Dez coisas a considerar ao integrar uma solução nova


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Lançar uma nova solução para um cliente de projeto requer planejamento, esforço e coordenação nos extremos durante todo o período do projeto.  Nenhum gerente de projeto ou membro da equipe de projeto lhe diria nada diferente.  Na verdade, eu arriscaria dizer que a maioria dos clientes de projeto também diria isso, não importando o quão comprometidos estejam durante todo o projeto.

Durante o planejamento para a implantação e entrega para suportar a solução final, o gerente de projeto e equipe nunca devem subestimar o tempo e o esforço necessários para integrar de fato um novo sistema ao negócio existente e interfaceá-lo a sistemas existentes.  Isto já deve ser levado em consideração durante o processo de planejamento inicial, e compartilhado com a equipe e com o cliente usando uma ferramenta de visualização colaborativa, como o Seavus Project Viewer.  No entanto, isto sempre torna uma tarefa maior que do que a planejada originalmente – pelo menos sob a ótica da minha experiência pessoal de gerenciamento de projetos.

Os gerentes de projeto precisam certificar-se de que o plano permite alguma contingência para desvios, e de que eles sejam informados sempre que o pessoal encontrar algo assim. Os gerentes de projeto devem planejar as tarefas de integração desde o início do projeto global, e não podem deixá-las para o final.  Deixar este tipo de integração para o final do projeto e não planejar o esforço suficiente, assim como não incluí-lo como parte dos testes de aceitação do usuário pode ser uma receita para o desastre. A seguir estão algumas considerações importantes:

Reveja as interfaces existentes. Reveja as interfaces usadas em outros projetos que podem influenciar este projeto. É muito fácil ignorar as interfaces com os sistemas existentes, ou que interagem com outros projetos.  Garanta que todas as bases estão cobertas no planejamento e na execução de testes, e, definitivamente, quando for implementar a solução.

Defina todos os requisitos de interface. Defina antecipadamente e em detalhes, todos os requisitos de interface do projeto. Isso também vai ajudar a primeira consideração acima.  Esta atividade deve ser parte dos requisitos detalhados de planejamento para o projeto, mas às vezes pode ser negligenciada ou avaliada com menos detalhes do que é necessário para o projeto.

Consolide os planos de integração. Esteja certo de que não há muitas pessoas terceirizadas que trabalham em todos os diferentes planos de integração. Um esforço único e coordenado é mais desejável.

Identifique e gerencie riscos. Identifique todos os riscos e problemas possíveis em um plano de gestão de risco.  Ignorar o planejamento de risco é um dos maiores erros que um gerente de projeto e sua equipe podem cometer.  Realize a identificação detalhada dos riscos, e prossiga com a prevenção de riscos e planejamento da mitigação aplicando essa parte da sua estratégia de gestão a todo o resto do trabalho.

Defina os pontos de comunicação. Defina a comunicação entre todas as partes interessadas.  Montar um plano de comunicação detalhado no início do projeto pode parecer um exagero, mas ele permite que você organize antecipadamente o processo de comunicação do projeto e elimine todos os pontos de interrogação sobre quem é responsável pelo quê.

Defina os resultados. Defina a resultado para cada uma das entregas do projeto. É fundamental que você e sua equipe – junto com o cliente – façam um trabalho completo de definição dos resultados desejados para cada entrega.  Resultados mal definidos levam a uma solução mal testada, mal integrada, e mal implementada que pode não atender às necessidades dos usuários finais.

Planeje a conversão de dados. Documente o processo de conversão de dados.  Conheça os detalhes e prepare sua equipe.  O cliente e seus especialistas serão os seus melhores amigos para compreenderem verdadeiramente suas necessidades de dados e como os dados precisam ser convertidos e integrados à nova solução.  Eles são todos parte da equipe – use-os sabiamente.  Atribua-lhes tarefas e permita-lhes acesso à sua ferramenta de agendamento de projeto colaborativo.

Crie um processo de mudança. Estabeleça um procedimento de controle de mudanças.  Todo projeto precisa de controle de mudanças.  Requisitos mudam de alguma forma em quase todos os projetos.  A formalidade do processo pode depender do tamanho do projeto e do tamanho do orçamento, mas discuta o assunto com o cliente e chegue a um processo de mudança que faz sentido para o projeto.

Faça testes de integração. Esteja certo de que há um plano para testes de integração. Isto pode parecer óbvio, mas é chega a ser engraçado quantas vezes este processo é  ignorado, ou pouca atenção é colocada nele.  Você pode até testar os pontos de integração,  mas se não o fizer com dados reais em um ambiente de teste real, você não estará realmente realizando um teste completo o suficiente para garantir que tudo vai funcionar na hora do lançamento.

Planejamento para contingência. Finalmente, tenha um plano de contingência em vigor.  Assegure-se de que um plano de contingência entrará em vigor em caso de falha do sistema.  O que você vai fazer se ele não funcionar?  Permanecer no status quo até que seja corrigido?  Implemente uma parte da solução.  Existe outra solução que pode ser oferecida nesse ínterim?  Estas são coisas que você pensa durante o planejamento de risco.  Certifique-se de não deixar o seu cliente na mão na hora da implementação.

Autor: Brad Egeland

Artigo publicado originalmente no site PM Tips

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