação para exibi-lo em formato gráfico fácil de compreender, e o patrocinador receberá os dados ao mesmo tempo em que são gerados.

Esta é uma maneira muito mais oportuna para reportar do que depender de atualizações de status mensais. Claro, se o seu patrocinador do projeto quer um relatório mensal, tirar um “fotografia” de seu painel e enviá-lo é muito menos trabalhoso para você, o que significa que você pode relatar rapidamente e sem atrasos.

Evite surpresas

Os patrocinadores do projeto me dizem que eles não gostam de surpresas. Comparecer a uma reunião em que você solta uma bomba sobre um problema do projeto na frente de seus colegas, ou esperar até o relatório mensal para dizer-lhes que há um problema com os testes que adiou o projeto por três semanas – coisas assim são definitivamente desaprovadas.

Pode ser embaraçoso para um patrocinador ser pego de surpresa, especialmente se um dos seus colegas ou pares sabe alguma coisa sobre o projeto que eles não sabem. Afinal, eles são supostamente os patrocinadores do projeto, então eles devem saber o que está acontecendo, e ter um colega em um departamento diferente compartilhando informações com eles que eles deveriam ter diretamente de você, pode se voltar contra vocês dois, fazendo com que você e o patrocinador pareçam pouco profissionais e despreparados.

Os patrocinadores do projeto gostam de ser informados, por isso, se você tem um problema que pode se transformar em algo que você não pode lidar sozinho, não se esqueça de dar-lhes aviso prévio. Pode ser tão simples como enviar em e-mail rápido descrevendo o problema e dizendo: “Nós estamos lidando com isso, mas eu pensei que você gostaria de saber. Se eu precisar de alguma informação de você, eu vou deixá-lo saber até sexta-feira”.

Essencialmente, há muitas maneiras diferentes de trabalhar com os patrocinadores do projeto, então o que funciona para um patrocinador não vai ser do jeito que outro quer trabalhar. No entanto, você pode tornar a vida do seu patrocinador mais fácil, perguntando-lhes o que eles querem de você na condição de gerente de projeto. Você pode até mesmo colocar essas dicas em prática hoje, antes que você tenha o bate-papo com o seu patrocinador, uma vez que é muito provável que eles gostem de ser informados em linguagem que eles possam entender, apresentados com opções e tomar conhecimento dos problemas que possam surgir.

Autor: Jason Westland

Artigo publicado originalmente no site ProjectManager.com

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