Melhore a medição do progresso do projeto


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Em nosso negócio de controles de projeto, temos uma filosofia básica que orienta o que estamos tentando fazer no que diz respeito ao desempenho do projeto: (1) medir (2) prever (3) melhorar.  Este artigo se enquadra como um componente crítico da fase 1, a medição. De forma simplificada, precisamos saber onde estamos hoje, a fim de discernir para onde estamos indo (ou seja, a previsão) e se estamos contentes com isso (ou seja, que tipo de melhorias são necessárias). A Medição do Progresso (normalmente medida em porcentagem concluída) é frequentemente vista como uma forma de arte (na melhor das hipóteses) ou completamente aleatória (na pior das hipóteses). Aqui estão três maneiras de melhorar a medição do progresso para um melhor desempenho do projeto.

1. Conceber regras de progresso

Elimine as medições subjetivas (“Hmm, parece estar cerca de 20% concluído…”) e desenvolva precisas e inequívocas “regras de progresso”. Estas regras de progresso são essencialmente etapas definidas com um valor predeterminado. Isso pode ser aplicado em qualquer fase de um projeto para medir o progresso – desde o desenvolvimento de documentos até uma construção física real, com base no que foi realmente realizado (por exemplo, licenças concedidas, x quilômetros de via férrea aceitavelmente construída, etc.).

2. Integração de dados

A abordagem de regras de progresso pode parecer simples. Essa é a ideia. Saia da subjetividade e adote medições precisas. Conforme os projetos crescem em tamanho e complexidade, acompanhar o progresso de potencialmente centenas de contratados e subcontratados torna-se difícil. É nisso que as ferramentas de software existentes tornam-se críticas. Dados de progresso podem ser coletados em sistemas de gestão de documentos, software de agendamento (como Primavera P6 ou Microsoft Project), registros de quadro de horários ou outros sistemas. Para melhorar a precisão dos dados, seu software de medição de progresso deve integrar-se com estes sistemas. No setor de engenharia e construção, onde o Primavera P6 é um padrão, a integração do Primavera pode permitir que atualizações de status e progresso sejam agregados automaticamente para permitir uma comunicação mais rápida e melhor. Da mesma forma, a integração do Primavera aproveitará as atualizações que estão provavelmente sendo feitas por gerentes de projetos, eliminando a dupla entrada de dados e possíveis erros que podem ser típicos de coleta de dados mais manual.

3. Use as informações para informar a decisão

A medição do progresso não é uma estatística isolada. Uma boa medição de progresso é inútil se não servir como “alimentador” para sua previsão. Estas previsões, talvez através de metodologias como Valor Agregado, permitem a sua organização prever como o projeto vai ficar (em termos de custo ou cronograma), em sua conclusão. A medição de progresso pode ser usada para calcular a produtividade e, portanto, mais uma vez, contribuir para o seu software de planejamento de recursos. Com uma capacidade de equilibrar a oferta com a demanda de recursos de projetos, o software de planejamento de recursos ajuda a resolver a alocação de recursos limitados para a execução do projeto. O planejamento, no entanto, faz algumas suposições sobre a rapidez com que o trabalho vai progredir. Os resultados reais de medição de progresso podem traduzir-se em produtividade e ajudar a informar se os recursos serão ocupados mais do que o inicialmente previsto. Se previsto logo no início do processo, isto pode permitir aos gestores tomar medidas proativas para lidar com quebras de produtividade ou fazer outros planos nesse sentido para minimizar o impacto no desempenho do projeto.

Medição de progresso é extremamente importante. Através de regras precisas de progresso, da integração de dados nos softwares de controle de projeto, e do fornecimento de uma maior inteligência à força de trabalho ou software de planejamento de recursos, a medição de progresso pode ser melhorada para que uma melhor informação seja usada para prever resultados e controlar efetivamente o desempenho do projeto.

Fonte: Ecosys

Artigo publicado originalmente no site Project-Management.com

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