O valor da auditoria de projeto


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A função de uma auditoria do projeto é determinar o status atual de um projeto. Auditorias ocorrem normalmente durante o ciclo de vida de um projeto, e seu resultado pode ser usado para influenciar a tomada de decisão do projeto. O objetivo da auditoria do projeto é garantir que o projeto proporcione os resultados desejados, produzindo os produtos corretos com as restrições de qualidade, custo e tempo combinados. A auditoria deverá abranger a totalidade do projeto, incluindo as coisas que deveriam ter sido feitas, mas ainda não estão concluídas. A auditoria deve comparar o estado atual com o estado planejado no ponto de medição. Quaisquer desvios potenciais devem ser revistos e medidas adequadas planejadas.

Idealmente, o grupo de execução da auditoria deve ser externo ao projeto. Este ponto de vista independente é muito importante e o auditor deve ser emocionalmente desligado do projeto. Isso permite que o auditor reveja o projeto e as informações apresentadas sem distorções.

O papel do auditor é difícil, já que a obtenção de informações dos membros da equipe ligados ao projeto não é fácil. Um alto grau de inteligência emocional é necessário para construir as relações necessárias para obter as informações necessárias. Membros da equipe de auditoria devem:

  • Ter habilidades de especialista e generalista;

  • Ser aceito em todos os níveis da organização;

  • Possuir a competência técnica necessária para interpretar o projeto;

  • Ser bem-apessoado, articulado e analítico;

  • Ter desenvolvido habilidades de comunicação;

  • Ser independente;

  • Naturalmente curioso;

  • Compromissado com a realização de auditorias eficazes para dar suporte ao negócio.

A auditoria não deve ser um longo e prolongado exercício. Para entregar valor, a auditoria deve obter rapidamente as informações necessárias, interpretá-las fazer recomendações. Se um projeto está falhando, qualquer atraso para produzir uma ação corretiva apresenta mais risco para o projeto.

Eventos desencadeadores que resultam em uma auditoria que está sendo encomendada variam de projeto para projeto. Eles poderiam ser pré-planejados para ocorrerem em intervalos acordados ou ser comissionados se um projeto se afasta das tolerâncias definidas. Além disso, recomenda-se a criação de uma cultura que permita que o gerente de projeto ou patrocinador encomende uma auditoria se eles sentem que seja necessário. Outros stakeholders, tais como o cliente, poderão solicitar uma auditoria.

Uma auditoria não deve apenas informar sobre a situação atual, mas também deve, com base na evidência disponível, dar alguma previsão de desempenho futuro.

A auditoria deve ser formal, baseada em evidências e livre de julgamento subjetivo.

A auditoria deve:

  • Identificar os critérios pelos quais a auditoria será medida;

  • Ter acesso a todos os documentos e pessoas necessárias;

  • Formar uma interpretação do projeto e recomendar um curso de ação;

  • Produzir o seu relatório dentro de prazos combinados;

  • Apresentar e analisar o relatório com os gestores relevantes.

Chilstrom, em seu artigo “Auditorias de Gerenciamento de Projetos” (Chilstrom, 1983) sugere a seguinte abordagem:

Fase 1 – Iniciação e planejamento

  • Concordar com a finalidade, restrições e termos de referência;

Fase 2 – Estabelecer a linha de base do projeto

  • O que era esperado neste momento de acordo com o plano;

Fase 3 – Investigação

  • Reunir os fatos;

Fase 4 – Análise

  • Tirar conclusões a partir dos dados;

  • Testar as conclusões;

Fase 5 – Relatório e apresentação de conclusões

  • Apresentar ao grupo de acompanhamento do projeto;

Fase 6 – Encerramento

Se instigadas no momento apropriado, e se feitas corretamente, as auditorias de projeto podem ser de grande valor. Por favor, comente e deixe-me saber de suas experiências com auditorias de projeto.

Autor: Mark Norman

Artigo publicado originalmente no site PM Hut

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