Por que as organizações relutam em terminar os projetos corretamente?


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Os projetos passam por cinco fases: inicialização, planejamento, execução, controle e conclusão. Naturalmente as 4 primeiras são aplicadas em praticamente todos os projetos, às vezes com maior ou menor intensidade.

Mas a fase de conclusão é deixada de lado em grande quantidade de projetos, visto que o valor que ela agrega não é para o projeto atual, e sim para o próximo projeto. Além disto, neste momento o produto do projeto já está entregue. Estas são as razões de não ser tão valorizada, já que o seu retorno pode não ser no curto prazo.

A fase de conclusão deve ser iniciada ao longo das outras quatro fases iniciais. São nestas fases que a equipe se dará conta do que tem feito de certo ou errado no projeto.

Isto pode ser descoberto na inicialização, planejamento, execução e controle. Neste momento, devido a prazos e outros limitantes do projeto, a equipe não poderá focar esforços em criar as lições aprendidas, pois estará mais dedicada à operacionalização do projeto.

Durante este período a equipe pode criar um cadastro, uma lista na qual descreverá os itens que devem ser tratados na fase de conclusão. Isto vai eliminar a possibilidade de perder este histórico, que é a principal matéria prima da fase de conclusão.

Entregue o produto do projeto, aí sim, a equipe poderá se dedicar a trabalhar com esta lista. A equipe pode então retomar este cadastro na fase de conclusão, agregar mais alguns pontos que não foram contemplados e aí criar um plano de ações estruturado que permita que os erros cometidos não sejam cometidos de novo, e que os pontos favoráveis encontrados se repitam nos próximos projetos.

Após realizar este plano de ações, teremos em geral resultantes como melhoria dos padrões, difusão de informações, melhoria das competências entre outros. Isto permitirá que a organização e a equipe de projeto “realize seu PDCA” e amadureça na gestão de seus projetos.

Enormes benefícios, como otimização de tempo e investimentos, eficácia no atendimento das necessidades do projeto e do cliente, eliminação de retrabalhos e também melhoria no ambiente de projeto ocorrerão para a organização.

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Certificado PMP pelo PMI, MBA em gestão empresarial e engenheiro. Executivo e consultor em gestão de projetos. Sócio da consultoria Visual Project Solutions (www.visualprojectsolutions.com), diretor do “chapter” PMI Paraná e professor de cursos de MBA da Fundação Getúlio Vargas (FGV) e Estação Business School (EBS).