Mas ninguém me avisou!


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Mas ninguém me avisou!

É muito comum escutarmos a frase acima, carregada de surpresa, pronunciada por alguém da equipe de projeto. E geralmente isto ocorre devido uma mudança mal coordenada dentro do projeto.

A chamada “gestão integrada de mudanças” é na minha opinião um dos processos mais importantes para a boa gestão do projeto. Incorporado na área de conhecimento de gestão da integração, quando mal executado traz vários problemas como atrasos, custos extras, dúvidas de escopo, retrabalho, entre outros. E é muito comum a equipe do projeto reclamar e entrar em conflitos por causa disto pois a falta da correta informação deixa todos em dúvida sobre qual direção seguir.

A causa das mudanças no projeto podem ser várias. Pode ser sim fruto de um mal planejamento como um escopo mal definido, um requisito de qualidade não descrito ou um recurso que não foi bem treinado. Mas também as modificações podem ser causadas devido um necessidade do projeto. Lembre-se de que o projeto vai gerar um produto novo e desconhecido, e a incerteza é muito alta. Devido a isto podemos, ao longo do projeto, à medida que vamos tendo contato com este produto, esclarecer alguns pontos e isto pode gerar uma mudança.

Exemplos disto posso citar como um problema de qualidade detectado no protótipo, uma nova funcionalidade que o cliente solicita devido a uma nova demanda de mercado ou até mesmo uma condição externa fora de controle do projeto (por exemplo, uma nova legislação ou variação cambial).

Todos estes exemplos podem ser causas de mudanças, ou seja: em vários casos não poderemos evitar.

Na minha opinião a melhor maneira de lidar com isto é seguir um passo a passo simples para coordenar as modificações de maneira adequada:

Vejamos:

  1. Analise a mudança – compreenda a causa que originou a mudança. Não para procurar culpados, mas sim para tirar as lições aprendidas deste item e evitar o mesmo erro no próximo projeto. Apoie-se na equipe de projeto para analisar todos os impactos em prazos, custo, escopo e qualidade, entre outros. Minha dica neste caso é envolver pessoas de diversos setores e pensar nas 10 áreas de conhecimento do PMBOK.
  2. Solicite a aprovação ou reprovação desta mudança – o papel de aprovar ou reprovar a mudança deve ser realizado por uma pessoa ou um comitê. Estes são stakeholders que tem um papel de destaque no projeto e em geral uma visão sistêmica do negócio. Lembre-se de que toda e qualquer mudança deve obrigatoriamente passar por este canal oficial do projeto, pois isto impede que uma modificação seja realizada sem esta aprovação. Pode ser que este canal único burocratize um pouco o projeto, mas é a melhor maneira de manter a equipe e o projeto coordenados e informados. Em alguns casos, pode ser que este comitê solicite mais análise e seja necessário voltar ao passo 1, mas isto é necessário, pois eles podem detectar algum impacto que não tenha sido avaliado.
  3. Documente e aplique a decisão – após passar pela etapa 2 documente a decisão (mesmo que a mudança seja reprovada) e comunique a equipe corretamente para que eles possam aplicar a decisão.

Um outra dica além de seguir este fluxo, é usar formulários padrão que auxiliam no levantamento de dados e análise do tema, e também informar toda a equipe de projeto que qualquer mudança só pode ser implementada depois de ser aprovada por este comitê.

Seguir estes passos simples pode ser uma excelente maneira de coordenar as mudanças às quais todo o projeto está sujeito. E certamente vai reduzir bastante a quantidade de vezes que você escutará o título deste artigo em tom de surpresa no seu projeto.

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Certificado PMP pelo PMI, MBA em gestão empresarial e engenheiro. Executivo e consultor em gestão de projetos. Sócio da consultoria Visual Project Solutions (www.visualprojectsolutions.com), diretor do “chapter” PMI Paraná e professor de cursos de MBA da Fundação Getúlio Vargas (FGV) e Estação Business School (EBS).