Os benefícios de incluir patrocinadores em seu programa de treinamento


patrocinador-programa-de-treinamento

O mundo corporativo investe milhões todos os anos em gerenciamento de projetos – escritórios, tecnologia, treinamento, consultoria, etc.. Por outro lado, os dados mostram que, mesmo com gerenciamento de projetos sendo um processo relativamente comum em boa parte das empresas, as taxas de sucesso do projeto não refletem o investimento. Estudos mostram que as taxas de sucesso de gerenciamento de projetos variam entre 35 a 45%,  longe de ser uma referência sensacional para se gabar. No final das contas, apesar de muitas empresas investirem em infraestrutura de gerenciamento de projetos, a maioria dos projetos não são entregues com êxito (no prazo, dentro do orçamento e com a qualidade desejada). Embora as causas de falhas de projeto são muitas, uma deficiência gritante cada vez mais clara é a falta de formação em gestão de projetos a nível de patrocinador. Os gerentes de projeto normalmente recebem mais atenção para as iniciativas de formação em projetos, seguidos pelos membros da equipe e especialistas temáticos. No entanto, os patrocinadores do projeto, aqueles indivíduos que fazem o papel de provedor de recursos, tomador de decisões-chave e removedor de obstáculos, tendem a escorregar através das rachaduras de treinamento. Incluir os patrocinadores do projeto (e executivos interessados​​) em treinamento de metodologias de gerenciamento de projetos ajudará em 3 áreas principais: (1) melhor direção do projeto, (2) uma melhor utilização dos dados do projeto, e (3) melhoria da adoção cultural de gerenciamento de projetos.

Características comuns de patrocinadores produtivos

  • Entende a metodologia de planejamento
  • Fornece direção ativa durante sessões de planejamento
  • Mantém-se atualizado a partir do mais recente relatório de status do projeto
  • Usa a informação fornecida do projeto para desafiar equipes
  • Compromete-se a inserir gerenciamento de projetos na cultura corporativa
  • Está presente e engajado durante reuniões de controle

Melhor direção

O patrocinador do projeto desempenha um papel fundamental na definição da orientação estratégica do projeto e na comunicação das expectativas da alta administração para o projeto. Esta informação é muitas vezes capturados na forma do termo de abertura do projeto. Se um patrocinador do projeto não foi envolvido nos blocos de construção básicos do desenvolvimento da abertura do projeto, ele pode ter dificuldades em fornecer uma direção clara para o gerente do projeto. O resultado é que o gerente de projeto pode conduzir a equipe para concluir com sucesso o projeto errado! O patrocinador do projeto é o elo de ligação entre os stakeholders executivos e gerente de projeto. Sem uma clara compreensão de como comunicar os objetivos do projeto, de como os objetivos do projeto determinam os resultados-chave, e como o gerente de projeto pode melhor entregar o projeto com prazos especificados, o patrocinador está, em última análise, ajudando a facilitar um projeto fracassado. Ao assegurar que os seus patrocinadores do projeto estão alinhados na mesma metodologia de gerenciamento de projetos que o gerente do projeto, você está fornecendo o seu gerente de projeto e equipe a melhor oportunidade para o lançamento de um projeto bem sucedido.

Melhor utilização de dados do projeto

Informações de gerenciamento de projeto não são muito valiosas se não estão sendo utilizadas de forma eficaz. Mesmo o relatório mais detalhado ou a apresentação de powerpoint mais visualmente estimulante irão ser desperdiçados se os destinatários não sabem o que é devem fazer com as informações fornecidas. Neste ponto, o papel fundamental do patrocinador em todo o curso do projeto é alocar e redirecionar recursos conforme necessário, remover os obstáculos que impedem o projeto de avançar, e fornecer orientação estratégica para o gerente de projetos, entre outros. Se o patrocinador não compreende a mesma metodologia de planejamento que o gerente do projeto, as discussões sobre os conceitos de caminho crítico, técnicas de compressão do tempo, e alternativas de gestão de recursos, muitas vezes, se tornam confusas. No final, o patrocinador e o gerente de projeto podem ficar tão desalinhados que o patrocinador se torna gradualmente desengajado do projeto. Ao incluir o patrocinador na formação em gestão de projetos, ele é capaz de internalizar os dados que estão sendo apresentados a eles, compreender as opções estratégicas e fornecer orientação mais sólida para o gerente do projeto.

Adoção Cultural

Iniciativas de gerenciamento de projetos bem sucedidas não acontecem sem algum desconforto envolvido. Gerenciamento de projetos é um processo que envolve tempo, foco e compromisso com o sucesso da equipe. Sem esses elementos, todos estão simplesmente atravessando as atividades sem enxergar gerenciamento de projetos como uma ferramenta de gestão de valor agregado. Quando utilizado em sua plenitude, gerenciamento de projetos pode ser um sistema de alerta que ajuda a reduzir o estresse organizacional e auxilia a equipe do projeto na priorização de seu tempo. Um patrocinador forte que é bem treinado na metodologia de planejamento e acredita em sua importância pode agir como um “para-raios” para canalizar o sucesso do projeto em importantes mudanças culturais. Ao liderar a equipe para se engajar no processo de planejamento e controle e utilizando as técnicas nas quais  foram treinados, eles podem rapidamente gerar o impulso que mostra que investimento (em tempo e orçamento) vale a pena.

O patrocinador do projeto preenche um papel fundamental no sucesso de um projeto e, portanto, deve estar fundamentado nos mesmos conceitos de planejamento e controle que o gerente do projeto e a equipe. Ao não incluir os patrocinadores no treinamento, a mensagem recebida pelo gerente de projeto e a equipe é “faça como que eu digo, não como eu faço”,  uma receita para o fracasso. Ao falar a mesma linguagem de gerenciamento de projeto, os patrocinadores são capazes de assumir um papel mais ativo na definição da direção do projeto, fazer as perguntas certas quando os dados de gerenciamento de projeto são apresentados, ajudar o gerente de projeto a navegar através de potenciais obstáculos durante a execução do projeto e, finalmente, motivar a cultura corporativa global para adotar gerenciamento de projetos como um processo de valor agregado.

[magz_alert style=”blue”] Artigo preparado pela equipe do site Duration-Driven [/magz_alert]

Publicidade