Começando um novo projeto? Algumas dicas para começar bem


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Se você acaba de ser alocado a um projeto, você provavelmente está muito animado, especialmente se você acabou de sair do treinamento de gestão de projetos. Este pode ser um grande momento, no qual você pode assumir o controle do projeto desde o início, conhecer muitas pessoas novas e aprender novas lições a partir deste projeto, independentemente da sua experiência anterior.

Aqui estão 5 dicas para ajudar você durante este momento importante:

1. Como seu primeiro passo, escreva o termo de abertura do projeto

O termo vai explicar plenamente as expectativas do seu projeto. Mesmo nesta fase inicial, este documento ainda inclui informações sobre como a equipe irá completar tarefas e atingir as metas estabelecidas, independentemente de quão complexo é o trabalho. Você pode escrever o termo ou, às vezes, o termo chega pronto para você. É o documento mais importante no início, por isso é importante que você o leia ou escreva o mais breve possível. Procure incluir o máximo de detalhes possível nesta fase, incluindo coisas como: objetivos, tarefas, sinais de sucesso, metas, um esboço das responsabilidades da equipe e uma estimativa de orçamento. Você também deve se referir a quaisquer metodologias de gerenciamento de projetos que você pretende usar. Este documento será aprovado pelos stakeholders/clientes como prioridade, permitindo-lhe, em seguida, seguir em frente.

2. Trabalho em equipe

O próximo passo é reunir a sua equipe ou se reunir com a equipe que foi alocada para você.

Se você recebeu uma equipe que você sente não ser ideal para a tarefa, fale com os seus colegas que podem ter recursos humanos livres para que você possa trocar e mudar até que a dinâmica da equipe esteja certa.

Se você ainda não é capaz de reunir uma equipe, você poderia utilizar esse tempo para planejar quais conjuntos de habilidades seriam mais valiosas para o projeto.

3. Prepare uma primeira reunião

Uma vez que você tem uma equipe, você pode organizar essa emocionante primeira reunião. Lembre-se que esta é uma oportunidade para inspirar verdadeiramente as pessoas com as quais você irá trabalhar e ganhar sua confiança. Assegure que todos da equipe sejam apresentados uns aos outros e se certifique de que todos entendam o que está envolvido no projeto. Você também pode usar esse tempo para explicar as tarefas gerais que cada membro da equipe assumirá, garantindo que eles tenham clareza sobre quais são suas responsabilidades.

4. Crie o seu plano

Algumas pessoas usam a primeira reunião como uma oportunidade para criar um cronograma geral de trabalho, outros o escrevem separadamente. O que é importante é que você tenha um plano preliminar escrito desde cedo, caso contrário, você não terá qualquer base para orientar sua equipe.

5. Gestão de riscos

Você precisa escrever riscos em um livro de registros de algum tipo, e sua equipe precisa estar envolvida, pois cada um deles deve saber quais são os riscos em suas tarefas individuais. Você deve certificar-se de que o registro detalha o nome da pessoa que será responsável pelo problema, qual é o problema e qual é o plano para removê-lo ou mitigá-lo. O registro deve ser atualizado continuamente e revisado para que os riscos sejam efetivamente reconhecidos, tratados e monitorados.

Estas são algumas diferentes considerações a fazer quando você começa um novo projeto, mas lembre-se sempre de abordar um membro sênior da organização se você se sentir inseguro; há uma abundância de dicas de estímulo moral para gerentes de projetos que podem ser aprendidas. Mais importante, lembre-se de apreciar o processo – cada novo projeto é uma experiência de aprendizado para você, para dar um impulso à sua carreira de gerente de projetos, e para a sua organização, para alcançar projetos bem-sucedidos.

Autora: Michelle Symonds, gerente de projetos com qualificação PRINCE2

Artigo publicado originalmente no site PM Hut

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