Qual sua lacuna em habilidades de gerenciamento de projetos?


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Espera-se que os gerentes de projeto sejam competentes em tudo o que fazem. Nós devemos ter um bom mix de habilidades técnicas, como gestão de tempo e de custos, além das habilidades sociais necessárias para gerenciar uma equipe, como liderança e comunicação. No entanto, eu certamente não sou um especialista em tudo que está nos manuais de gerenciamento de projetos, e eu ainda não encontrei um gerente de projetos que se destaca em todas as áreas.

Infelizmente não temos como nos dar ao luxo de dizer: “Bem, eu não sou muito bom em gestão de riscos, então eu não vou fazer isso neste projeto”. Todo projeto precisa de cada técnica até certo ponto, por isso, se você não pode fazê-lo (ou não gosta de fazê-lo), você tem que encontrar uma maneira de contornar isso.

Você não pode ser bom em tudo, por isso a melhor maneira de lidar com as lacunas em habilidades de gerenciamento de projetos é cercar-se de pessoas que preencham as lacunas para você. Nesse meio tempo, você pode trabalhar para melhorar suas habilidades nas áreas em que você é fraco. Ao longo dos anos, eu fui convidado a aconselhar novos gerentes de projeto sobre muitos temas, mas abaixo você encontrará as principais áreas em que, na minha experiência, as pessoas têm mais dificuldades. Eu também incluí algumas dicas de como você pode ficar melhor nessas habilidades, e com a prática você será capaz de fechar as lacunas de suas habilidades de gerenciamento de projetos!

Habilidade: Gerenciamento de Riscos

A gestão de riscos deve acontecer em todos os projetos, porque cada novo projeto traz um elemento de risco. Você pode ter um processo formal de gestão de risco ou você pode fazer isso com base no seu próprio conhecimento, mas qualquer que seja a situação, você não pode deixar de fazê-lo – seria arriscado demais! Certifique-se que você sabe como identificar os riscos e o que fazer com eles.

Como melhorar a habilidade: Revise o processo de gestão de riscos e as opções para mitigar os riscos. Reflita sobre eles antes de se encontrar com os membros de sua equipe para formalizar a abordagem de gerenciamento de risco, então você terá confiança ao apresentar suas ideias.

Habilidade: Gerenciamento de Mudança

Projetos, por natureza, existem para implementar mudanças, mas, assim como a mudança que você está tentando entregar, os próprios projetos mudam à medida que progridem. Você pode descobrir que o cliente quer incluir mais recursos, remover alguns elementos, ou alterar os requisitos de alguma outra forma. Você precisa ser capaz de lidar com essas situações, pois você não pode simplesmente dizer: “Desculpe, o escopo do projeto está determinado e não podemos fazer quaisquer alterações”.

As mudanças são geralmente resultado de um ambiente de negócios dinâmicos, e os riscos de não incorporar as mudanças é que você acaba entregando um produto que não se encaixa em seu propósito. Descubra o processo de gestão de mudança mais cedo, porque você vai precisar usá-lo em seu projeto.

Como melhorar a habilidade: Revise o processo de gestão de mudanças com alguém do escritório de gerenciamento de projetos ou reveja rever o manual de processo do departamento. Gaste algum tempo para conhecer os recursos de gerenciamento de mudanças de seu software de gerenciamento de projetos. Reveja o processo de aprovação também.

Habilidade: Gerenciamento do Tempo

Sua equipe de projeto depende de você para ajudar a gerenciar o tempo deles. Isto significa delegar trabalho a eles de forma adequada e não sobrecarregar um membro da equipe enquanto outro fica ocioso à espera de trabalho. Você também vai precisar controlar o tempo para ter certeza de que o trabalho está progredindo como o planejado e que vocês estão avançando conforme o esperado. Não é o suficiente esperar que todos gerenciem seu próprio tempo – até mesmo as pessoas mais dedicadas na equipe precisarão de um lembrete ocasional sobre um próximo fim de prazo.

Quadros de horas e cronogramas facilitam que sua equipe veja no que eles deveriam estar trabalhando e quando as tarefas devem ser concluídas. Quando eles preenchem o seu progresso no quadro de horas, este pode atualizar automaticamente o cronograma do projeto para mostrar a tarefa que está em andamento e ficando mais perto de ser concluída.

Como melhorar a habilidade: Implemente um quadro de horas para a sua equipe. Faça-o simples de usar e o associe a seu cronograma para que reflita o progresso do projeto em tempo real.

Habilidade: Agendamento de Tarefas

O agendamento de tarefas é difícil. Em que ordem as tarefas devem entrar? O que se liga com o que? Quem deve ser alocado para o trabalho e quanto tempo vai demorar? Por que João levará mais tempo para fazer algo do que Maria e como isso deve ser refletido no gráfico de Gantt?

Um software de gerenciamento de projetos é seu amigo quando se trata de preparar um cronograma profissional. Converse com sua equipe sobre a ordem das tarefas e as dependências entre as tarefas e, em seguida, transforme sua lista de tarefas em um cronograma de trabalho que funciona com o software fazendo a maior parte do processamento de dados e cálculos para você.

Como melhorar a habilidade: Reveja as técnicas de agendamento de tarefas e deixe o seu software de gerenciamento de projeto fazer o trabalho duro para você, preparando, por exemplo, relatórios automatizados e gráfico de Gantt. Não tente preparar o cronograma com dados limitados – envolva sua equipe na elaboração de estimativas para o cronograma.

Habilidade: Gerenciamento de Custos

Muitas pessoas ficam com medo por serem responsáveis por um orçamento, e em muito casos, orçamentos de projetos são a primeira vez que novos gerentes de projetos recebem responsabilidade por gerenciar dinheiro. Isto não é diferente de gerenciar as suas despesas domésticas, exceto pelo fato de não ser seu dinheiro e, na maioria dos casos, é muito mais do que você gastaria em um mês gerenciando sua casa!

Esta é uma área em que você vai precisar de um software para ajudar a manter o controle do que está sendo gasto. Você precisa ser capaz de fazer cálculos avançados para prever despesas futuras, bem como descobrir o que foi gasto até o momento.

Como melhorar a habilidade: Use um software de gestão de despesas para controlar as despesas pontuais e em curso. Regularmente reveja o seu orçamento do projeto usando relatórios que mostram se você está na meta para acertar a sua despesa prevista. Busque alguma ajuda de especialistas de sua equipe de finanças se você ainda sentir que está em dificuldades com a matemática!

113e7c0Autor: Jason Westland

Fonte: http://www.projectmanager.com/

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