Algumas razões óbvias para custos excessivos


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Nos dias de hoje, é extremamente raro que um projeto seja concluído dentro do seu orçamento definido. O planejamento adequado é a chave para um projeto bem sucedido, mas há alguns problemas que estão geralmente além do domínio do planejamento. Um deles é exceder o orçamento. É verdade que podemos evitar determinados problemas através do planejamento e execução apropriados, mas você nunca poderá prever exatamente o que irá acontecer quando você começa um projeto.

Aqui estão algumas das algumas razões mais comuns que levam ao estouro orçamental em projetos, e como podem ser evitadas.

Subfinanciamento

Uma das principais razões que fazem o orçamento estourar é o subfinanciamento. Não alocar uma quantidade adequada de orçamento para um projeto no início, obviamente, leva a um excedente orçamental ou fracasso. Supor que um projeto será um sucesso sem atribuir orçamento suficiente é francamente uma ilusão.

Como evitar: Explique aos patrocinadores de antemão sobre excedentes de custos nos projetos, e como podem ser resolvidos, ou seja, através de financiamento adicional ou redução do escopo.

Estimativas de Custo Inviáveis

A estimativa de custos é um processo importante em um projeto e um motivo comum para o excesso orçamental. Se o custo é calculado com base em um palpite, ou por pessoal sem experiência ou não qualificado, então o projeto vai inesperadamente enfrentar derrapagens orçamentais. Isto pode não ser um problema nas fases iniciais do projeto, mas frequentemente torna-se inviável em fases finais.

Como evitar: Procure a ajuda de membros da equipe e especialistas temáticos ao fazer estimativas do custo de um projeto. Divida o trabalho em partes menores e, então, faça estimativas. Você pode fazer estimativas globais usando técnicas como a Modelagem Paramétrica, Estimativa de 3 Pontos, Análise de Reserva, Simulação etc.

Subestimar a Complexidade do Projeto

Projetos grandes estão geralmente em risco de ultrapassarem seu orçamento, porque quanto maior o projeto, maiores as complicações que podem surgir durante a sua execução.

Como evitar: Divida as fases do projeto em partes menores. Evite planejar extensivamente desde o início e deixe espaço para alterações ou atrasos que podem ou não ocorrer durante o projeto.

Extensão do Cronograma do Projeto

Se o projeto está dentro do cronograma, não significa necessariamente que o orçamento do projeto também está sendo alcançado. Por outro lado, se o cronograma do projeto é estendido, isso se traduz automaticamente em mais tempo e dinheiro que precisa ser colocado no projeto. A extensão do projeto significa que pessoas e outros recursos serão necessários por mais tempo.

Como evitar: O planejamento de fases críticas de um projeto é extremamente importante, pois qualquer desvio em qualquer parte do projeto afeta tudo o que segue essa fase, incluindo o tempo e custo que foi inicialmente atribuído a ele. Se você for solicitado para estender o tempo do projeto, esclareça aos seus patrocinadores que ele provavelmente vai custar mais do que estava inicialmente previsto, uma vez que mais tempo significa que mais recursos serão usados.

Falta de um Plano B

Se você não tem um plano B para qualquer problema que possa surgir, então até mesmo o menor atraso no cronograma irá causar um aumento no orçamento.

Como evitar: Sempre tenha um plano no caso de surgirem problemas. Seu orçamento deve estimar o custo do projeto, mas junto com ele deve sempre haver espaço para algumas mudanças inesperadas que podem acontecer no cronograma ou escopo do projeto. Deixe espaço para mudanças em seu plano de orçamento.

Falta de Planejamento de Recursos

Se você falhar em planejar de forma eficaz os recursos que estão disponíveis para você, então isto irá, obviamente, levar a um excesso orçamental. Um dos erros mais comuns que causam o excesso orçamental é a incapacidade de estimar os recursos que serão utilizados durante o projeto. Eles poderiam ser subestimados, visto que as condições de contratação costumam mudar e o custo pode ter aumentando em relação a quando o projeto foi planejado.

Como evitar: Isso poderia ser evitado através de um planeamento adequado. Planeje o escopo, então estime o custo e o tempo que será necessário. Em seguida, aloque o orçamento para todos os departamentos. Planejar tudo antes garante que você tenha uma melhor compreensão de todos os recursos e equipamentos que você vai precisar.

Autor: Moiz Noorani

Artigo publicado originalmente no site Project-Management.com

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