Evitando o desgaste das melhorias de processos


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Equipes de gerenciamento de projetos bem-sucedidas estão sempre procurando maneiras de simplificar as operações, reduzir o desperdício, aumentar a economia de custos, aumentar a satisfação dos stakeholders, e garantir resultados mais consistentes. Infelizmente, escritórios de gerenciamento de projetos que se concentram fortemente em melhorias de processos correm o risco muito real de submeter os membros da equipe a uma forma de “esgotamento pela melhoria”.

Assim como os profissionais envolvidos em longos projetos podem experimentar o esgotamento de tempos em tempos, aqueles que estão constantemente sendo cobrados a focar em oportunidades de melhoria de processos também são suscetíveis ao mesmo tipo de cansaço ocasional. Há maneiras para que os PMOs possam evitar a fadiga relacionada às melhorias e manter todos engajados e animados com relação aos esforços de melhoria da equipe. Algumas sugestões podem ajudar o seu PMO a manter o entusiasmo.

Transforme os esforços de melhoria em projetos

Assim como o tempo é alocado para o planejamento e outras atividades do projeto, as tarefas associadas com as iniciativas de melhoria devem também receber os recursos necessários em termos de tempo e financiamento. Os membros do PMO irão ficar rapidamente sobrecarregados se suas cargas de trabalho não forem capazes de dar suporte às suas responsabilidades no projeto, bem como quaisquer itens de ação de melhoria que foram atribuídos a eles. Como resultado, é quase certo que o desempenho em ambas as áreas seja prejudicado, deixando o moral baixo e provocando um sério esgotamento. Defina expectativas realistas para quaisquer iniciativas de melhoria que a equipe se compromete a empreender, e esteja consciente de outras obrigações de cada membro tem.

Concentre-se em um projeto de melhoria de cada vez

A menos que seu PMO seja extremamente grande ou a equipe esteja dividida em grupos distintos, geralmente é melhor completar uma iniciativa de melhoria antes de passar para outra. Isso dá tempo suficiente para a equipe executar cada projeto enquanto também lhes dá a tão necessária oportunidade de sentir as recompensas de seu sucesso. Mais importante ainda, ao escalonar as iniciativas de melhoria, se assegura que qualquer benchmarking necessário seja capaz de ser realizado, e os dados capturados e examinados, antes que as mudanças adicionais que poderiam afetar ou inadvertidamente distorcer os resultados sejam feitas.

Faça parceria com um especialista de melhoria

Embora os PMOs sejam capazes de executar as iniciativas de melhoria por conta própria, às vezes é útil trazer um consultor de gerenciamento de projetos com profundo conhecimento na gestão bem-sucedida de esforços de melhoria. Os benefícios são duplos: ele dá a sua equipe uma oportunidade de aprender algumas novas técnicas e aprimorar suas metodologias, e também pode ser útil se o seu PMO parece ter um projeto de melhoria começando toda vez que outro está terminando. Este tipo de ciclo interminável pode contribuir significativamente para problemas de esgotamento, e um perito externo pode ser capaz de consolidar ou priorizar várias iniciativas de melhoria para melhores resultados e menos fadiga.

Saiba quando estratégias de melhoria não valem o esforço

Embora a maioria das oportunidades de melhoria sejam boas, no longo prazo, há momentos em que os benefícios simplesmente não são atraentes o suficiente para fazer valer a pena. Sua equipe deve estar preparada para identificar eventuais oportunidades de baixo retorno e colocá-las de lado. Melhorias nos processos que raramente são utilizados (porque eles suportam apenas um número limitado de projetos, por exemplo) são um exemplo possível, onde os esforços provavelmente são maiores do que as vantagens.

Dê a todos uma pausa de vez em quando

É fundamental que cada membro da equipe tenha a oportunidade de desfrutar dos frutos de seu trabalho sem ter que focar em quais melhorias que eles precisam fazer a seguir. Isto também dá ao PMO uma chance de voltar atrás e avaliar como as melhorias estão sendo executadas no mundo real. Em conjunto com dados de benchmarking, os membros da equipe podem oferecer suas perspectivas sobre se os esforços de melhoria funcionaram como planejado e onde podem existir oportunidades adicionais para agilizar ainda mais as operações. Este tempo longe de atividades de melhoria fornece aos membros da equipe a capacidade de ver mais objetivamente como as práticas anteriores foram melhoradas.

Artigo produzido pela equipe da PMAlliance e publicado originalmente no site Duration-Driven

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