Conteúdo-chave para kickoffs de projetos


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Realizar um kickoff inicial formal do projeto é geralmente considerado uma boa maneira de deixar todos alinhados para um conjunto de metas e práticas comuns no início de um projeto.

Eu sempre achei a palavra kickoff (pontapé) inicial um pouco imprecisa, pois traz à mente o caos organizado que resulta em um jogo de futebol assim que o árbitro sopra o apito. Eu prefiro usar a analogia de corredores em uma corrida de revezamento esperando na linha de partida pelo tiro de largada ser disparado – um alto nível de atividade, mas todo mundo correndo na mesma direção e focado em concluir seus trechos o mais rapidamente possível e com a mais alta qualidade.

Se você está se preparando para a reunião de kickoff do seu projeto, pode ser difícil aparecer apenas com uma pequena lista de tópicos para cobrir… para muitos participantes pode ser a primeira exposição formal ao projeto, então há muita coisa que você vai querer compartilhar, mas você só tem uma ou duas horas para fazê-lo.

Aqui está uma pequena lista de algumas perguntas que você vai querer responder.

Por que estamos fazendo esse projeto? O que eu ganho com isto?

A reunião de kickoff não é a única oportunidade de responder a estas duas perguntas, mas você não quer perder a oportunidade de acender o entusiasmo, tão necessário neste momento, se você não ajudar todos a compreenderem a lógica por trás da organização e da equipe investir no projeto.

Qual é o meu papel?

Dependendo de quantos projetos eles estiveram, os membros da equipe e stakeholders irão se juntar ao projeto com uma ideia muito clara sobre como eles vão se envolver com os outros e com você. A reunião de kickoff é o momento certo para esclarecer quaisquer dúvidas ou equívocos sobre papéis e responsabilidades, bem como algumas regras básicas de engajamento. O objetivo não é “cumprir a lei”, pois a dinâmica da equipe precisa ser desenvolvida, não imposta, mas você deve estabelecer um quadro ou conjunto de valores que vão ajudar a orientar o processo de trabalho através dos detalhes.

Qual é a realidade?

É raro alguém ir a uma reunião de kickoff sem algumas noções preconcebidas, então aproveite esse tempo para desconstruir mitos e confirmar suposições. Pode ser difícil destilar todos os dados que você recolheu, mas você certamente vai querer compartilhar quaisquer decisões-chave tomadas, bem como quaisquer restrições difíceis que irão impactar o projeto.

O que vem a seguir?

Se você cobrir todos os tópicos anteriores, mas não conseguir responder a esta pergunta, a reunião de kickoff terá falhado em gerar ação. Otimisticamente, você terá membros da equipe e stakeholders ansiosos para começar depois da reunião. Portanto, a fim de aproveitar este impulso inicial, forneça algumas atribuições iniciais de trabalho.

Autor: Kyron Bondale

Artigo publicado originalmente no site PM Hut

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