8 formas de entregar seu projeto de forma mais rápida


gerentes-de-projeto-requisitosEm seu livro, The Project Management Book, Richard Newton discute uma série de maneiras para que os gerentes de projeto possam entregar seus projetos mais rápido. Se você precisa terminar seu projeto em menos tempo, aqui estão algumas das suas ideias para concluir o trabalho de forma mais rápida.

1. Evite o problema

Se você sabe que seu projeto vai ser sujeito a restrições de tempo, você pode iniciá-lo antes? “Muitas vezes, a necessidade de ir mais rápido é impulsionada por atrasos no início de um projeto”, Newton escreve, “Comece assim que você puder”. Este é um bom conselho para cargas de trabalho pessoais também… não procrastine e você vai descobrir que é mais fácil de atingir os prazos!

2. Reduza os requisitos

O que você pode cortar? Converse com seu patrocinador do projeto sobre tirar os requisitos opcionais e reduzir o escopo para uma quantidade realista de trabalho que seja viável dentro de um período de tempo reduzido. “Reduzir o escopo e remover requisitos que seriam apenas ‘bons de se ter’ pode encurtar consideravelmente os prazos”, diz ele.

3. Defina expectativas

Gerencie suas comunicações com os empresários e stakeholders. O que está impulsionando a data de entrega desejada? “Muitas vezes, não há necessidade real de entregar rapidamente, além do compromisso de um gerente sênior e um desejo de evitar constrangimentos”, Newton escreve. Este é um ponto muito válido, e com um pouco de negociação e gerenciamento ativo das expectativas dos responsáveis​​, você poderia influenciar a data final para ganhar um pouco mais de tempo. Esta não é uma forma de entregar mais rápido (visto você realmente acaba com mais tempo), mas é uma estratégia para usar se estão pedindo para você entregar dentro de prazos apertados.

4. Aumente o trabalho em paralelo

Quais tarefas do projeto podem ser feitas em paralelo? Vale a pena rever o plano do projeto para ver se há alguma vertente de trabalho que pode começar mais cedo e ser executada ao lado de outras tarefas. Mas tenha cuidado com seu gerenciamento de recursos, já que você não pode ter uma pessoa programada para fazer duas tarefas ao mesmo tempo. Você pode ter que trazer mais pessoas para a equipe se você quiser aumentar a quantidade de trabalho ocorrendo ao mesmo tempo.

5. Pare de trabalhar com múltiplas tarefas

Como muitos relatórios e estudos têm mostrado, mudar constantemente de uma tarefa para outra não é uma maneira prática de trabalhar. Sua mente leva tempo para se desligar de uma tarefa e se concentrar em outra, por isso não é uma ótima maneira de fazer as coisas mais rápido. Na verdade, você vai acabar trabalhando mais lentamente. Fale com membros de sua equipe e certifique-se que eles possuem tempo suficiente para fornecer algum tempo e foco dedicado a cada tarefa a cada dia. Eles vão fazer mais, ser menos distraídos e ser mais capazes de completar o seu trabalho dentro dos prazos.

6. Corte dependências

Dependências são realmente importantes no cronograma do projeto, e são um componente-chave de seu plano.  Elas querem dizer que as tarefas do projeto devem acontecer em sequência. Abra seu gráfico de Gantt e reveja essas dependências. O que é essencial e o que é apenas bom de ter? “Reveja todas as dependências para confirmar que nenhuma delas pode ser removida”, diz Newton. “Na maioria dos casos, você vai descobrir que algumas delas podem”.

7. Aumente o risco

Pode parecer contraintuitivo assumir riscos maiores, mas você pode descobrir que você planejou de maneira conservadora. Se for esse o caso, que mudanças você pode fazer a fim de ser capaz de entregar mais rápido? “Riscos são inerentes aos projetos, e gerentes de projeto não devem simplesmente evitar o risco – mas gerenciá-lo”, diz Newton. Então, se isso se aplica a seu plano, olhe novamente para a suposição que você fez ao planejar e veja se, revisando alguns deles, você pode reduzir o tempo do cronograma.

8. Priorize

Peça ao seu patrocinador do projeto para definir uma prioridade de carga de trabalho e de requisitos. Eles podem fazer isso em um nível de projeto, mas também em nível de portfólio. Se o seu projeto tem um status mais elevado, você vai descobrir que é mais fácil obter recursos. Fale com sua equipe do escritório de gerenciamento de projetos, gerente ou grupo de acompanhamento para ver se eles podem influenciar a forma que este projeto é priorizado no portfólio. “Ao fazer algo mais rápido desta maneira, significa que outra coisa deve ir mais devagar”, diz Newton. “Se você não aceitar isso, você está concordando com a priorização”. Em outras palavras, nem todos os projetos podem ser prioridade.

Estas oito técnicas podem ser usadas em conjunto ou de forma independente para tentar reduzir o tempo de seu cronograma e ajudá-lo a entregar o seu projeto mais rápido. E, como é muito provável que peçam para você fazer mais em menos tempo, em algum momento de sua carreira, é uma boa ideia pensar em como você vai conseguir isso e, talvez, praticar algumas dessas técnicas em projetos de menor pressão.

Autora: Elizabeth Harrin

Artigo publicado originalmente no site Project Management Tips

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