Gerenciando o patrocinador do projeto


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Cada projeto tem um patrocinador do projeto, de modo que cada gerente de projeto tem que trabalhar com um patrocinador. Patrocinadores podem ser um grande trunfo para um projeto ou, se formos honestos, um pouco de um desperdício de espaço. Se você perguntar por aí, cedo ou tarde você vai encontrar um gerente de projeto que já trabalhou com um patrocinador que não parecia muito interessado no projeto e que não aparecia para as reuniões.

Não precisa ser assim. O relacionamento entre o gerente de projeto e o patrocinador pode ser muito bem sucedido, mas tudo começa com garantir que você se sente com ele no início do projeto. Use esse momento para discutir como vocês desejam que seja a relação de trabalho e como vocês dois irão apoiar o projeto para torná-lo tão bem sucedido quanto ele pode ser. Aqui está o nosso guia para administrar com sucesso o relacionamento com seu patrocinador do projeto.

Pergunte a ele o que ele quer de você

Patrocinadores experientes vão saber o que eles querem de um gerente de projeto; patrocinadores inexperientes podem não dar muita atenção a isso até que você lhes pergunte. Logo no início do projeto crie algum tempo com o seu patrocinador para discutir o seu papel e como você pode ajudá-lo a fazer o dele. Ele quer um painel do projeto para mantê-lo a par dos novos desenvolvimentos e progressos? Será que ele quer ser envolvido na alocação de recursos? Que tipo de problemas ele espera que você possa lidar sozinho e quais você deve reportar a ele?

Outro ponto a discutir é a sua abordagem para tolerâncias. A tolerância é o valor acima ou abaixo de algo (como o seu orçamento) que você pode estar, sem que seja um problema para o projeto ou o patrocinador. Por exemplo, se ele está satisfeito se você  gastar 5% a mais ou a menos, você pode ir em frente e gerenciar seu projeto dentro desses limites. No momento em que você percebe que vai estar acima ou abaixo em mais de 5%, você precisa ir até ele e deixa-lo a par do que está acontecendo.

Diga-lhe o que você quer dele

O relacionamento com o seu patrocinador do projeto funciona nos dois sentidos – você fornece informações e atualizações para ele, mas você também espera algo em troca. Use a sua primeira reunião com o seu patrocinador para estabelecer o que ele pode fazer por você.

Você vai querer certificar-se de pedir a ele que passe qualquer informação que possa afetar o projeto. Por exemplo, todas as decisões a nível executivo que impactarão o projeto, mudanças de política ou revisões orçamentárias. Você também pode pedir-lhe para garantir seu apoio, se você tiver problemas ao acessar os recursos que você precisa. Ele poderia desbloquear problemas para você e abrir os canais para que você possa garantir as pessoas ou equipamentos que você precisa para o projeto.

Você também pode perguntar-lhe sobre o seu compromisso com as reuniões. É uma boa ideia tê-lo junto em algumas reuniões de equipe, no início, e em outros pontos críticos do projeto, pois isso mostra que aos membros da equipe que o gerenciamento sênior apoia o projeto e o trabalho deles. Você pode usar esta primeira reunião para informar o patrocinador sobre os membros da equipe do projeto e seus papéis.

Um dos papéis tradicionais do patrocinador é o de presidir o conselho do projeto ou reuniões do grupo, de modo que agora também é uma boa oportunidade para mencionar isso, criar algumas reuniões e confirmar se ele quer que você prepare a agenda e assuma as atas ou se alguém vai fazer isso.

O que você quer de um patrocinador vai variar de acordo com o projeto. Para projetos simples, você pode considerar que eles só precisam dar suporte de supervisão e gestão, mas, para projetos complexos, com muita política no escritório, você pode poderia contar com eles para promover seu projeto e seu trabalho de forma muito mais regular.

Estabeleça canais de comunicação

Aproveite o tempo no início do projeto para estabelecer a forma como vocês irão se comunicar. Há muitas opções para você: reuniões, conferências telefônicas, e-mails, seu sistema de gerenciamento de projetos on-line que gera relatórios baseados em dados em tempo real. O que é apropriado para comunicar uma coisa pode não ser o caminho certo a ser usado para outra coisa – você não vai querer que o seu patrocinador descubra sobre um problema enorme no projeto porque por acaso ele se deparou com isso mencionado em seu painel de controle do projeto. É muito melhor concordar que, para problemas urgentes, você irá até ele imediatamente, seja por telefone ou pessoalmente. Você também pode estabeleer algumas reuniões de revisão, e você sempre pode cancelá-las se você não precisa delas.

Também vale a pena discutir suas expectativas com relação a quando ele vai se reportar a você. Não há nada pior do que saber que você tem um grande problema para resolver e não ser capaz de se obter retorno de seu patrocinador para ajudar a corrigi-lo. Você poderia pedir-lhe para se comprometer a responder a seus e-mails marcados como urgentes dentro de um período de 24 horas – mesmo que ele não consiga seguir a regra estritamente, pelo menos você vai ter criado alguma expectativa de que você só vai marcar as coisas tão urgentes quando elas realmente forem.

Revise regularmente

Claro, qualquer coisa que você estabeleça com o seu patrocinador precisa de revisões regulares. O que vocês acham ser apropriado no início do projeto vai mudar à medida que o trabalho progride. Seu patrocinador pode precisar de mais (ou diferentes) coisas em seu painel de controle e podem ser necessários encontros mais regulares durante a fase de execução do projeto.

De vez em quando, pergunte ao seu patrocinador se ele está recebendo o que precisa de você em termos de informações e atualizações de status do projeto. Ele pode estar muito ocupado para perguntar, ou ele pode não pensar no fato de que poderia ter informações diferentes. Se o patrocinador do projeto não está ajudando você da maneira que você sente que deve, fale sobre isso e peça o que você precisa.

A relação entre um patrocinador do projeto e um gerente de projeto pode ser muito produtiva, mas é importante começar com o pé direito. Passe algum tempo com o seu patrocinador e descubram juntos como vocês podem se ajudar a alcançar o sucesso do projeto.

Autor: Jason Westland

Artigo publicado originalmente no site ProjectManager.com

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