5 Coisas que você não deveria dizer a sua equipe


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Embora existam muitas equipes de projetos que trabalham bem juntas e gerentes de projeto que assumem a liderança e gerenciam de forma eficaz, exemplos de má gestão de equipes podem ser encontrados com certa facilidade. Normalmente, são pessoas que não sabem o que dizer, que dizem algo completamente inadequado ou que mostram que eles são ineficazes ou inúteis. Reunimos 5 das coisas menos eficazes que gerentes de projetos podem dizer para suas equipes.

# 1: “Talvez possamos”, “Eu poderia” ou “Você poderia”

Dizer: “Talvez possamos usar o software de rastreamento de tempo neste projeto”, ou, “eu poderia criar alguns painéis para geração de relatórios de projetos,” não dá à equipe qualquer clareza sobre o que você vai realmente fazer. Ou o que você espera que eles façam. Será que eles vão completar os quadros de horários ou não? Quando você vai lhes dizer o que é esperado?

Tente usar declarações que dão compromissos claros sobre o que você vai ou não vai fazer. Se você realmente não sabe, pelo menos, forneça algumas informações, como quando você vai ter todos os dados para ser capaz de tomar uma decisão, ou qual informação que você precisa obter antes que você possa criar um painel de exemplo para eles comentarem. Isso dará à equipe confiança de que você vai realmente seguir com o que você disse, e que não está apenas inseguro e pensando alto.

# 2: “Eu não tenho todos os fatos, mas a resposta é …”

Os projetos são atividades pontuais que entregam algo único. Existem alguns tipos de projetos que acontecem regularmente ou de forma cíclica, mas geralmente a maior parte do que os gerentes de projeto trabalham tem um grau de novidade. Afinal, é por isso que é um projeto, e não uma atividade operacional corriqueira.

Novas coisas são normalmente emocionantes, mas também trazem com elas um monte de perguntas, tanto para você quanto para outros stakeholders do projeto. E quando alguém faz uma pergunta, a pior resposta possível é aquela que é inventada.

Eu já vi pessoas fazerem isso na frente de stakeholders de alto escalão e quando eu as questionei sobre isso mais tarde, a resposta mais comum é que eles não querem parecer como se não tivessem todos os fatos nas mãos. Então eles estavam tentando gerenciar sua reputação respondendo alguma coisa – qualquer coisa!

Stakeholders de alto escalão podem detectar este tipo de blefe e é muito melhor dizer que você não sabe e que você vai descobrir a resposta. Então, é claro, você tem que descobrir a resposta e retornar!

# 3: “Porque eu digo que sim.”

Ninguém gosta de ser comandado, e ser um gerente de projeto não se trata de mandar nas pessoas ao redor. Você não vai conseguir adesão aos seus objetivos ou à visão do projeto por ser mandão e fazer exigências. Em vez disso, é melhor compartilhar as razões pelas quais você está pedindo a informação.

As pessoas estarão mais inclinadas a contribuir com o projeto se souberem por que estão fazendo isso e como os dados serão utilizados.

# 4: “Este projeto está condenado.”

Sim, parte do seu papel na condição de gerente de projeto é ser realista sobre o que o projeto pode alcançar, e se ele não está indo bem e deve ser cancelado, então você pode fazer essa recomendação. Mas, geralmente, sua equipe procura em você liderança e motivação. Se você estiver andando por aí dizendo que tudo está condenado, então não espere que eles deem o melhor de si. Na verdade, espere que eles gastem tempo de trabalho à procura de um novo emprego e fazendo cópias de seus currículos.

Seja positivo sobre o projeto e o papel de todos nele. Elogie o que deve elogiar e corra atrás do que não estiver bem. Você deve ser capaz de ser realista sobre se o projeto pode atingir todos os seus objetivos sem alarmismo ou afetar a moral da equipe.

# 5: “Estou muito ocupado para ajudar/responder você.”

Realmente? Você está realmente muito ocupado para passar algum tempo com um membro da equipe que tem um problema? Na maioria dos casos em que eu vi isso, o gerente do projeto não estava muito ocupado, mas senti que ele ou ela achava que tinha que dizer isso para parecer mais importante. Ou eles não querem ajudar, nesse momento ou em qualquer outro momento no futuro.

Sua equipe do projeto depende de você para direção e assistência, e a maioria das pessoas não vai pedir ajuda a não ser que realmente precise. Idealmente, você deve confiar que sua equipe seja capaz de continuar com o trabalho, assim você vai saber que se eles te fizerem uma pergunta é para ser levado a sério.

É claro que às vezes você realmente vai estar muito ocupado para atender a uma pergunta que não é urgente. Se for esse o caso, é melhor dizer ao membro da equipe que você estará disponível para ajudá-lo em três horas, ou que você vai chamá-lo mais tarde e você sente muito, mas que no momento a prioridade é terminar o relatório do conselho do projeto. Dê a eles alguma ideia de quando estará disponível para ajudar.

Tenho certeza de que você não é culpado de dizer qualquer uma dessas coisas para sua equipe de projeto, preste atenção e veja se algum de seus colegas é pego cometendo estes erros! Você pode sempre intervir gentilmente e sugerir que eles lidem com a situação de uma forma diferente, já que provavelmente irão obter melhores resultados com uma abordagem diferente, mais positiva.

Você pode construir (e manter) relações de trabalho sólidas com sua equipe de projeto e os stakeholders, com uma excelente comunicação. O seu software de gerenciamento de projetos deve ajudá-lo a compartilhar informações em tempo real, manter-se atualizado sobre o status do projeto e resolver problemas antes que eles inviabilizem o seu projeto (e sua equipe).

Autor: Jason Westland, CEO do site ProjectManager.com

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  • Paulo César Tadei

    O site é muito bom e traz informações importantes e reflexivas para um bom relacionamento com a equipe de trabalho.

    Parabéns.

    • http://twitter.com/luizhpj Luiz de Paiva

      Obrigado, Paulo Cesar… é motivador receber estes comentários. Abraços!