Definindo escopo: querer x precisar


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Definir e manter o seu escopo do projeto às vezes pode ser a experiência mais intensa e desconfortável para você e seus stakeholders. Administrar percepções e pressupostos para chegar aos resultados reais exige paciência e coragem. Neste artigo, vou discutir formas de tornar o processo de coleta de requisitos mais envolvente e agradável para todos. Também apresentarei ferramentas e dicas para orientar seus clientes e suas equipes em direção a uma melhor clareza, melhores estimativas e melhor sucesso do projeto.

Em algum ponto em seu projeto, você terá um stakeholder que vai questionar as restrições originais combinadas no seu escopo de trabalho. Este stakeholder pode também questionar os critérios de sucesso que definiram o projeto desde o início. Claro, todos nós gostaríamos de entregar todos os projetos sem problemas e sem nenhuma mudança, mas sabemos que, mesmo com o mais sólido dos planos, tarefas e expectativas irão se ajustar e deslizar ao longo do engajamento.

Já ouvi falar de gerentes de projetos sendo referidos como “obstrucionistas” e “polícia do projeto” por stakeholders e equipes. Na condição de gerentes de projeto, parte do nosso trabalho é ser inflexível às vezes, para o benefício do projeto e, obviamente, isso inevitavelmente vai irritar um pouco o patrocinador do projeto, mesmo que seja para o benefício a longo prazo. Então, vamos falar sobre maneiras pelas quais o gerente de projetos podem se concentrar na entrega ao criar alinhamento entre a equipe e os patrocinadores do projeto.

Será que o seu patrocinador ou stakeholder do projeto compreende como a mudança será gerenciada durante o projeto? Como é que você vai comunicar que uma mudança está sendo proposta ou que é necessária? Seus stakeholders podem não entender como esperar uma mudança. Se você usa documentação para comunicar mudanças, aborde isso no início do projeto, para explicar como mudanças serão identificadas. Pergunte a seus stakeholders sobre como eles querem ser notificados das alterações no projeto.

É esperado que haja mudança em um projeto. Como gerente de projeto, você provavelmente entende isso muito bem. No entanto, você tem certeza de que seu patrocinador do projeto compreende isso exatamente como você? Se sua resposta for “não”, então é hora de preparar o seu patrocinador para o inevitável. Faça perguntas como “No final deste projeto, você iria considerá-lo mais bem-sucedido se formos capazes de entregar no prazo, dentro do orçamento ou com todo o conjunto de funcionalidades?” Não pare por aí! Seja qual for a resposta, tome o tempo para investigar mais profundamente. Entenda o que está impulsionando as métricas de sucesso e encontre uma maneira revê-las de forma consistente ao longo do projeto. Definir métricas ou critérios de sucesso antes de começar um projeto ajudará a prepará-lo para uma entrega mais suave.

Pinte-me um retrato

Durante um projeto particularmente fluido, eu tirei um tempo para fazer um gráfico que delineou as métricas de sucesso como uma representação visual. Eu anexei este gráfico ao topo de cada relatório de status e atas de reuniões compartilhadas. Conforme o tempo passava, o patrocinador do projeto começou a questionar essas métricas e, eventualmente, decidiu que elas precisavam ser ajustadas.

Esta mudança foi fácil de gerenciar porque eu tinha tomado tempo para solidificar e então comunicar regularmente a nossa compreensão comum de uma entrega bem-sucedida. Quando as necessidades mudaram, o gráfico mudou para refletir essas novas metas. Mais uma vez, espere a mudança – mas faça sua pesquisa para descobrir a melhor forma de comunicá-la para seu patrocinador e equipe.

Não só escute. Preste atenção!

Se você prestar atenção ao que o seu stakeholder ou cliente está realmente dizendo, você vai descobrir que é mais fácil guiá-los para a melhor solução. Não apenas anote seus requerimentos, mas engaje-os para melhor compreender o “porquê” por trás desses requerimentos.

Mantenha-se positivo. Saiba que toda ação tem uma reação. Se você delineia uma abordagem específica a um pedido, depende de você garantir que está também descrevendo os resultados potenciais. O alinhamento com os objetivos do projeto só vem quando todos entendem as consequências e oportunidades para cada decisão. A entrega bem-sucedida do projeto nem sempre é igual a um projeto bem-sucedido. A experiência que sua equipe e os stakeholders têm durante todo o projeto também contará para um projeto digno de elogios.

Podemos conversar?

O patrocínio do projeto é mal-entendido no mundo dos negócios. Um dos principais culpados é uma falta de alinhamento entre os principais executivos e a equipe de execução. Os executivos podem muito bem entender o que é “necessário”, mas podem não ser capazes de definir os critérios de sucesso para um projeto.

Uma matriz de stakeholders pode ser uma parte importante de seu plano de comunicação. Aproveite o tempo para rever a matriz ao longo de seu projeto, pois esses nomes, funções e títulos podem mudar à medida que o tempo passa. Stakeholders vão mudar de funções, títulos ou até mesmo abandonar um projeto completamente na medida em que o projeto caminha, por isso é uma boa ideia de vez em quando se certificar de que você está trabalhando com os responsáveis ​​pelas decisões certas.

Dúvida? Pegue o telefone

Em nossa era digital, usando ferramentas como e-mails, whatsapp e tantas outras opções por aí, nós frequentemente dependemos delas para as nossas necessidades de comunicação. A documentação das decisões e as conversas entre as equipes são importantes, mas muitas vezes o contexto real pode ser perdido sem uma conversa cara-a-cara.

Eu tenho uma regra geral de que sempre que houver mais do que três a quatro tópicos em qualquer comunicação digital, uma conversa por telefone ou pessoal se torna uma exigência. Desde que eu estabeleci esta base pessoal, o feedback sobre minhas habilidades de comunicação, na condição de gerente de projeto, melhorou dramaticamente. Se a oportunidade para uma discussão cara-a-cara é uma opção, eu recomendo fortemente que você faça delas uma parte regular do ciclo de vida do seu projeto.

Se você seguir estas orientações simples, então todos, de sua equipe aos stakeholders, vão saber o que se espera deles e quando se espera. Usando as melhores ferramentas para se comunicar vai ajudar a facilitar o sucesso do escopo do seu projeto.

Autor: Kurt Schmidt

Artigo publicado originalmente no site ProjectManager.com

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