5 Dicas para manter o orçamento de seu projeto sob controle


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Controlar o orçamento do seu projeto pode ser um desafio. Há muitos obstáculos que podem diminuir a saúde do seu orçamento, mas há muitas táticas que você pode usar para mantê-lo saudável.

Aqui estão algumas dicas para ajudar:

1. Reduzir o escopo

Por mais simples que possa parecer, nós podemos ficar tão focados nos pedidos do cliente que considerar a possibilidade de reduzir o escopo escapa de nossa mente. No entanto, muitas vezes o escopo inclui muitas coisas “desejáveis”, mas não essenciais, o que significa que seu projeto poderia igualmente bem sucedido mesmo sem alguns dos recursos solicitados.

Ao identificar e remover os “desejáveis”, você pode reduzir os custos e se concentrar no que é realmente necessário.

2. Alavancar o trabalho passado

Aproveitar o trabalho de outros projetos pode economizar muito tempo em um novo projeto. Esta estratégia é muitas vezes esquecida por 2 motivos principais:

a. Falta de visibilidade do que foi feito: Nós podemos não estar cientes de todos os recursos disponíveis dentro de uma empresa. Portanto, poderia haver algumas partes de projetos anteriores que poderiam ser reutilizadas, e que você não está ciente. Para ajudar com isso, comunique-se com seus colegas, ou busque através das bases de conhecimento da organização.

b. Falta de materiais reaproveitáveis: Nem tudo o que é criado é feito com flexibilidade em mente. Isto significa que as chances de você poder reutilizar a maioria dos elementos podem ser muito baixas. Criar algo que pode ser reutilizável geralmente leva mais tempo inicialmente, e as pessoas, muitas vezes, usam o caminho mais rápido devido aos prazos apertados ou simples falta de tempo. Esta abordagem é boa para o curto prazo, mas no longo prazo você pode entregar mais resultados com menos trabalho.

3. Usar recursos experientes

Recursos com mais experiência custam mais, no entanto, eles vão executar o trabalho em menos tempo. Além disso, eles vão exigir menos esforço de gerenciamento. Tudo isso vai economizar dinheiro.

Esteja consciente de que, dependendo do trabalho, recursos experientes podem não se sentir motivados, um problema que os torna menos rentáveis. Certifique-se de que o trabalho seja interessante ou desafiador o suficiente para as pessoas que serão responsáveis.

4. Reduzir reuniões

Este pode ser difícil já que as pessoas gostam de marcar reuniões. Elas dão a ilusão de produtividade, quando na realidade são conhecidas por exatamente o oposto: são pouco produtivas, e muitas vezes inúteis. Se você tem reuniões regulares de status com sua equipe, considere reduzir a quantidade e preencher a lacuna com alguns e-mails rápidos ou talvez apenas certificar-se que a ferramenta de gerenciamento de projetos que você usa está atualizada corretamente e você pode simplesmente dar uma olhada.

Se você fizer algumas contas rápidas, imagine uma reunião semanal de 1h com sua equipe composta por 10 membros. Isto continua durante todo o seu projeto de 6 meses. São 260 horas gastas em reuniões. As opiniões variam, mas as reuniões são muitas vezes até 80-90% ineficientes, isto significa que cerca de 200h são potencialmente desperdiçadas em seu projeto.

5. Use uma equipe menor

Equipes menores custam menos e são mais fáceis de gerenciar. Além disso, se duas pessoas não compartilham o mesmo papel, não há necessidade de gastar tempo adicional para garantir que membros da equipe não sobreponham o papel uns dos outros.

A fim de conseguir ter uma equipe pequena, você vai precisar de um cronograma realista que permite que a equipe trabalhe com uma velocidade menor.

Autor: Christian Bisson, gerente de projetos canadense que já entregou mais de 100 projetos na área de TI.

Artigo publicado originalmente no site PM Hut

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