O que fazer quando projetos são conflitantes


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Na condição de gerentes de projeto, muitas vezes temos que fazer malabarismos com 3, 4 ou talvez até 5 ou mais projetos de uma só vez. Você conhece esse sentimento assustador de sobrecarga e falta de tempo, certo? Isso pode ser divertido e certamente faz com que os dias passem rápido, mas também pode ser um pouco caótico demais quando dois de seus projetos estão no meio das fases de trabalho intensivo ao mesmo tempo, ou passando por problemas em paralelo.

Visto que que você não pode ser clonado (ainda), como você lida com esse tipo de situação, sem perder sua sanidade e controle completo dos projetos em questão? Você prioriza um projeto em relação ao outro? E se isso não for possível (especialmente sem potencialmente prejudicar um de seus clientes importantes do projeto)? Eu considero três opções. Geralmente uma irá funcionar – a terceira na lista é a menos desejável por causa de seu potencial efeito sobre o cliente e seu nível de confiança. Vamos considerar estas três e sinta-se livre para comentar e discutir no final.

Um dos projetos pode ser desacelerado?

A primeira e mais fácil opção é: um projeto pode ser desacelerado para que você não tenha que trabalhar como um cão em dois projetos ao mesmo tempo? Possivelmente uma fase pode ser removida ou algumas datas podem ser adiadas.

Se você for falar com o cliente sobre isso, esteja pronto para tirar a poeira de suas habilidades de negociador, porque eles provavelmente não vão estar muito interessados em atrasar nada sem receber algo em troca. A coisa mais fácil é oferecer alguns serviços gratuitos ou descontos na fatura que já receberam. Orçamentos de projetos costumam ser bastante limitados, e qualquer redução de custos que você oferecer provavelmente irá atrair a atenção deles.

Você pode delegar tarefas-chave de liderança a um membro da equipe do projeto pelo menos no curto prazo?

O que acha de usar um ou mais membros da equipe em algumas tarefas-chave de liderança para tirar um pouco da carga de você em alguns projetos? É uma opção melhor do que contratar um novo gerente de projeto, pois uma mudança de neste nível pode fazer com que seu cliente do projeto se sinta desconfortável – possivelmente até mesmo perder alguma confiança na capacidade da organização de executar um projeto bem-sucedido.

Seu cliente do projeto não gosta de ver grandes mudanças de liderança no meio do caminho. Se você delegar algumas tarefas para um técnico líder ou outro recurso-chave do projeto, eles provavelmente nem vão notar, pois este é um recurso com quem eles são acostumados a interagir.

Passar o projeto para outro gerente de projetos é uma opção razoável?

Este deve ser um último recurso, porque, como eu acabei de mencionar, uma mudança fundamental de liderança pode deixar o cliente desconfortável. Não só isso, mas também irá adicionar custos para o projeto nas atividades de treinamento e integração do novo gerente de projeto. Siga por este caminho somente se os outros dois não forem uma opção.

Resumo / convite para opinião

Idealmente, os projetos serão sempre bem espaçados entre si – sem dois projetos em execução a toda velocidade ao mesmo tempo. Mas isso é conversa para boi dormir. Mais cedo ou mais tarde – ou, talvez, muitas vezes, dependendo da complexidade e número de projetos em execução – você vai ter dois ou mais projetos que estarão enterrados em problemas ou passando por envolvimento pesado em gerenciamento de projetos ao mesmo tempo, e você pode precisar de um tempo de um deles para se certificar de ambos não fracassem. É como você lida com isso que pode fazer a diferença entre sucesso e fracasso.

Autor: Brad Egeland

Artigo publicado originalmente no blog da Entry

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