7 sugestões para criar um orçamento para seu projeto


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Há uma ligação estreita entre gerenciamento de projetos e orçamentos. Preparar um orçamento de projeto requer avaliar o projeto em detalhes antes que alguém comece a trabalhar.

O orçamento é uma aproximação para o planejamento do projeto“. Este aforismo foi um tweet ao vivo de uma palestra dada por Aidan Byrne, CEO do Australian Research Council. Em outras palavras, quando você conclui um orçamento, você se sente como se você tivesse caminhado por todo o projeto.

Enquanto os projetos podem variar drasticamente, existem algumas estratégias comuns quando se trata de definir orçamentos, tais como: planejar para o pior, identificar onde as mudanças são susceptíveis de serem originadas e verificar essas áreas de perto. E não se esqueça do plano de contingência (e um orçamento de contingência) no caso de as coisas ficarem um pouco descontroladas.

Aqui estão 7 dicas e práticas para a criação de um orçamento que ofereça suporte ao seu projeto:

1. O orçamento de projeto mais difícil que você vai escrever é o primeiro. Depois disso, você tem um modelo de orçamentação para projetos semelhantes e a experiência para escrever orçamentos detalhados. Para o seu primeiro orçamento, obtenha a ajuda de um membro experiente da equipe ou mentor. Se você está em um grupo colaborativo, obtenha as informações de estimativas de trabalho de todos. O ponto é que você não tem que fazer isso sozinho.

2. Aprenda com outros projetos. Encontre um projeto passado que foi semelhante ao atual no tipo ou escopo, e use-o como modelo. Algumas equipes se voltam para a sua ferramenta de gerenciamento de projetos para explorar dados e informações sobre quanto tempo e dinheiro foram gastos para determinados projetos, e para identificar onde os recursos foram adicionados ou subtraídos.

3. Conheça os seus custos básicos. Comece por inserir os custos básicos, aqueles absolutamente  necessários para colocar o projeto em funcionamento. Eles incluem os membros da equipe, equipamentos, software, viagens, etc.  Em seguida, compare os custos básicos com o orçamento total pré-definido. Se os seus custos se ajustarem abaixo do valor do orçamento total, você está dentro dos limites. Se não, você precisa ter a primeira conversa com seu chefe ou patrocinador sobre como dimensionar o projeto para que seja concluído dentro do orçamento, ou sobre como expandir o orçamento.

4. Prepare-se para mudar as estimativas orçamentais. A maioria das estimativas iniciais é apenas isso: uma estimativa. Com as ocorrências comuns de mudança escopo, surpresas inesperadas e a natureza dos negócios, em algum ponto do projeto o orçamento pode facilmente mudar. Esse fato apenas reforça a necessidade de gerenciar o orçamento do projeto continuamente. O gerente de projeto vigilante compara os custos reais já incorridos em relação ao orçamento inicial e, em seguida, em relação à previsão de custos até sua conclusão em intervalos regulares. E então é hora de ajustar o plano de trabalho para trazer as despesas em consonância com o orçamento total.

5. Monitore os recursos. Você quer que os membros de sua equipe estejam trabalhando nas tarefas certas com todo seu potencial. Os salários são um grande componente do orçamento, então reveja semanalmente o uso de recursos para certificar-se de que todos estão trabalhando nas mais altas prioridades e colocando a quantidade adequada de horas por semana em suas tarefas. Uma ferramenta de gerenciamento de projetos com fortes capacidades de nivelamento de recursos pode ajudar a controlar isso.

6. Seja transparente. Mantenha sua equipe informada da evolução da previsão orçamentária. Comunique o que se espera deles para ficar dentro do orçamento. As pessoas podem começar a monitorar como elas designam horas e outros custos para o seu projeto. E elas vão entender todos os pedidos para mudar de direção se eles surgirem.

7. Gerencie o escopo. Aumentos do escopo prejudicam orçamentos. Para evitar o trabalho não planejado que leva a excesso de custos, crie pedidos de mudanças para o trabalho que vai além dos requisitos iniciais do projeto, com projeções precisas de custo adicional. Busque financiamento adicional para o projeto cobrir os pedidos de mudanças.

Em alguns projetos, é difícil definir o escopo e orçamento no início. Mesmo um gerente de projeto experiente será desafiado quando eventos inesperados surgem. Custos excedentes são comuns, e as ordens de mudança tornam-se ferramentas importantes.

E, finalmente, usar o software de gerenciamento de projetos correto é a melhor maneira de saber exatamente onde está o seu projeto, para controlar a quantidade de tempo e dinheiro que foi gasto, e para prever o custo e o cronograma para o projeto inteiro. A ferramenta certa não irá eliminar o excesso de custos, mas pode ajudar a gerenciá-los.

Autor: Tim Clark

Artigo publicado originalmente no site PM Hut

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