Gerenciar o escopo ou deixá-lo escorregar?


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Uma das minhas definições favoritas de projetos é “Projetos são como as organizações se adaptam à mudança“. Os projetos são, essencialmente, o veículo para a mudança organizacional. Obter a concordância dos stakeholders em relação a este conceito provavelmente não seria difícil.

A mudança dentro de um projeto, no entanto, é muitas vezes fonte de grande consternação entre os gerentes de projeto e os stakeholders, em particular no que se refere ao escopo.

Por que ficamos tão frustrados com a mudança de escopo em projetos? É muito difícil evitar que nossos projetos adotam uma cara um pouco diferente amanhã, na próxima semana, no próximo mês.

Talvez não seja a mudança, por si só, o problema. Talvez seja que a mudança não gerenciada seja o problema.

O que significa gerenciar mudanças em projetos? Quatro coisas devem acontecer para haver mudanças nos projetos. Elas devem ser:

Analisadas

Mudanças de projeto precisam ser analisadas pelo stakeholder apropriado, conforme definido no plano de gerenciamento de mudanças, por mais formal ou informal que possa ser. Alguém precisa entender a mudança e ser capaz de avaliar o impacto para o projeto.

Aprovadas

Uma vez analisadas, as mudanças precisam ser aprovadas (ou reprovadas). Alguém tem que tomar a decisão sobre se a mudança deve ou não ser incluída. De qualquer forma, uma autoridade definida no plano de gerenciamento de mudanças precisa dar sua aprovação ou reprovação.

Documentadas

A decisão precisa ser documentada, assim como a própria mudança. Todos os aspectos do impacto no projeto precisam ser atualizados, incluindo o próprio plano do projeto.

Comunicadas

Finalmente, a mudança precisa ser comunicada a todos os stakeholders ​​pelo plano de comunicação. Em particular, as pessoas responsáveis por testes, treinamento ou outras áreas que lidarão com o produto final devem ser informadas para que a mudança possa ser considerada em seu trabalho no projeto.

A complexidade de qualquer uma dessas etapas necessita de ser dimensionada de forma adequada e, naturalmente, esta complexidade pode ser considerável ​​em projeto grande e  interfuncional com stakeholders em muitas áreas.

Mudanças de escopo que não são gerenciadas, no entanto, fazem projetos escorregarem. É o que é o famoso “Scope Creep” (escorregamento do escopo).

Todo gerente de projeto está familiarizado com o escorregamento do escopo: essas pequenas coisas que são adicionadas ao projeto sem revisão, aprovação, documentação ou comunicação.

É sempre normal que as coisas deslizem um pouco? Provavelmente. Algumas mudanças são realmente pequenos ajustes insignificantes, variações ou mudanças de qualquer outro tipo, que não merecem muita confusão para serem gerenciadas. Levaria mais tempo tentar gerenciar a mudança do que simplesmente implementá-la. As implicações para o projeto podem ser, na verdade, relativamente menores.

Se o gerente de projeto decidir permitir pequenas mudanças não gerenciadas, ou descobre uma mudança que de alguma forma foi adicionada sem revisão ou aprovação, é melhor ir direto ao ponto e cuidar da documentação e comunicação o quanto antes. Tudo que minimiza as surpresas para a equipe do projeto é importante.

Projetos dizem respeito à mudança. Mudança também acontece dentro deles. Revise, aprove, documente e comunique para gerenciá-la. Se a mudança nem sempre é gerenciada tanto quanto você gostaria, apenas tome cuidado para não deixá-la ficar muito assustadora.

Autora: Andrea Brockmeier

Artigo publicado originalmente no site PM Hut

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  • Bruno Passos

    Ótimo artigo! Parabéns. Principalmente sobre o aspecto COMUNICADAS. Às vezes, mudanças insignificantes são adotadas por acharmos que não são tão “complicadas assim” e não precisam “dessa burocracia toda”. No entanto, pequenas mudanças, mesmo que com baixo impacto, criam uma péssima cultura na equipe do projeto. Afinal, se o GP implementa mudanças diretamente no projeto e não as documenta, porque eu não posso implementar essa “simples mudança”?

    • http://www.avantta.com.br Luiz de Paiva

      Bruno, concordo com o destaque que você deu à comunicação. De fato, é um erro achar que a “burocracia” (ou seja, bons controles e processos) pode ser ignorada. A cultura de responsabilidade e interação é fundamental para o sucesso dos projetos.